Как работать microsoft excel: Как научиться работать в Excel самостоятельно

Содержание

Как научиться работать в Excel самостоятельно

Microsoft Excel – чрезвычайно полезная программка в разных областях. Готовая таблица с возможностью автозаполнения, быстрых расчетов и вычислений, построения графиков, диаграмм, создания отчетов или анализов и т.д.

Инструменты табличного процессора могут значительно облегчить труд специалистов из многих отраслей. Представленная ниже информация – азы работы в Эксель для чайников. Освоив данную статью, Вы приобретете базовые навыки, с которых начинается любая работа в Excel.

Инструкция по работе в Excel

Книга Excel состоит из листов. Лист – рабочая область в окне. Его элементы:

Чтобы добавить значение в ячейку, щелкаем по ней левой кнопкой мыши. Вводим с клавиатуры текст или цифры. Жмем Enter.

Значения могут быть числовыми, текстовыми, денежными, процентными и т.д. Чтобы установить/сменить формат, щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши, выбираем «Формат ячеек». Или жмем комбинацию горячих клавиш CTRL+1.

Для числовых форматов можно назначить количество десятичных знаков.

Примечание. Чтобы быстро установить числовой формат для ячейки — нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+1.

Для форматов «Дата» и «Время» Excel предлагает несколько вариантов изображения значений.

Отредактируем значение ячеек:

Щелкнем по ячейке со словом левой кнопкой мыши и введем число, например. Нажимаем ВВОД. Слово удаляется, а число остается.
Чтобы прежнее значение осталось, просто изменилось, нужно щелкнуть по ячейке два раза. Замигает курсор. Меняем значение: удаляем часть текста, добавляем.
Отредактировать значения можно и через строку формул. Выделяем ячейку, ставим курсор в строку формул, редактируем текст (число) – нажимаем Enter.

Для удаления значения ячейки используется кнопка Delete.

Чтобы переместить ячейку со значением, выделяем ее, нажимаем кнопку с ножницами («вырезать»). Или жмем комбинацию CTRL+X. Вокруг ячейки появляется пунктирная линия. Выделенный фрагмент остается в буфере обмена.

Ставим курсор в другом месте рабочего поля и нажимаем «Вставить» или комбинацию CTRL+V.

Таким же способом можно перемещать несколько ячеек сразу. На этот же лист, на другой лист, в другую книгу.

Чтобы переместить несколько ячеек, их нужно выделить:

Ставим курсор в крайнюю верхнюю ячейку слева.
Нажимаем Shift, удерживаем и с помощью стрелок на клавиатуре добиваемся выделения всего диапазона.

Чтобы выделить столбец, нажимаем на его имя (латинскую букву). Для выделения строки – на цифру.

Для изменения размеров строк или столбцов передвигаем границы (курсор в этом случае принимает вид крестика, поперечная перекладина которого имеет на концах стрелочки).

Чтобы значение поместилось в ячейке, столбец можно расширить автоматически: щелкнуть по правой границе 2 раза.

Чтобы сохранить ширину столбца, но увеличить высоту строки, нажимаем на ленте кнопок «Перенос текста».

Чтобы стало красивее, границу столбца Е немного подвинем, текст выровняем по центру относительно вертикали и горизонтали.

Объединим несколько ячеек: выделим их и нажмем кнопку «Объединить и поместить в центре».

В Excel доступна функция автозаполнения. Вводим в ячейку А2 слово «январь». Программа распознает формат даты – остальные месяцы заполнит автоматически.

Цепляем правый нижний угол ячейки со значением «январь» и тянем по строке.

Апробируем функцию автозаполнения на числовых значениях. Ставим в ячейку А3 «1», в А4 – «2». Выделяем две ячейки, «цепляем» мышью маркер автозаполнения и тянем вниз.

Если мы выделим только одну ячейку с числом и протянем ее вниз, то это число «размножиться».

Чтобы скопировать столбец на соседний, выделяем этот столбец, «цепляем» маркер автозаполнения и тянем в сторону.

Таким же способом можно копировать строки.

Удалим столбец: выделим его – правой кнопкой мыши – «Удалить». Или нажав комбинацию горячих клавиш: CTRL+»-«(минус).

Чтобы вставить столбец, выделяем соседний справа (столбец всегда вставляется слева), нажимаем правую кнопку мыши – «Вставить» — «Столбец». Комбинация: CTRL+SHIFT+»=»

Чтобы вставить строку, выделяем соседнюю снизу. Комбинация клавиш: SHIFT+ПРОБЕЛ чтобы выделить строку и нажимаем правую кнопку мыши – «Вставить» — «Строку» (CTRL+SHIFT+»=»)(строка всегда вставляется сверху).

Как работать в Excel: формулы и функции для чайников

Чтобы программа воспринимала вводимую в ячейку информацию как формулу, ставим знак «=». Например, = (2+3)*5. После нажатия «ВВОД» Excel считает результат.

Последовательность вычисления такая же, как в математике.

Формула может содержать не только числовые значения, но и ссылки на ячейки со значениями. К примеру, =(A1+B1)*5, где А1 и В1 – ссылки на ячейки.

Чтобы скопировать формулу на другие ячейки, необходимо «зацепить» маркер автозаполнения в ячейке с формулой и протянуть вниз (в сторону – если копируем в ячейки строки).

При копировании формулы с относительными ссылками на ячейки Excel меняет константы в зависимости от адреса текущей ячейки (столбца).

Чтобы сделать ссылку абсолютной (постоянной) и запретить изменения относительно нового адреса, ставится знак доллара ($).

В каждой ячейке столбца С второе слагаемое в скобках – 3 (ссылка на ячейку В1 постоянна, неизменна).

Значительно расширяют функционал программы встроенные функции. Чтобы вставить функцию, нужно нажать кнопку fx (или комбинацию клавиш SHIFT+F3). Откроется окно вида:

Чтобы не листать большой список функций, нужно сначала выбрать категорию.

Когда функция выбрана, нажимаем ОК. Откроется окно «Аргументы функции».

Функции распознают и числовые значения, и ссылки на ячейки. Чтобы поставить в поле аргумента ссылку, нужно щелкнуть по ячейке.

Excel распознает и другой способ введения функции. Ставим в ячейку знак «=» и начинаем вводить название функции. Уже после первых символов появится список возможных вариантов. Если навести курсор на какой-либо из них, раскроется подсказка.

Дважды щелкаем по нужной функции – становится доступным порядок заполнения аргументов. Чтобы завершить введение аргументов, нужно закрыть скобку и нажать Enter.

Аргумент функции КОРЕНЬ – ссылка на ячейку A1:

ВВОД – программа нашла квадратный корень из числа 40.

Обучение работе с Excel 2013

Excel 2013 Еще…Меньше

Ознакомьтесь с учебными курсами для более новых версий Excel.

Начальный уровень

Начало работы в Excel

Создание диаграммы

Добавление чисел в Excel 2013

org/ListItem»>

Основные математические операции в Excel 2013

Основные советы по работе в Excel Online

Ссылки на ячейки и их использование

Использование функций автозаполнения и мгновенного заполнения

Средний уровень

Сложение и вычитание значений времени

org/ListItem»>

Вычисление среднего значения

Добавление колонтитулов

Переход на Excel 2013

Сортировка и фильтрация данных

Расширенные возможности условного форматирования

org/ListItem»>

Использование условного форматирования

Применение функции ВПР

Высокий уровень

Усложненные функции ЕСЛИ

Формулы массива

Создание раскрывающихся списков и управление ими

org/ListItem»>

Создание сводной таблицы и анализ данных

Защита книги или листа паролем

Печать листов и книг

Работа с макросами

Ознакомьтесь со статьей центр обучения Microsoft 365.

Как использовать Microsoft Excel: руководство для начинающих

Excel можно использовать для хранения, организации и анализа данных.
Excel — это программа Microsoft для работы с электронными таблицами, входящая в набор продуктов Microsoft 365.
Вот ускоренный курс по основам использования Microsoft Excel.

Excel — одна из самых важных программ, предлагаемых Microsoft. Excel является частью пакета Microsoft 365 (ранее называвшегося Office 365) и представляет собой программу для работы с электронными таблицами с огромным набором функций и возможностей. Excel — это не только способ хранения и организации информации в ячейки и листы, но и машина «что, если», способная быстро выполнять всевозможные вычисления с этими данными.

Если вы не знакомы с Microsoft Excel, эта статья для вас. Здесь вы узнаете, как начать работу с Excel — все, от выполнения простых расчетов до создания сводных таблиц, указания пользовательских областей печати и настройки представления.

Как пользоваться Excel

При запуске Excel не открывается автоматически пустая страница. Вместо этого вы увидите домашнюю страницу Excel, где вы получите возможность открыть существующую электронную таблицу или выбрать шаблон. Excel отображает электронные таблицы, которые вы недавно использовали, закрепили или к которым вам предоставили доступ, для быстрого доступа. Если есть электронные таблицы, которые вы часто используете, вы можете закрепить их здесь, на главном экране, чтобы их было легче найти (щелкните правой кнопкой мыши электронную таблицу в списке «Недавние» или «Доступные мне» и выберите «Закрепить в списке»). .

Вы можете открыть новую книгу или закрепить существующую в списке «Недавние» для быстрого доступа.

Дэйв Джонсон/Business Insider

Если вам не нужен какой-либо существующий шаблон или файл Excel, выберите «Пустая книга».

После того, как вы перейдете к основному интерфейсу Excel, давайте быстро осмотримся и рассмотрим некоторые из наиболее распространенных терминов.

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга — это электронная таблица, состоящая из одного или нескольких рабочих листов. По умолчанию новая рабочая книга открывается с одним рабочим листом. Вы можете добавлять дополнительные рабочие листы в рабочую книгу, используя знак плюс «+» в нижней части экрана, и переключаться между ними с помощью вкладок. Каждому листу можно присвоить имя (дважды щелкните вкладку, чтобы ввести новое имя), и рабочие листы могут быть тесно связаны друг с другом. Например, Лист1 может использовать данные, хранящиеся на Листе2, для расчета.

Также в нижней части экрана, с правой стороны, вы увидите значки для изменения вида — например, вы можете просмотреть предварительный просмотр электронной таблицы и использовать ползунок масштабирования, чтобы изменить размер электронной таблицы на ваш экран.

Все, что вам нужно для использования Excel, находится на ленте в верхней части страницы вместе с элементами управления внизу.

Дэйв Джонсон/Business Insider

Каждый рабочий лист полностью состоит из сетки ячеек. Ячейки идентифицируются по их координатам X и Y, таким как A1 и C33. У вас вряд ли когда-нибудь закончатся клетки; Excel поддерживает до 1 048 576 строк и 16 384 столбца.

В верхней части страницы вы найдете основные элементы управления Excel на ленте. Лента разделена на вкладки (такие как «Главная», «Вставка», «Рисование», «Формулы» и «Данные») с наиболее важными функциями, отображаемыми на ленте для каждой из этих категорий. Вы также можете выполнять некоторые операции с помощью контекстного меню (щелкните правой кнопкой мыши ячейку или диапазон ячеек, чтобы просмотреть доступные параметры).

Как форматировать ячейки в Excel

Во многом Excel похож на Word, когда речь идет о форматировании и упорядочивании содержимого ячеек. Перейдите на вкладку «Главная», чтобы получить доступ к множеству распространенных инструментов форматирования, таких как полужирный шрифт, курсив, подчеркивание и параметры размера шрифта. Вы также можете затенять и раскрашивать текст и фон ячеек.

Следует помнить, что Excel рассматривает ячейку как неделимую единицу. Вы не можете форматировать разные числа, буквы или слова в ячейке по-разному, поэтому вся ячейка будет иметь одинаковый размер шрифта, выделение полужирным шрифтом и цвет текста.

Вы можете изменить ширину ячейки, перетащив ее правый край. Если в некоторых ячейках столбца есть текст, который выходит за пределы ячейки, например, и перекрывается содержимым в ячейке справа, наведите указатель мыши на разделение между ячейками в заголовке столбца в верхней части окна. электронная таблица. Затем щелкните и перетащите его, чтобы изменить размер всего столбца. Другое решение: вместо того, чтобы изменять ширину ячейки, чтобы убедиться, что текст виден, вы можете отформатировать ячейку, чтобы текст переносился внутри ячейки. Еще один трюк, который вы можете попробовать, — объединить две ячейки в одну, что может быть удобно для форматирования таблицы, полной текста и чисел.

Вы можете объединить несколько ячеек в одну с помощью панели инструментов в верхней части окна.

Дэйв Джонсон/Business Insider

Вы также можете автоматически привязать столбец к ширине самой широкой ячейки. Наведите указатель мыши на правый край ячейки в заголовке и дважды щелкните. Столбец должен измениться — больше или меньше — до оптимального размера, чтобы соответствовать столбцу. Нужно переместить столбец из одного места в электронной таблице в другое? Вы тоже можете это сделать.

Существует множество других распространенных задач форматирования, которые вы, возможно, захотите выполнить в Excel, например, удаление пустых строк для улучшения внешнего вида электронной таблицы, а также скрытие строк с данными, которые вам нужны, но не обязательно должны отображаться. Вы также можете легко добавлять новые строки в электронную таблицу между строками существующих данных и даже «замораживать» строку, чтобы она всегда оставалась на экране, даже когда вы прокручиваете остальную часть листа.

Как выполнять простые вычисления в Excel

На фундаментальном уровне Excel представляет собой калькулятор, позволяющий выполнять вычисления с использованием различных ячеек.

Чтобы сложить числа в ячейке, щелкните ячейку, а затем введите «=» — это сообщает Excel, что вы вводите формулу, и он должен попытаться обработать все, что будет дальше, как своего рода вычисление. Затем введите «1+2+3». Нажмите «Ввод», и ячейка должна содержать «6».

Чтобы объединить несколько ячеек, поместите числа в три соседние ячейки, например 1, 2 и 3. Затем в пустой ячейке введите «=». Щелкните первую ячейку с числом, нажмите «+» и щелкните вторую ячейку. Нажмите «+» еще раз и щелкните третью ячейку. Нажмите Ввод.» Вы должны увидеть, как ячейка превращается в вычисление, объединяющее все три ячейки.

Вы можете включить содержимое ячеек в расчет, щелкнув каждую ячейку.

Дэйв Джонсон/Business Insider

Вы можете проделать тот же процесс с любой базовой арифметикой, такой как сложение, вычитание, умножение и деление.

Кроме того, рабочие листы Excel могут содержать сценарии, автоматизирующие общие задачи. Эти макросы могут выполнять сложные задачи сортировки и организации, а также выполнять различные вычисления с вашими данными, но из соображений безопасности они по умолчанию отключены. Если вы хотите поэкспериментировать с макросами или вам нужно включить макросы для электронной таблицы, которая их использует, вам нужно сначала включить макросы в Excel.

Как добавить все ячейки в строку или столбец в Excel

Excel упрощает выполнение обычных вычислений, таких как сложение чисел в строке или столбце. Если у вас есть ряд чисел и вы хотите узнать итог, например, щелкните пустую ячейку под значениями, которые вы хотите добавить. Убедитесь, что вы находитесь на вкладке «Главная» на ленте, а затем нажмите кнопку «Сумма». Весь столбец должен быть выбран автоматически; если это не так, щелкните и перетащите мышь, чтобы выбрать ячейки, которые вы хотите добавить. Нажмите «Ввод», и сумма появится в ячейке. На самом деле это настолько распространенное использование Excel, что существует несколько способов суммирования значений в электронной таблице.

Команда СУММ — это удобный способ быстро добавить содержимое ячеек.

Дэйв Джонсон/Business Insider

Как использовать формулы в Excel

Несмотря на то, что базовые вычисления достаточно просты для выполнения таким способом, в Excel есть сотни формул — одних распространенных, а других — неизвестных, — которые вы можете применять к значениям в своей электронной таблице. Некоторые из них выполняют вычисления, а другие возвращают информацию о них. Вам не нужно осваивать все или даже большинство из них, но полезно знать, где их найти и как применить в случае необходимости.

Существует два простых способа использования формулы в Excel:

Если вы знаете название формулы, которую хотите использовать, щелкните ячейку и введите «=», а затем первую букву формулы. Например, если вы хотите найти среднее значение нескольких ячеек, введите «=a». В раскрывающемся меню будут показаны все формулы, начинающиеся с буквы A. Вы можете начать писать по буквам «Ave» или прокрутить вниз, чтобы найти его, а затем дважды щелкнуть «AVERAGE». Затем введите значения для усреднения или выберите диапазон ячеек, для которых вы хотите применить формулу.
Вы также можете просматривать формулы. Перейдите на вкладку «Формулы», а затем выберите интересующую вас категорию, например «Автосумма», «Финансы» или «Математика и триггер». Затем выберите формулу, которую хотите вставить.

Каждая формула сопровождается подробным справочным документом, в котором объясняется, как использовать формулу, с примерами.

Вы можете использовать формулы на ленте или добавлять их из раскрывающегося меню в ячейке.

Дэйв Джонсон/Business Insider

Как создать диаграмму или график в Excel

Одной из самых полезных функций Excel является возможность визуализировать данные, отображая их в виде диаграммы или графика. Excel включает более дюжины диаграмм, которые можно создавать более или менее автоматически, выбирая диапазон значений и выбирая диаграмму на ленте. На самом деле, построить круговую диаграмму или линейный график довольно просто, и как только вы попробуете свои силы в этом, другие графики также будут довольно простыми.

Как создать сводную таблицу и сводную диаграмму в Excel

Несмотря на то, что сводные таблицы кажутся пугающими, на самом деле их легко создавать, и они дают вам возможность получить более глубокое представление о данных в ваших электронных таблицах. По сути, они позволяют «повернуть» то, как вы просматриваете информацию в электронной таблице.

Например, предположим, что у вас есть рабочий лист, в котором суммированы жиры и калории для различных продуктов. Табличная форма этой электронной таблицы затрудняет ее интерпретацию. С помощью нескольких щелчков мыши вы можете превратить его в сводную таблицу со сводной диаграммой.

Электронная таблица, подобная этой, является отличным кандидатом на роль сводной таблицы.

Дэйв Джонсон/Business Insider

Щелкните пустую ячейку на листе с данными, которые вы хотите визуализировать. Перейдите на вкладку «Вставка», а затем нажмите «Сводная таблица».

С помощью мыши выберите диапазон ячеек, включающий весь набор данных. Вы должны увидеть выбор в поле «Создать сводную таблицу». Нажмите «ОК».

Выберите диапазон ячеек, которые вы хотите включить в сводную таблицу.

Дэйв Джонсон/Business Insider

В новой панели «Поля сводной диаграммы» щелкните две оси, которые вы хотите отобразить. Например, на этом рабочем листе вы можете выбрать «пища» и «калории», которые отобразят таблицу и график того, сколько калорий содержится в каждом типе пищи. Это удобно, но не дает много дополнительной информации по сравнению с исходными данными. Но отмените выбор продуктов и вместо этого сопоставьте калории с категорией продуктов — теперь вы можете видеть, как каждая категория соотносится с общим количеством калорий, потому что сводная таблица и диаграмма суммируют калории всех элементов в каждой категории и отображают результаты. Это понимание, которое нелегко увидеть, глядя на рабочий лист в его исходной форме.

Разные сводки дают разное представление о ваших данных.

Дэйв Джонсон/Business Insider

Как сохранить и распечатать электронную таблицу в Excel

Ваша рабочая книга может быть сохранена на вашем компьютере или в облаке. По умолчанию Excel использует автосохранение, которое постоянно сохраняет вашу работу в OneDrive. Вы можете найти элемент управления автосохранением в левом верхнем углу окна Excel — смахните его вправо для автосохранения или влево, чтобы отключить эту функцию.

Чтобы сохранить книгу, щелкните вкладку «Файл», а затем выберите «Сохранить как» на панели «Файл». Выберите место и нажмите «Сохранить».

Вы также можете распечатать рабочий лист с вкладки «Файл». На панели «Файл» выберите «Печать» и выберите, что вы хотите распечатать, в разделе «Настройки». Например, вы можете напечатать только определенную часть электронной таблицы или всю книгу.

Как получить Excel

В последние годы Microsoft отказалась от своих автономных продуктов Office, таких как Word, Excel и PowerPoint, и Excel доступен исключительно как часть подписки Microsoft 365. Доступно несколько планов, в том числе Microsoft 365 Personal, Microsoft 365 Family, а также несколько версий Microsoft 365 Business и Microsoft 365 Enterprise. Каждый из них обычно поставляется с полным набором приложений Office и облачным хранилищем OneDrive, хотя они различаются по цене и включенным конкретным функциям.

Как сделать гистограмму в Excel для визуального представления набора данных Файлы Google Sheets в файлы Excel и редактировать их в Microsoft Excel
Как скопировать формулу в Microsoft Excel с помощью Mac или ПК
Как редактировать раскрывающийся список в Excel, в зависимости от того, как вы создали это

Дэйв Джонсон

Внештатный писатель

Дэйв Джонсон — журналист, пишущий о потребительских технологиях и о том, как индустрия трансформирует спекулятивный мир научной фантастики в современную реальную жизнь. Дэйв вырос в Нью-Джерси, прежде чем поступить в ВВС, чтобы управлять спутниками, преподавать космические операции и планировать космические запуски. Затем он провел восемь лет в качестве руководителя отдела контента в группе Windows в Microsoft. Как фотограф Дэйв фотографировал волков в их естественной среде обитания; он также инструктор по подводному плаванию и соведущий нескольких подкастов. Дэйв является автором более двух десятков книг и участвовал во многих сайтах и публикациях, включая CNET, Forbes, PC World, How To Geek и Insider.