Как работать на excel: Функции и формулы в Excel с примерами

обучающий проект Центра «Мой бизнес»

Главная
>
Новости
>
Как работать в Excel быстрее и проще: обучающий проект Центра «Мой бизнес»

14 января 2021 г.

При работе с большими объемами информации многие используют всем знакомую программу MS Excel. 

Например, можно вести в таблице Excel базу данных клиентов, сегментировать её, ставить формулы для расчёта выручки от каждого клиента и автоматически устанавливать скидки. Работая в программе Еxcel, менеджеры по закупкам могут следить за ассортиментом и избегать ситуации, когда самых важных товаров не оказывается на складе. Финансисты и бухгалтеры могут рассчитать выручку, создать отчётность и даже построить финансовые модели и прогнозы.

В таблицах Excel можно составить бюджет на маркетинговые активности, а потом оценить, окупились вложения или нет.

Предприниматели и аналитики с помощью таблиц могут  отследить показатели продаж, определить сезонность спроса и зависимость прибыли от разных факторов. Конечно же, многие знают возможности этой программы и используют ее в своей работе. Но вместе с тем испытывают неуверенность при использовании Excel: «отчет перепроверил 3 раза, а данные все равно не сходятся, и я не понимаю, где ошибка», тратят много времени на выполнение простейших задач, а некоторые из них кажутся просто невыполнимыми …

Множество встроенных функций программы MS Excel экономят время и облегчают рабочий процесс тому человеку, кто УМЕЕТ в ней работать! То есть, знает не только функции программы, но «маленькие секреты», которые позволяют работать в программе быстрее и проще, дают удобство и вариативность решения, исходя из поставленных задач. 

Как можно научиться быстрее и проще работать в MS Excel? Можно найти информацию в Интернете, можно купить и почитать самоучитель, а можно принять участие в обучающем проекте «Excel для бизнеса», на котором выбрано все самое важное и полезное для продуктивной  работы с программой. 

Подробнее о проекте:

Обучение по программе «Excel для бизнеса» пройдет с 25 января по 3 марта 2021 года.

Участие для предприятий малого и среднего бизнеса – бесплатное.

Мероприятие реализуется при поддержке Минэкономразвития России, Правительства Кировской области и министерства экономического развития и поддержки предпринимательства Кировской области в рамках национального проекта «Малое и среднее предпринимательство и поддержка индивидуальной предпринимательской инициативы». 

Обучение на курсе «Excel для бизнеса» имеет немало плюсов:

1) преподаватель – практик, имеющий большой опыт проведения обучения именно для бизнес-аудитории

2) каждому участнику на занятиях предоставляется ноутбук

3) подробный методический материал в печатном виде

4) ограниченное количество участников в группе позволяет преподавателю работать с каждым, подробно отвечать на вопросы

5) занятия будут проводиться с большим объемом практической отработки теоретического материала

6) обучение – 1 день в неделю, в вечернее время – после работы. Это позволит пройти обучение вне зависимости от Вашей рабочей нагрузки.

7) бесплатное участие

Количество мест ограничено!

Для регистрации необходимо до 20 января 2021 года заполнить заявку на сайте. 

Контактное лицо – Вакарь Ирина Викторовна, телефон (8332) 35-35-50, 8982-810-12-17(Viber, WhatsApp), e-mail: [email protected]

Подробнее об этом и других бесплатных мероприятиях для бизнеса можно узнать по тел. (8332) 410-410 или на сайте центра «Мой бизнес» мойбизнес-43.рф в разделе «Мероприятия»

Как работать с Excel: основные правила и ошибки

Опубликовано 06.12.202206.12.2022 от Admin — Оставить комментарий

Что такое Excel, зачем он нужен и как в нем работать? Миллионы пользователей каждый день создают электронные таблицы. Это могут расчетные таблицы или для визуализации данных. При этом большинство пользователей в основном используют только те функции Excel , которые им необходимы. И никто из них не задумывается о возможностях, которые может предложить Excel. И это вполне нормально. Однако, узнать о методах, которые могли бы значительно упростить работу, не помешает.

Что такое Excel?

Microsoft Excel — это программа, которая предназначена для создания электронных таблиц и автоматизированной обработки табличных данных (выполнения сложных вычислений, построения диаграмм, статистической обработки данных, обработки данных в списках, решение задач оптимизации).

Зачем нужен Excel?

Excel предлагает мощные инструменты, которые могут легко увеличить качество и скорость работы. Для многих переход на более высокий уровень работы с Excel выглядит трудной задачей. Но есть много способов воспользоваться преимуществами Excel и не тратить на это годы обучения. Трюки Excel были созданы пользователями Excel, которые хотели найти простые решения сложных задач.

Основные ошибки при работе с Excel

• Одинаковые данные в нескольких книгах, листах или таблицах. Это ведет к тому, что изменения данных в одном месте требует внесения изменений и в других местах. Так очень просто запутаться. Гораздо лучше сделать одну простую таблицу, к которой затем применять различные инструменты: сводные таблицы, промежуточные суммы или формулы.
• Пустые столбцы и строки в таблицах с данными. В этом случае происходит разрыв данных, что приводит к невозможности обработать все значения.
• Пустые ячейки там, где должны быть повторяющиеся данные. Именно повторяющиеся значения позволяют отсортировать нужные данные. А сортировка существенно ускорит процесс вычисления многих функций.
• Излишнее форматирование таблицы.
  • Изменение формата ячейки может привести к тому, что некоторые данные из-за этого не будут посчитаны. Например, бывает пользователи ссылаются на какие-то ячейки, считая их содержимое числами, но на самом деле в них хранится текст.
  • Объединение ячеек может привести к искажению данных, например при сортировке или фильтрации данных.
• Ссылки на целые столбцы в формулах. Это приводит к тому, что Excel начинает просматривать тысячи, если не миллионы ячеек, которые в противном случае были бы попросту пропущены. Например, у вас есть таблица данных, начинающаяся с ячейки А1 и заканчивающаяся Н100. Вы хотите применить формулу поиска Excel для выбора необходимой информации. С учетом того, что ваша таблица может со временем увеличиться, в формуле вы ссылаетесь на весь столбец. В итоге это выглядит как А:Н или А1:Н65536.

Правило 80/20

Электронные таблицы предназначены для того, чтобы пользователи могли легко получать правильную информацию. Помня об этом, вы должны потратить приблизительно 80% времени на планирование электронной таблицы и приблизительно 20% времени на ее реализацию. То есть, прежде чем понять, как работать с Excel, нужно представить, что вы хотите получить в итоге!

Рубрика: Таблицы Excel

Метки Эксель, Excel

Как пользоваться электронными таблицами Excel

Excel — чрезвычайно сложная программа, которая может помочь извлечь ценную информацию из больших объемов данных. Тем не менее, это также отличный инструмент для выполнения простых вычислений и отслеживания практически любой информации. Сетка ячеек — это то, что нужно разблокировать, и вы должны знать, как использовать электронную таблицу Excel, чтобы получить доступ ко всему этому потенциалу.

В ячейки можно вводить формулы, текст и числа. Поместив данные в соответствующие ячейки, вы упорядочиваете их в строки и столбцы. Это позволяет вам выполнять такие операции, как суммирование данных, их сортировка и фильтрация, размещение их в таблицах и создание фантастических диаграмм. Давайте рассмотрим основные шаги, чтобы вы могли понять, как использовать электронную таблицу Excel.

Рабочие книги — это файлы Excel. Листы или электронные таблицы можно найти на каждом рабочем листе. В рабочей книге может быть столько листов, сколько вы хотите, или, если хотите, вы можете создать новую рабочую книгу, чтобы упорядочить свои данные.

1. Откройте офис WPS и щелкните электронные таблицы.

2. После того, как вы нажмете на электронные таблицы, у вас будет пустой и различные шаблоны, которые готовы к использованию, вы можете выбрать шаблон по вашему выбору или щелкнуть пустым.

3. При выборе пустой рабочая книга откроется и будет готова к использованию.

Как пользоваться электронной таблицей Excel: введите свои данные

1.Нажмите на пустую ячейку.

2. Ячейка A1 на новом листе, например. Ячейка A1 расположена в первой строке столбца A на листе и поэтому называется ячейкой A1.

3. Введите число или текст в ячейку.

4. Просто нажмите клавишу «Интер» после того, как вы записали число в ячейку и хотите ввести число в следующую ячейку.

Возможности Excel выходят далеко за рамки простого сложения, и программа также может выполнять множество других математических операций. Чтобы складывать, вычитать, умножать или делить числа, вы можете попробовать использовать эти простые формулы.

Выберите ячейку, а затем введите и приравняйте (=), это укажет Excel, что выбранная ячейка содержит формулу.

Введите серию цифр, за которыми следует один или несколько математических операторов, например, знак плюс (+) для сложения, знак минус (-) для вычитания, звездочка (*) для умножения или косая черта (/) для разделение.

Например, введите =2+4, если вы хотите добавить два или более значений =4-2, =2*4 или =4/2.

Нажмите Enter.

Запускает вычисление.

Удерживайте CTRL, а затем Enter, если хотите, чтобы курсор оставался в той же ячейке, в которой выполняется вычисление.

1. Примеры =12+12 введите результат будет 24

2. После нажатия Enter.

В этом руководстве подробно рассматриваются основные возможности электронной таблицы Excel и способы использования таблицы Excel. С другой стороны, если вы хотите получить дополнительную информацию об офисе WPS, посетите официальный сайт Академии WPS. Используя бесплатную версию WPS Office, которую можно загрузить с этого веб-сайта, можно вносить изменения в файлы различных форматов, включая Word, Excel, PowerPoint и PDF.

Как использовать Excel для управления проектами (с шаблонами)

Хотите узнать больше об управлении проектами с помощью Excel?

Или вы ищете полезный шаблон управления проектами Excel?

Вы обратились по адресу!

Microsoft Excel — невероятно универсальный инструмент, который можно использовать для решения множества различных задач. Однако он не лишен недостатков.

В этой статье мы рассмотрим использование Excel для управления проектами и предоставим вам несколько удобных шаблонов Excel для немедленного использования.

Начнем.

Полезно ли управление проектами в Excel?

Microsoft Excel — удобный инструмент, который может делать множество разных вещей, чтобы помочь вам и вашей проектной группе. И в хорошие дни Excel может функционировать как базовый инструмент управления проектами.

Вот что он может вам предложить:

1.

Подробные электронные таблицы 

Это самая очевидная причина обратиться к Excel.

Excel отлично подходит для создания подробных электронных таблиц с тоннами проектных данных. Легко классифицируйте информацию, выделяйте важные разделы и даже создавайте отдельные листы в электронной таблице.

Например, Excel идеально подходит для длинного списка потенциальных клиентов, чтобы отслеживать их данные.

Вы также можете создать табель учета рабочего времени в Excel, чтобы контролировать свою команду или отслеживать расходы в шаблоне бюджета.

Когда дело доходит до регистрации данных, Excel по-прежнему остается одним из лучших инструментов в бизнесе!

2. Условное форматирование

Еще одна замечательная функция Excel — условное форматирование .

Вы можете превратить простые данные проекта в полезные идеи.

Существует множество формул Excel, которые можно использовать для автоматизации процесса регистрации данных и создания подробных расчетов. Используя правильную формулу, вы можете организовать большие объемы данных за считанные секунды.

Попрощайтесь с этим сложным научным калькулятором !

Например, Excel может легко управлять бюджетом вашего проекта или табелем рабочего времени с помощью своих сложных математических формул.

Единственная проблема с условным форматированием заключается в том, что потребуется некоторое время, чтобы привыкнуть к .

3. Хранение и восстановление данных

Excel может обрабатывать все данные, связанные с проектом.

От бюджета проекта до временной шкалы вы можете хранить его в Excel, не беспокоясь о его потере.

Кроме того, как и большинство других инструментов Microsoft, Excel имеет встроенную функцию резервного копирования данных. Так что, если, например, данные вашей временной шкалы будут случайно удалены, вы всегда сможете их восстановить!

10 шаблонов и вариантов использования Excel для управления проектами

Excel — это в значительной степени Супермен из базовых систем управления проектами, достаточно мощный, чтобы выполнять большинство задач, с которыми в противном случае вам пришлось бы бороться вручную.

Вот несколько примеров шаблонов управления проектами Excel и сценариев использования:

1. Шаблон диаграммы Ганта в Excel

Ваш мозг лучше реагирует на визуальные стимулы, и диаграмма Ганта — это не что иное, как это!

Позволяет получить полный обзор проекта за один раз.

Шаблон проекта Диаграмма Ганта позволяет легко наметить ход проекта.

Используйте его, чтобы быть в курсе всех этапов проекта, зависимостей и задач проекта, оставшихся до даты окончания.

Загрузите этот шаблон

2. Шаблон временной шкалы проекта Excel

Как только проект начнется, все будут думать только о сроках.

Но как их отследить?

Шаблон временной шкалы проекта похож на таблицу этапов проекта.

Используйте его для отслеживания хода выполнения проекта по мере приближения к его завершению. Благодаря точной временной шкале проекта вы всегда сможете узнать, на каком этапе находится план проекта.

Скачать этот шаблон

3. Список задач Excel или шаблон отслеживания проектов

Вы не пойдете за покупками без списка покупок.

Так почему бы не носить с собой список задач и для вашего проекта?

Список задач дает вам список результатов для завершения вместе с их крайними сроками.

Используйте этот шаблон отслеживания задач для отслеживания структурной декомпозиции работ (WBS) и этапов проекта, чтобы следить за расписанием проекта.

Но что такое WBS? Чек из этого подробная разбивка объем проекта документ , чтобы узнать о вашем WBS.

Загрузите этот шаблон

4. Excel Шаблон отслеживания нескольких проектов

Этот шаблон отслеживания нескольких проектов в Excel позволяет вам получить обзор всех текущих проектов.

Супер полезно для управления портфелем бизнес-проектов или внедрения управления корпоративными проектами в вашей организации!

Вы можете ввести все данные проекта в лист данных и просмотреть общий ход выполнения плана проекта на панели инструментов. Кроме того, вы можете фильтровать по отдельным столбцам и просматривать все задачи на диаграмме Ганта.

Загрузите этот шаблон

5. Шаблон SWOT-анализа в Excel

Простые списки плюсов и минусов могут помочь вам определиться со следующим отпуском.

Но вам нужно больше, когда дело доходит до управления проектами.

В управлении проектами необходимо проводить SWOT-анализ!

A SWOT (сила S , слабость W , возможность O и вероятность T ) Шаблон анализа используется для отслеживания сильных и слабых сторон проекта при оценке вашего плана проекта.

После того, как вы провели этот анализ, переформулируйте свою проектную деятельность, этапы проекта и результаты, чтобы привести их в соответствие с вашими выводами.

Загрузите этот шаблон

6. Шаблоны бюджета проекта в Excel

Этот шаблон бюджета проекта детализирует вашу WBS. Вы можете ввести предполагаемую стоимость каждой задачи в зависимости от того, в какой столбец она помещается.

С помощью этого шаблона вы можете отслеживать трудозатраты, материалы и фиксированные затраты, а также отслеживать фактические расходы.

Когда фактические затраты будут понесены, удобные формулы этого шаблона дадут вам знать, превышен ли ваш бюджет или нет.

Загрузите этот шаблон

7. Excel Шаблон управления затратами и результатами

Шаблон управления затратами и результатами позволяет оценить успех проекта до его начала. Потому что если что-то стоит больше, чем получает, это уже потеря.

Помните, что не для всех проектов по разработке программного обеспечения необходим анализ затрат и результатов.

Однако в некоторых отраслях, использующих Agile-управление проектами, у него есть приложения. Кроме того, эта диаграмма в Excel важна для руководителей высшего звена, отвечающих за счета и бюджеты проектов.

Рассчитайте стоимость результатов проекта по сравнению с бюджетом проекта и используйте эту информацию о проекте для планирования экономически эффективной структуры распределения работ (WBS) с правильными фазами проекта. Загрузить этот шаблон царство?

Молодец. Вы собираетесь добиться лучших результатов и быстрее.

Разве не этого хочет каждый планировщик проектов?

Однако это возможно только в том случае, если вы делаете это с помощью инструмента управления проектами, который поддерживает и повышает гибкость вашей команды на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Хотя мы никогда не рекомендуем делать это в Excel, правильный шаблон может просто помочь вам.

Догнать Гибкий проект Управление и Гибкая разработка программного обеспечения .

Загрузите этот шаблон

9. Шаблон диаграммы выгорания Excel

В Agile-проекте диаграмма выгорания является неотъемлемой частью вашего арсенала.

Это поможет вам отслеживать все, чего вы достигли в каждом спринте, и держать вас в рамках проекта.

Но вот в чем дело.

Настройка диаграммы выгорания требует тщательных расчетов по каждому аспекту вашего спринта.

Итак, вы можете каждый день выделять некоторое время для работы с числами.

Или вы можете скачать простой шаблон диаграммы выгорания для Excel.

Загрузите этот шаблон

10.

Шаблон рабочего процесса Excel

Шаблон блок-схемы SmartArt Microsoft Excel представляет собой полезный список графических изображений, которыми можно легко управлять и настраивать для построения диаграммы. Выбрав вкладку «Вставка», пользователи открывают массив ярких визуальных элементов с цветовой кодировкой, к которым они могут добавлять текст, фигуры и другие элементы форматирования, чтобы быстро и эффективно разрабатывать желаемые последовательности рабочих процессов.

Загрузите этот шаблон

Проблемы использования шаблонов Excel для управления проектами

Хотя шаблоны Excel добавляют некоторые функции к вашему стандартному файлу Excel, они не являются идеальным решением для управления проектами.

Вот три важные причины, почему:

A. Не специальное программное обеспечение для управления проектами

Помните, Excel не был создан для управления проектами.

Отличное средство управления данными инструмент, который может дополнить ваше управление проектами.

Но это все.

Так зачем использовать шаблон отчета Excel, если у вас есть доступ к гораздо лучшим инструментам для управления проектами бесплатно?

Инструмент управления ClickUp справится со всем: от создания устава проекта до управления проектами и анализа структуры разбивки!

B. Шаблон управления проектами Excel сложно настроить

Работа с шаблонами Excel похожа на покупку обуви.

нет возможности настройки после того, как вы их купили.

Таким образом, у вас нет большой гибкости, когда дело доходит до настройки шаблонов для Excel в соответствии с потребностями вашего проекта.

Например, вы можете использовать шаблон счета-фактуры на продажу или шаблон отчета о бюджете, но не можете настроить его так, чтобы он точно отражал интерфейс бюджетирования проекта, который вам нужен.

C. Нет автоматического ввода данных

Все шаблоны в Excel требуют ручного ввода во всех точках .

Невозможно запланировать автоматические обновления или создать уведомления для всей команды, как это делают инструменты управления проектами.

Например, если вы используете шаблон расписания в Excel, вы не сможете автоматически перенастраивать зависимости задач и сроки после изменения расписания.

Помните, что шаблоны Excel могут помочь, но они не могут решить все проблемы, связанные с управлением проектами в Excel.

Бонус: Программное обеспечение для ввода данных

Давайте рассмотрим эти ограничения и решения с помощью специального бесплатного инструмента управления проектами: ClickUp

Альтернативы шаблонам управления проектами Excel

Excel не всегда является идеальным способом управления задачи вашего проекта.

Ознакомьтесь с этими шаблонами управления проектами от ClickUp:

1. Шаблон управления проектами ClickUp

Этот шаблон управления проектами ClickUp — отличный способ быстро приступить к работе с вашими проектами и задачами. Следуя готовым шаблонам, вы можете оптимизировать свой процесс и убедиться, что все ваши задачи организованы и отслеживаются эффективным образом. Шаблон включает шаги для создания плана проекта, назначения задач, отслеживания прогресса, контроля сроков и т. д.

Шаблон также включает полезные представления, такие как представление доски, диаграмма Ганта и представление списка. Все компоненты легко настраиваются, поэтому вы можете настроить систему управления проектами в соответствии со своими потребностями.

2. Шаблон управления проектами ClickUp Agile

Шаблон управления проектами ClickUp Agile — идеальный выбор для тех, кто хочет эффективно управлять проектами Agile. Он охватывает все аспекты управления проектами, от планирования спринта и составления карт историй до создания пользовательских историй и отслеживания хода выполнения задач. Этот шаблон не только оптимизирует ваш рабочий процесс, но и помогает четко расставлять приоритеты в запросах, организовывать спринты в нескольких представлениях, беспрепятственно сотрудничать с членами команды и заинтересованными сторонами!

Связанные ресурсы Excel:

• Создание диаграмм выгорания в Excel
• Создание формы в Excel
• 900 49 Создать график в Excel
• Создать интеллект-карту в Excel
• Создание блок-схемы в Excel
• Создание организационной диаграммы в Excel
• 9004 9 Создать базу данных в Excel

Освобождение от Excel Управление проектами

Несмотря на то, что Excel имеет множество применений, управление проектами — это не то, с чем он очень хорошо справляется.