Как использовать эксель: Формулы Excel для вычисления разных типов данных с примерами и описанием

Использование Excel в современном мире

У каждой компьютерной программы есть свои основные функции, особенности и границы возможностей. И чтобы полноценно использовать все предлагаемые средства, необходимо знать об их существовании. Excel до сих пор остается одним из самых недооцененных большинством пользователей продуктов компании Microsoft. 

Обучение Excel позволяет раскрыть весь потенциал этой удобной офисной программы для бухгалтеров, экономистов, финансистов, секретарей и менеджеров. Обладая практически безграничным функционалом, Excel позволяет работать с данными на разных уровнях. При этом чаще всего пользователей интересует базовая возможность создания таблиц. Текстовые и числовые данные легко вносятся в поля, что позволяет быстро структурировать имеющуюся информацию и отображать её в понятном виде. Также пользователи используют функцию суммирования данных в ячейках по аналогу с огромным калькулятором. Но на этом возможности Excel не заканчиваются, ведь главная составляющая этой программы — аналитика. Именно способность совершать операции с внесенными данными отличает её от обычного редактора таблиц. Зачастую можно уменьшить количество действий и установленных на компьютере программ, освоив функционал Excel полностью.

Удобство этой практичной программы в том, что она многофункциональна и проста в обращении. Однако многие пользователи не хотят её изучать, поскольку считают слишком сложной и требующей особых навыков. На деле нужно лишь знать, как совершать возможные операции. Многооконный интерфейс позволяет одновременно работать с несколькими разными таблицами, переключаться между ними, переносить данные из одной в другую, сохранять в одном файле связанные между собой таблицы. Курсы Excel в Санкт-Петербурге помогут понять основные принципы программы, узнать функции для работы с данными, а также научиться самостоятельно анализировать информацию и вносить изменения в функционал.

Базовые знания позволят не только вносить информацию в ячейки и формировать строки и столбцы, но и оперировать данными для получения нужных результатов. Самой простой и широко известной является функция СУММ (SUM). Она позволяет быстро просуммировать данные в выделенных ячейках. Но часто требуется отбор данных по какому-то параметру (определенный месяц, диапазон значений, группа товаров и пр.), в этом случае анализ поможет провести функция СУММЕСЛИ (SUMIF). Нужно лишь ввести критерии для отбора нужных данных, а программа выдаст сумму исключительно подходящих под указанные параметры значений. Excel позволяет выполнять совершенно разные по сложности и важности задачи: от статистической выборки и дисперсионного анализа до расчетов процентов по вкладам и кредитам,

Особого внимания заслуживают Excel макросы. Этим словом обозначаются последовательности действий, созданные пользователями. Они позволяют значительно упростить работу с данными за счет автоматизации рутинных процессов. Повторяющиеся действия можно один раз записать, сделав своего рода шаблон для программы. После этого Excel будет справляться с поставленной задачей самостоятельно после нажатия определенной кнопки. Для записи используется язык Visual Basic for Applications. Научившись самостоятельно программировать, действуя по определенному алгоритму, пользователи избегают монотонных действий и тратят намного меньше времени на работу, создавая возможности под свои запросы и требования.

Людям, совершенно незнакомым с этой программой, лучше начинать изучение Excel с нуля на специальных курсах. Хоть многие возможности и были разработаны так, чтобы было удобно как специалисту, так и начинающему, но разобраться во всех аспектах самостоятельно очень непросто, потребуется время и большое количество профессиональной литературы. Базовые знания можно получить в учебном центре «Амилен». Опытные преподаватели без спешки и с пониманием дела расскажут об интерфейсе программы, о правилах построения таблиц и о том, как нужно вносить в них информацию. Excel для новичков создан специально для тех, кто только начинает работать с программой и хочет быстро и грамотно использовать её возможности.

Многие люди, с успехом закончившие базовый курс, возвращались в центр на индивидуальные занятия, чтобы изучать программу дальше. Они задавали преподавателям вопросы, которые в 80% случаев повторялись. Поэтому было принято решение создать специальный углубленный курс. В него вошли ответы на самые популярные вопросы, а также более сложные темы, требующие наличия навыков и опыта работы с программой.

В учебном центре «Амилен» все занятия проводятся в небольших группах по узкой специализации. Компьютерные курсы разделяются по тематикам и уровням подготовки на: изучение основных навыков работы за ПК, Excel, проектирование и черчение в Autocad, трехмерное моделирование в Autocad и 3d Max, web-программирование и создание сайтов, а также программирование на С/С++. Бухгалтерские курсы разделяются по следующим направлениям: 1С: Торговля, 1С: Бухгалтерия, 1С: Зарплата и управление персоналом, ВЭД, Бухгалтерский учет и налоги, УСН-ЕНВД.

Назад к списку статей

Как пользоваться Microsoft Excel (Эксель)

Microsoft Excel выступает в качестве полезной и незаменимой в разных областях программы. Быстрые расчеты и вычисления в готовых таблицах после автозаполнение, графики, диаграммы, отчеты и анализ – все это позволяет упростить работу любой организации. Специалисты разных областей пользуются такими полезными инструментами, и каждому из нас необходимы базовые навыки владения этой программой. Разберем инструкцию, чтобы пользоваться эксель без труда.

Структура программы Excel

В качестве рабочей области программы выступает своеобразный лист с клетками (ячейками). Также в рабочей области есть дополнительные элементы управления:

Для добавления значений в ячейку кликаем по ней левой мышкой, и, используя клавиатуру, вводим необходимые значения в виде чисел, денег, текста, процентов и так далее. Для установки или смены формата ячейки, щелкаем по ней правой мышкой – открывается контекстное меню с настройками, где необходимо выбрать раздел «Формат ячеек». Также к форматированию ячее можно приступить через нажатие сочетания горячих клавиш на клавиатуре «Ctrl+1». Для быстрой установки числового формата нажимаем комбинацию «CTRL+SHIFT+1». Дата и время в ячейке может отображаться в соответствии с несколькими форматами – для удобства выбираем любой из них.

Редактирование значений в ячейке

Для редактирования данных в ячейке просто выделяем ее левой кнопкой мышки и вводим необходимые сведения, нажимаем «Enter» на клавиатуре, и данные сохраняются.

Для редактирования также доступна строка формул, которая располагается сразу над рабочим полем программы. Чтобы редактировать через строку формул, сначала необходимо выделить ячейку – данные сразу отобразятся в строке. Вводим в нее данные и нажимаем «Enter». Если требуется удалить значение в ячейке, выделяем ее и нажимаем кнопку на клавиатуре «Delete». Для перемещения ячейки выделяем ее, нажимаем на клавиатуре сочетание клавиш «Ctrl+X» и вставляем комбинацией «CTRL+V» в необходимое место. Точно также можно перенести несколько ячеек, предварительно выделив каждую.

Иногда значение не помещается в ячейку – для этого необходимо увеличить размеры строки или столбца. В границах рабочего поля, где находятся ячейки, есть их названия – «А1», «В1» и так далее. Чтобы изменить размеры ставим курсор на границу ячейки и растягиваем ее в нужном направлении до необходимых размеров.

Создаем таблицу с формулами Excel

Перед тем как создать таблицу, продумываем ее визуальное расположение, название шапки, колонок, столбцов, строк. Вносим все данные, применяя на практике уже полученные знания, а именно – редактирование содержимого ячеек и расширение их границ.

У нас есть графа «Стоимость», где соответственно должны отображаться числовые значения по результатам цены и количества позиций. Для заполнения графы «Стоимость» нам необходимо ввести формулу Excel, чтобы программа автоматически посчитала результат колонок B и С. В строке «Стоимость» в каждой ячейке вводим знак «=». Программа готова к вводу формулы. Выделяем ячейку «В2» ставим знак умножения «*» и выделяем ячейку «С2» и нажимаем на клавиатуре «Enter». Программа автоматически показало значение «1000» — это стоимость 100 шариковых ручек по цене 10р за каждую – все верно и логично. Идем дальше.

Теперь, чтобы не заполнять формулами каждую ячейку, мы подведем курсор к ячейке с формулой так, чтобы показался крестик, которые обозначает включение маркера автозаполнение. Его необходимо зацепить левой мышкой и довести до завершения столбца – так мы скопируем формулу на весь столбец, чтобы не вводить значения каждый раз по-новому.

Отмечаем, что в каждой строке столбца «Стоимость» сформировалась стоимость количества позиций с учетом цены 1 единицы. Теперь необходимо украсить нашу таблицу для удобства, обозначив ей границы. Для этого выделяем все ячейки, находящиеся в таблице, нажимаем на кнопку в верхней панели управления «Границы» и кликаем по функции «Все границы». Такие таблицы теперь можно форматировать так же, как и в Word. У нас получилось следующее:

Наиболее простейшим вариантом создания таблицы будет ее обычная вставка, как и в Word. Жмем комбинацию горячих клавиш «CTRL+T», у нас откроется окно с требованием ввести диапазон данных. Такая таблица достаточно умная, у нее уже есть заголовки, но их можно редактировать, так же как и двигать элемент в любое удобное место.

У нас открылся готовый каркас, куда и необходимо внести свои данные. Здесь также можно добавить столбцы или строки, поменять наименование заголовка. Поэкспериментируйте, ведь всегда есть возможность вернуться назад, при помощи соответствующей стрелочки в верхнем левом углу панели управления.

На основании таблиц опытные пользователи создают диаграммы, схемы, модели, но это уже отдельная история, которую мы рассмотрим «здесь». Умные таблицы через инструмент «Вставка» куда более практичны и удобны для редактирования и создания дополнительных модулей.

В целом, в программе Excel нет ничего сложно, стоит только начать разбираться в основных инструментах редактора, как дело коснется более профессиональных функций, которые позволят систематизировать данные, упростив работу сотрудникам и организации в целом.

Как использовать Excel для бизнеса

Преимущества Excel в бизнесе

MS Excel используется в бизнесе для решения различных задач, таких как бухгалтерский учет, управление запасами, отчеты о продажах, управление информацией о продуктах и ​​автоматизация. Итак, если вам интересно, почему Excel так важен, подумайте вот о чем: он может управлять всем бизнесом!

Одна из основных причин, по которой предприятия используют Excel каждый день, заключается в наличии множества бизнес-приложений. Мы хотели углубиться в это, поэтому составили список некоторых наиболее распространенных примеров, с которыми мы столкнулись, которые демонстрируют использование Excel в бизнесе.

Впервые выпущенная в 1985 году, Excel с тех пор стала, возможно, самой важной компьютерной программой на рабочих местах во всем мире. Любая функция в любой отрасли может принести пользу тем, кто хорошо разбирается в Excel.

Excel — это мощное средство, которое прочно вошло в бизнес-процессы по всему миру, независимо от того, используется ли оно для анализа акций или эмитентов, составления бюджета или составления списков продаж клиентов.

Ключевые выводы Unmudl

• Microsoft Excel — это программа для работы с электронными таблицами, которую можно использовать для обработки больших объемов деловых, научных и даже личных данных.
• Специалисты по финансам и бухгалтерскому учету предпочитают Excel благодаря его сложным аналитическим и вычислительным возможностям, а также одному из самых удобных интерфейсов.
• Вы можете использовать Microsoft Excel для определения тенденций, а также для организации и сортировки данных в значимые закономерности и тенденции.
• Excel также выполняет функции управления персоналом, такие как сортировка отработанных часов и систематизация профилей и расходов сотрудников, что помогает компаниям лучше понять структуру и деятельность своих сотрудников.
• Сводные таблицы используются для суммирования данных из рабочего листа и отображения их на диаграмме. Эта визуализация очень помогает сжимать большие объемы данных в биты, которые человеческий разум может быстро обрабатывать.

Фото Кетут Субиянто из Pexels

Как использовать Excel в вашем бизнесе

Ниже мы привели несколько примеров того, как вы можете использовать Excel в разных отделах вашей организации. Это ни в коем случае не исчерпывающий список. Excel можно использовать в любой бизнес-функции для анализа данных, будь то HR, маркетинг, продажи, цепочка поставок или даже для управления списком участников новогодней вечеринки.

Если вы заинтересованы в изучении Excel, этот отличный онлайн-курс в Unmudl от PIMA Community College поможет вам освоить основы всего за 6 недель!

Как использовать Excel для бухгалтерского учета и финансов

Финансовые услуги и бухгалтерский учет — это две области финансов, которые больше всего полагаются на электронные таблицы Excel и извлекают из них наибольшую пользу. В 1970-х и начале 1980-х финансовые аналитики неделями работали над такими программами, как Lotus 1-2-3, вручную выполняя сложные формулы.

Excel теперь может выполнять все эти сложные модели за считанные минуты. Финансовый или бухгалтерский отдел любого крупного корпоративного офиса будет иметь компьютерные экраны, заполненные электронными таблицами Excel, в которых обрабатываются цифры, обрисовываются финансовые результаты и создаются бюджеты, прогнозы и планы, используемые для принятия важных бизнес-решений.

Значение Excel в бухгалтерском учете невозможно переоценить.

Пример: отслеживание коммерческих расходов

Excel включает шаблоны отслеживания расходов. Фактически, шаблон отчета о расходах с категориями для конкретных расходов, связанных с бизнесом, является одним из наиболее часто используемых.

Данные организованы в столбцы с заголовками или метками, которые можно сортировать или удалять, если они больше не имеют отношения к бизнесу пользователя. Шаблон разработан, чтобы быть удобным для пользователя, позволяя пользователю манипулировать и визуализировать сложные данные.

Если вы уже знаете Excel и теперь хотите приобрести продвинутые навыки, настоятельно рекомендуется пройти этот курс Unmudl от SUNY Broome для Advanced Microsoft Excel.

Связанный: 10 лучших способов улучшить навыки работы с Microsoft Excel

Маркетинг

В то время как специалисты по маркетингу и продуктам полагаются на свои финансовые группы для финансового анализа, использование электронных таблиц для списка клиентов и целей продаж может помочь вам управлять своим отделом продаж и планировать будущие маркетинговые стратегии на основе прошлых результатов.

С помощью быстрого перетаскивания пользователи могут быстро и легко суммировать данные о клиентах и ​​продажах по категориям, используя сводную таблицу.

Пример: управление информацией о продукте с помощью Excel

Платформа, на которой создан ваш веб-сайт, является одним из основных препятствий для предоставления полной и точной информации о продукте. WordPress, Magento и многие другие платформы не предназначены для обработки больших объемов данных на сервере. Здесь на помощь приходит Excel.

Почти каждый веб-сайт позволяет экспортировать и импортировать данные в форматах CSV и XLSX. Вы получаете полный контроль над своими данными после их экспорта и импорта в Excel.

Вы можете детализировать свои данные и оптимизировать информацию о своих продуктах, используя различные функции Excel для стимулирования роста электронной коммерции. После внесения изменений просто импортируйте лист в админку своего веб-сайта и наблюдайте за стремительным ростом продаж.

Продажи

Само собой разумеется, что вам необходимо увеличить свои доходы, чтобы развивать свой бизнес. Один из наиболее эффективных способов добиться этого — изучить тенденции и закономерности в ваших данных о продажах.

Этот тип анализа может дать вам ценную информацию о том, как увеличить прибыль и объем продаж. Не беспокойтесь о том, что у вас нет необходимых инструментов или обучения — Microsoft Excel упрощает манипулирование и визуализацию данных для проведения полезного и наглядного анализа продаж. Excel Analytics визуализирует и сообщает данные в упрощенном и удобном для пользователей формате.

Пример: тепловая карта в Excel

Когда перед вами большая таблица чисел, может быть трудно сосредоточиться на наиболее важных цифрах. Использование условного форматирования для создания тепловых карт — это один из способов сделать большие объемы необработанных данных более понятными.

Просто выберите данные, откройте меню условного форматирования и используйте цветовые шкалы, чтобы назначить разные цвета различным диапазонам значений в ваших данных. Это автоматически выделяет максимумы и минимумы, помогая вам быстро реагировать на положительные и отрицательные тенденции в продажах.

Управление персоналом

Excel — фантастический инструмент для менеджеров по персоналу. Человеческие ресурсы — это широкая область с разнообразным набором обязанностей. У людей, которые работают в отделе кадров, много забот. Их повседневные обязанности могут варьироваться от поиска талантов до обучения и координации программ поощрения компании.

Имея так много всего, менеджерам по персоналу крайне важно оставаться организованными. Excel может быть очень полезен в этом процессе. Это может предоставить специалистам по персоналу надежный способ организации графиков работы сотрудников, отслеживания времени отпуска и многого другого.

Пример: Отслеживание посещаемости сотрудников

Легко отслеживать приход и уход сотрудников из вашего офиса, если в нем всего 5 или 15 сотрудников. А если вы работаете на промышленном предприятии, где работает 5 или 15 тысяч человек?

Большинство машин учета рабочего времени и посещаемости, которые в настоящее время используются для регистрации прихода и ухода сотрудников, могут удобно импортировать данные в форматах CSV и XLSX.

Например, с помощью Excel вы можете не только отслеживать, кто и на сколько опоздал, но и затем связать эти данные со своей платежной ведомостью, корректируя и отчисляя зарплату опоздавших за этот месяц или рассчитывая надбавки за сверхурочную работу. Все делается одним нажатием кнопки!

Фото Тимы Мирошниченко с Pexels

Цепочка поставок

Большинство предприятий в значительной степени полагаются на поставщиков, чтобы обеспечить бесперебойную работу своих операций. В результате управление цепочками поставок стало важнейшей бизнес-функцией, в которой MS Excel преуспевает.

Excel идеально подходит для управления цепочками поставок, поскольку позволяет хранить огромные объемы табличных данных, например, из системы складского учета. Менеджеры по цепочке поставок могут использовать Excel для отслеживания уровней запасов различных товаров, устанавливать оповещения, когда запасы определенного товара заканчиваются и его необходимо повторно заказать, или даже отслеживать сроки годности скоропортящихся товаров.

Пример: использование штрих-кодов в Excel

Excel является отличной альтернативой заказному и дорогому программному обеспечению для управления цепочками поставок и управления запасами благодаря своей универсальности и способности хранить тысячи ячеек данных.

Электронные таблицы управления запасами могут быть как простыми, так и сложными, в зависимости от потребностей вашего бизнеса. Включение сканирования штрих-кода в ваш документ — отличный пример расширения на простом листе.

Подключение электронной таблицы к сканеру штрих-кода позволит вам быстро обрабатывать товары, отслеживать накладные о доставке и покупке, а также точно определять заказы по мере их поступления.

Другие примеры, когда Excel может дать вашей организации преимущество

Excel могут использовать люди любого уровня квалификации. От новичков, ведущих личные журналы здоровья, до профессионалов, создающих листы CRM, каждый может найти что-то в Excel.

Общественный колледж Washtenaw предлагает улучшить свои навыки работы с Excel на каждом уровне с помощью соответствующего курса:

1. Начальный уровень: Excel Essentials для аналитиков данных
2. Уровень Intermediate: Excel Core для аналитиков данных
3. Уровень Intermediate: Excel Intermediate для аналитиков данных
4. Уровень Advanced: Excel и XML для аналитиков данных
5. Уровень Advanced: Excel Expert для аналитиков данных

Составление списков рассылки и контактов

Приложения Excel выходят далеко за рамки обработки чисел; это также отличный способ хранить и поддерживать контактную информацию для потенциальных клиентов и клиентов. У него есть ресурсы для управления и сортировки огромных объемов данных этого типа для различных проектов, рекламных акций или информационно-пропагандистских мероприятий.

Если вы хотите запустить персонализированную кампанию массовой рассылки по электронной почте, вы можете использовать функцию Excel, называемую Mail Merge, чтобы адаптировать массовые рассылки к конкретным контактам, которые вы указали в электронной таблице.

Визуализации

Визуализации данных позволяют сообщать результаты любого проведенного анализа данных в краткой, доступной и убедительной форме. Потенциальным инвесторам, руководству или коллегам будет легче понять ваши данные, если вы покажете им круговую диаграмму или гистограмму, а не большой лист чисел.

Excel включает множество опций визуализации, позволяющих сделать кажущиеся непонятными страницы необработанных данных визуально привлекательными и простыми для понимания.

Контрольные списки и списки задач

Это самые простые и простые приложения Excel, но это не значит, что они бесполезны или не заслуживают упоминания.

Excel можно использовать для отслеживания хода выполнения различных проектов, составления списка и подробного описания конкретных сделок, а также отслеживания отдельных задач, которые необходимо выполнять ежедневно.

Почему Excel важен для личного использования: личный журнал здоровья

Excel полезен не только на работе. Многие люди, такие как я, используют его в своей повседневной жизни. Я использую его, чтобы следить за своим ежедневным потреблением калорий и сожженными калориями.

Например, мои умные часы могут легко преобразовывать данные о моих перемещениях (шаги, которые я прошел каждый день) в табличную форму, которую может использовать Excel. Я также использую его, чтобы отслеживать свои тренировки в тренажерном зале. Какие тренировки я делал и сколько повторений.

В конце месяца я использую инструменты визуализации, чтобы увидеть, есть ли у меня прогресс и какие у меня слабые места.

Новичок в Excel?

Этот быстрый бесплатный курс в Unmudl поможет вам начать работу с Excel. После курса вы сможете:

• Объяснить, как использовать сводные таблицы и сводные диаграммы для анализа бизнес-данных.
• Определите, какие ситуации в бизнес-моделировании выигрывают от функции Vlookup.
• Сравните инструменты бизнес-аналитики Excel.

Заключительные мысли

Excel не исчезнет, ​​и компании будут продолжать полагаться на него как на основной инструмент для широкого спектра функций и приложений, от ИТ-проектов до корпоративных пикников.

Рабочие знания Excel необходимы большинству офисных специалистов сегодня, а более сильные навыки работы с Excel могут открыть возможности для продвижения по службе и лидерства. Excel — мощный инструмент, но он не может работать сам по себе.

Чтобы обеспечить наилучшие результаты для своей компании, опытный пользователь компьютера должен использовать все преимущества Excel. В этой статье мы показали вам, как это сделать, и мы надеемся, что она поможет вам переосмыслить ценность, которую Excel может добавить к вашей работе или бизнесу

Как использовать Microsoft Excel как аналитик данных

Содержание

• Познакомьтесь с нашим экспертом: Стефани Джонс
• Что такое Excel?
• Плюсы и минусы Excel в анализе данных
• Наиболее важные функции Excel для анализа данных
• Задания данных, использующие Excel
• Можете ли вы выучить Excel на учебном курсе по аналитике данных?
• Будущее Excel

С 1987 года Microsoft Excel используется практически в каждом офисе сотрудниками с различными должностями. Но как сегодня Excel используется для анализа данных и можно ли его изучить на буткемпе? Преподаватель Thinkful Data Analytics Стефани Джонс объясняет плюсы и минусы использования Excel для анализа данных, лучшие функции Excel, которые должен знать каждый аналитик данных, и любимые бесплатные ресурсы (и наборы данных) Стефани для начала изучения Excel!

Познакомьтесь с нашим экспертом: Стефани Джонс

• Стефани получила степень бакалавра математики в Денверском университете и степень магистра статистики в Университете Южной Каролины.

• Стефани также имеет большой реальный опыт работы с данными, работая аналитиком по доходам и науке о данных, а также консультантом в компании по обработке естественного языка, которая сосредоточилась на решениях искусственного интеллекта. Стефани также помогла разработать учебную программу по статистике для Университета Южной Каролины!

• Ее страсть к обучению взрослых людей, меняющих профессию, привела Стефани к тому, чтобы стать инструктором в Thinkful, где ей нравится индивидуальный аспект программы и персональные инструкции: «Я была в восторге от возможности окунуться в мир буткемпа, потому что это пространство для обучения взрослых, которое подходит для всех типов обучения», — говорит Стефани. «Мы поддерживаем тех, кто испытывает страх перед экзаменами или сталкивается с жизненными ситуациями, которые не позволяют им выполнять домашнее задание каждый день. Мне это нравится, и именно поэтому я выбрал Thinkful».

Что такое Excel?

Excel — программа для работы с электронными таблицами. Excel — это удобное программное обеспечение, понятное и знакомое, и ключевой частью Excel является то, как его можно использовать для специального анализа. Многие люди знакомы с Excel, и именно в этом уровне комфорта проистекает большая часть его возможностей.

Как аналитики данных используют Excel?

Аналитики данных используют Excel почти так же, как вы можете использовать приложение-калькулятор на своем iPhone. Если вы не уверены, что происходит с набором данных, помещение его в Excel может внести ясность в проект.

Однако вам не обязательно быть аналитиком данных, чтобы начать использовать Excel. Если вы можете печатать и нажимать Enter, вы можете начать использовать Excel. В этом и прелесть — вы можете заниматься самостоятельно и продолжать учиться. А с Thinkful у вас есть кто-то вроде меня, кто поможет вам, когда вы застряли!

Какие типы данных можно вводить в электронную таблицу Excel?

Все думают о финансовых данных с помощью Excel, но он может применяться к любым отраслевым данным — я даже работал над делами об одобрении FDA и наборами данных по персоналу! Все типы данных подходят!

Единственным исключением может быть размер наборов данных. Для Excel лучше всего подходят наборы данных малого и среднего размера. Если набор данных становится слишком большим, это становится громоздким в Excel. Аналитики данных часто проверяют базовые данные с помощью Excel, прежде чем использовать более тяжелое приложение, такое как Python или SQL.

Приведите пример задачи, которую аналитик данных может решить с помощью Excel!

Менеджер по расписанию может использовать Excel для записи графиков своих сотрудников. Когда Джо, ваш сотрудник, жалуется на то, что его записывают по пятницам после обеда, вы можете сесть вместе с Джо и разбить данные, чтобы увидеть, не слишком ли он занят в расписании. Используя набор данных, вы можете предложить ему прямой ответ без каких-либо эмоций. Это лучшая часть анализа данных! В конце вы получаете окончательный ответ, который логичен и его невозможно отрицать.

Плюсы и минусы Excel в анализе данных

Каковы плюсы и минусы использования Excel для анализа данных?

Excel является мощным, потому что он быстрый и простой в использовании, но недостатком является то, что он не масштабируется. По мере того, как размеры данных становятся больше, мы достигаем пределов в нашей записной книжке и ограничениях по времени на нашем компьютере. Excel также не имеет возможности автоматизировать процессы.

Существуют ли альтернативы Excel?

Google Таблицы — бесплатная альтернатива Excel. Аспект совместной работы в Google Sheets великолепен, но он также затрудняет защиту ваших данных от других частей компании. Это потрясающее программное обеспечение, но Google Sheets не так продвинуты, как Excel, и я сомневаюсь, что они когда-нибудь догонят его. Excel постоянно совершенствуется и расширяется.

Как бизнес-аналитик я обычно делюсь данными с Tableau или Excel. Однако, если бы мне нужно было, чтобы кто-то из моей команды что-то изменил, я бы никогда не поделился информацией с Tableau. Мне было бы удобно делиться только с Excel, потому что я знаю, что моей команде будет удобно работать с ним.

Наиболее важные функции Excel для анализа данных

Любая функция, которая может разбивать данные, полезна для аналитиков данных. Мы часто слышим о функции Excel VLOOKUP, которая фактически была заменена XLOOKUP в новейшей версии Excel. В Thinkful мы обучаем студентов всем трем важным функциям Excel, а также индексному сопоставлению, которое немного сложнее освоить, но которое обеспечивает более надежное решение. Другие функции Excel для разбивки данных включают сводные таблицы, ВПР, сортировку и фильтрацию.

СВОДНЫЕ ТАБЛИЦЫ

Сводные таблицы — это способ агрегирования данных для просмотра небольших подмножеств без использования ручных фильтров. Без него вы бы использовали ручные фильтры для каждого столбца, проверяли, работают ли они, а затем использовали функции [СУММ]. Все это создано для вас с помощью сводной таблицы и сводной диаграммы. Самое приятное то, что сводные таблицы можно быстро и легко изменить. Если вы находитесь на совещании и кто-то хочет увидеть данные за 2019 год вместо данных за 2020 год, всего одним щелчком мыши вы можете изменить фильтр, и все ваши визуализации и сводные диаграммы изменятся.

ВПР

ВПР — самая популярная функция в Excel для объединения двух наборов данных. Например, если у вас есть номера сотрудников в одной таблице и имена в отдельной таблице, но вы хотите свести их вместе, ВПР может помочь вам в этом. Функция ВПР более доступна и логична для использования при поиске небольшого фрагмента информации в наборе данных. Если у вас большой набор данных, вам следует использовать альтернативные методы, такие как XLOOKUP или Index Match. К сожалению, Index Match сложно освоить самостоятельно. Напротив, функция ВПР имеет множество подробных учебных пособий, которые можно найти в Интернете, поэтому вы можете легко обучиться самостоятельно.

XLOOKUP

XLOOKUP появился в начале 2020 года и был создан как решение проблем VLOOKUP и Index Match. XLOOKUP не работает с предыдущими версиями Excel, но он работает быстрее и удобнее для пользователя. Со временем она станет отраслевым стандартом, но, поскольку у многих людей есть старые версии Excel, изучение функции ВПР по-прежнему важно.

Что такое пакет инструментов анализа в Excel?

Пакет инструментов анализа — это бесплатное дополнение к функции Excel, предназначенное для пользователей среднего уровня. Это позволяет пользователям выполнять различные статистические тесты в своей записной книжке Excel. С пакетом инструментов анализа вам не нужно знать базовые функции для стандартного отклонения. Вы можете запустить его один раз, и он выдаст всю эту статистику сразу.

Работа с данными, использующая Excel

Любая должность со словом «аналитик» в конце требует Excel! Сюда входят аналитик данных, бизнес-аналитик, аналитик бизнес-операций и аналитик отчетности.

Какие типы проектов ваши учащиеся Thinkful создали с помощью Excel?

Для одного из наших проектов студенты могут использовать набор данных с ценами на жилье для определенного района. Мы только что закончили наш раздел «Таблица», где студенты учились создавать географические тепловые карты, когда вы заполняете части карты в зависимости от частоты или количества. Одна из моих учениц хотела научиться использовать Power Maps в Excel, и вместе мы придумали, как это настроить.

Сможете ли вы выучить Excel на курсах по аналитике данных?

Поскольку вы выбрали традиционный путь к данным, как вы думаете, возможно ли изучить аналитику данных на буткемпе?

Учебные курсы — лучший способ научиться анализировать данные. Я прошел дорогой и долгий образовательный путь, но мои выпускники Thinkful так же квалифицированы, как и я, когда дело доходит до анализа данных! В конце концов, речь идет о навыках, ориентированных на результат. Thinkful охватывает теорию в достаточной степени, чтобы ее можно было использовать, но не заставляет студентов запоминать формулы, как это приходилось делать мне в университете. Учащиеся узнают, где найти информацию и как использовать ресурсы, которые у них будут на работе, например, ресурсы Thinkful на панели инструментов (к которым у них будет доступ навсегда). Мне пришлось освоить эти навыки на работе, когда мой босс дышал мне в затылок, а коллега выполнял другую половину проекта. Это было стрессом, заставило меня почувствовать себя самозванкой и породило неуверенность в себе. Напротив, студенты Thinkful получают практический опыт работы на протяжении всего учебного лагеря. Им может быть удобно задавать вопросы и находить решения в позитивной обстановке. В Thinkful на студентов оказывается давление, чтобы они проходили материал, но никогда не учились чему-либо самостоятельно. Я говорю своим ученикам, что бороться более 20 минут — это не очень хорошее использование их времени. Им нужно обратиться за помощью.

Как учебный курс Thinkful по аналитике данных включает Excel в учебную программу?

Excel изучается на протяжении всей учебной программы по анализу данных. Любой навык, который мы создаем, мы сначала создаем в Excel, а затем обсуждаем другие функции и способы доступа к данным вне Excel. Мы всегда связываем это обратно. Например, я преподаю раздел Python в учебной программе. Как только мы доходим до раздела Pandas, я спрашиваю студентов, как выглядит фрейм данных Pandas. Ответ таков: это электронная таблица, а это значит, что мы снова вернулись к Excel! Все подключается обратно к Excel из-за уровня комфорта. Это не означает, что это самый простой, лучший или масштабируемый способ, но это хорошее место для начала.

Можете ли вы сами научиться Excel?

Excel имеет официальную и неофициальную документацию, а также учебные пособия в Интернете. Excel и информация о программном обеспечении настолько вездесущи, потому что они существуют так давно. Очень легко найти ответ на все, что вы хотите сделать в Excel, потому что всегда есть кто-то, кто сделал это раньше и задокументировал это.

Какие ресурсы вы порекомендуете новичкам в Excel?

• Посетите страницу поддержки Microsoft Excel для получения отличной документации.

• Thinkful предлагает подготовительный курс по анализу данных, который наши студенты могут пройти до начала учебного лагеря. Он полностью готовит учащегося к началу иммерсивной программы Data Analytics. Когда студент не проходит бесплатную подготовительную работу, он задает много вопросов, которые объясняет предварительная работа, и это замедляет занятие.

• Если вам нужны данные, отправляйтесь на Kaggle. Вы также можете просматривать там проекты других людей!

Чтобы попрактиковаться в Excel, вам нужны данные! Где вы рекомендуете найти образцы данных Excel?

• У Data.gov есть масса наборов данных, с которыми можно поиграть.

• Как статистик я рекомендую Нейта Сильвера FiveThirtyEight, который публикует свои наборы данных и часть кода. Вы можете прочитать статью, а затем просмотреть набор данных и код, чтобы запустить его самостоятельно. Это полезно, если вы хотите изучить некоторые методы, которые они используют.

• Лучшее место для поиска данных — повседневная жизнь, например финансы, выписки по кредитным картам и рабочие графики. В вашей домашней и рабочей жизни есть знакомые и удобные данные для работы, поэтому вы быстро узнаете, если что-то в вашем наборе данных не верно!

Будущее Excel

Microsoft Excel существует очень давно.