Формула и эксель: Функция И — Служба поддержки Майкрософт

Содержание

В чем разница между формулой и функцией в Excel?

Excel Это одно из самых популярных приложений в мире, чрезвычайно практичное как для профессионального, так и для личного использования. Простой, но мощный инструмент для простой и быстрой обработки огромных объемов данных. По логике вещей, чтобы добиться наилучших результатов от этого инструмента, необходимо хорошо его знать. Это позволит нам, например, узнать, что разница между формулой и функцией в excelВ частности.

И это то, что, без сомнения, одной из сильных сторон этой программы является тот факт, что она позволяет нам создавать формулы, с помощью которых можно одновременно обрабатывать множество данных и получать всевозможные результаты. Это особенно важно в компаниях, даже если это малые предприятия, когда речь идет об управлении запасами, коммерческими контрактами, счетами-фактурами или платежной ведомостью сотрудников. Формулы и расчеты Excel помогают нам ускорить работу.

Чтобы хорошо понимать, что такое разница между формулой и функцией в excelПервое, что нужно уяснить, это то, что оба понятия тесно связаны. Настолько, что можно сказать, что они практически одинаковы. Функции представляют собой предопределенные формулы, интегрированные в программу, и называются так, потому что их можно интерпретировать как часть функций или «сервисов», которые Excel предлагает нам для экономии времени.

Из вышеизложенного можно сделать вывод, что название «формула» должно применяться к остальным формулам, то есть к тем, которые не являются предопределенными, а создаются пользователями в соответствии с их предпочтениями и потребностями в любое время. Разница тонкая, но важная.

Индекс

  • 1 Что такое формула Excel?
  • 2 Наиболее часто используемые функции Excel
    • 2.1 Поиск и ссылка
    • 2.2 Текст
    • 2.3 база данных
    • 2.4 Математика
    • 2. 5 финансовые функции
    • 2.6 Статистика

Что такое формула Excel?

Формула Excel — это не что иное, как код символов и цифр, который вводится в ячейку. Каждый из этих символов имеет значение и функцию. И все вместе координировать выполнить определенный расчет результат которого отразится на самой ячейке.

Все формулы Excel должны начинаться с символа равенства (=). Синтаксис важен. Все должно быть написано в нужном порядке. За символом «=» должна следовать функция или вычисление, которое вы хотите выполнить, а также ячейки, для которых вы хотите выполнить вычисление. Мы иллюстрируем это с простой пример:

Здесь функция «Сумма» использовалась для вычисления суммы значений трех ячеек (B4, C4 и D4), чтобы результат появился в ячейке E4. На первый взгляд мы видим, что сумма 200 + 300 + 300 даст нам результат 800. В этом случае мы должны перейти в ячейку результата и написать следующее:

= СУММ (B4: D4)

На самом деле, поскольку это функция по умолчанию, вам не нужно будет писать SUM, просто выберите функцию на панели инструментов. Чтобы выбрать ячейки, содержащие значения для добавления (известные как «аргументы»), мы можем использовать мышь. После этого нам просто нужно нажать Enter или подтвердить формулу, чтобы она была применена.

На первый взгляд может показаться ненужным использование формулы для такой простой операции, однако ее использование невероятно практично, когда нам приходится иметь дело с очень длинными электронными таблицами и сотнями, а может быть, и тысячами ячеек, к которым нужно применять вычисления. более сложный.

Наиболее часто используемые функции Excel

Далее список наиболее часто используемых функций Excel, упорядоченный по категориям. Они не все, хотя самые важные из них. В верхнем регистре текст, который идет сразу после знака «=» и перед аргументами:

Поиск и ссылка

  • ПОИСК: Поиск значений диапазона столбца или строки.
  • HLOOKUP: поиск в первой строке таблицы или массива значений.
  • ВПР: поиск значения в первом столбце слева от таблицы.
  • COLUMN: Это дает нам номер столбца ссылки.
  • ВЫБОР: Выберите значение из списка на основе порядкового номера.
  • ROW: возвращает номер строки ссылки.
  • ГИПЕРССЫЛКА: Создайте ярлык для документа, хранящегося на жестком диске или в Интернете.
  • ТРАНСП: возвращает диапазон ячеек по вертикали как диапазон по горизонтали и наоборот.

Текст

  • СЦЕПИТЬ: объединяет несколько текстовых элементов в один.
  • НАЙТИ: возвращает начальную позицию текстовой строки.
  • ПРОСТРАНСТВА. Удаляет все пробелы из текста, кроме пробелов между словами.
  • ПРОПИСНОЙ: Преобразует текстовую строку в верхний регистр.
  • НИЖНИЙ: изменяет все буквы с одной на строчные.
  • ВАЛЮТА: Изменяет число в тексте в денежном формате.
  • ЗНАЧЕНИЕ: изменяет текстовый аргумент, представляющий число, на вещественное число.

база данных

  • BDDESVEST: вычисляет стандартное отклонение базы данных.
  • BDEXTRAER: извлекает из базы данных одну запись, соответствующую заданным условиям.
  • DPRODUCT: умножает значения в столбце, соответствующие заданным условиям.
  • СРЕДНЯЯ: вычисляет среднее значение значений в столбце, списке или базе при заданных условиях.

Математика

  • ЧАСТНОЕ: вычисляет целую часть деления.
  • КОМБИНАЦИИ: Показывает количество комбинаций с повторением определенного количества элементов.
  • INTEGER: округляет число до ближайшего меньшего целого числа.
  • EXP: вычисляет число, возведенное в определенную степень.
  • LN: вычисляет натуральный логарифм числа.
  • LOG: вычисляет логарифм числа по указанному основанию.
  • НОД: вычислить наибольший общий множитель.
  • LCM: вычислить наименьшее общее кратное.
  • NUMERO.ARABE: изменяет римские цифры на арабские.
  • ROMAN.NUMBER: В противном случае замените арабские цифры на римские (в текстовом формате).
  • ПРОИЗВЕД: умножает все числа, указанные в качестве аргументов.
  • КОРЕНЬ: вычисляет квадратный корень числа.
  • СУММ: складывает все числа в диапазоне ячеек (это функция, которую мы видели в примере).

финансовые функции

  • AMORTIZ.LIN: Рассчитывает амортизацию каждого отчетного периода.
  • AMORTIZ.PROGRE: Рассчитывает амортизацию за каждый отчетный период с использованием определенного коэффициента амортизации.
  • INT.ACCUM: вычисляет накопленный процент по ценной бумаге, по которой выплачиваются периодические проценты.
  • INT.ACC.V: вычисляет проценты, полученные по ценным бумагам, по которым выплачиваются проценты в конце срока.
  • EFFECTIVE INT: вычисляет эффективную годовую процентную ставку.
  • ДОХОД: вычисляет доходность ценной бумаги, по которой периодически начисляются проценты.
  • НОМИНАЛЬНАЯ СТАВКА: Расчет годовой номинальной процентной ставки.
  • IRR: рассчитывает внутреннюю норму доходности инвестиций.

Статистика

  • СТАНДОТКЛОН.М: вычисляет стандартное отклонение данного образца.
  • ЛИНЕЙН: вычисляет статистику, описывающую линейный тренд, совпадающий с известными точками данных.
  • LOGST.: вычисляет статистику, описывающую экспоненциальную кривую, совпадающую с известными точками данных.
  • ЧАСТОТА: вычисляет частоту, с которой значение встречается в диапазоне.
  • BoundedMean: вычисляет среднее значение внутренней части набора значений данных.
  • МЕДИАНА: вычисляет медиану или среднее число набора чисел.
  • MODE.ONE: вычисляет наиболее частое или повторяющееся значение диапазона данных.
  • СРЗНАЧ: вычисляет среднее (среднее арифметическое) аргументов.

Как понять формулы Excel шаг за шагом

Понимание формул может быть сложным, когда наши таблицы данных становятся сложными. К счастью, в Excel есть несколько функций аудита формул, которые помогают нам лучше понять их.

В этой статье мы рассмотрим, как функция оценки помогает понять сложные формулы, разбивая их на этапы, и как другие функции аудита упрощают процесс.

Как функции аудита формул помогают лучше понять формулы?

Ниже приведены некоторые преимущества использования функций аудита для лучшего понимания формул:

  1. Они полезны при оценке формул, используемых в предварительно рассчитанных таблицах, созданных другими.
  2. Они облегчают поиск и удаление ошибок как в формулах, так и в ячейках, от которых зависит выполнение формулы.

Как работает функция оценки?

Вот несколько моментов, о которых следует помнить при использовании функции оценки в Excel:

  1. Подчеркивает часть формулы, которая будет оцениваться на следующем шаге.
  2. Каждый раз, когда вы нажимаете Оценить , процесс оценки переходит к следующему шагу путем вычисления результатов предыдущей оценки.
  3. Если вы хотите увидеть, к какой ячейке(ям) относится объект в подчеркнутой части, нажмите Шаг В .
  4. Нажатие Step Out вернет вас к процессу оценки.

Можно остановить процесс оценки, нажав Закрыть , но вы не можете пропустить какие-либо шаги, связанные с процессом оценки.

Чтобы лучше понять это, давайте применим его к набору данных.

Как использовать функцию «Оценить формулу» для пошагового понимания формул

В качестве примера рассмотрим следующую ситуацию, когда право на получение бонуса было рассчитано с использованием вложенной формулы.

Чтобы увидеть, как Excel реализовал эту формулу, перейдите в ячейку, где была реализована формула, щелкните значок Формулы и щелкните Вычислить формулу на ленте.

Продолжайте нажимать кнопку Оценить , пока оценка не достигнет окончательного результата.

Ниже приведен список всех этапов процесса.

Чем сложнее формула, тем больше шагов в процессе оценки. Однако каждый шаг выполняется отдельно, как показано здесь.

Однако, как и любая формула или функция в Excel, функция оценки также имеет некоторые ограничения. Чтобы узнать больше об этих ограничениях, посетите раздел примечаний на странице поддержки Microsoft. Если какие-либо из этих ограничений мешают вам выполнять свою работу, всегда доступна возможность перехода на альтернативы Excel.

Другие функции аудита для лучшего понимания формул

Помимо функции оценки, несколько других функций аудита помогают лучше понять и проанализировать формулу. Вот некоторые из них:

1. Прецеденты трассировки

Прецеденты трассировки — это функция аудита формул, которая рисует стрелки, указывающие на все ячейки, от которых зависит окончательный вывод выбранной ячейки.

В приведенном выше примере ячейка . Конечный результат D2 зависит от ячеек 9.0024 B2 и C2 . Как только вы выберете нужную ячейку и нажмете опцию Trace Precedents , Excel нарисует стрелки, указывающие на ячейки B2 и C2 .

Таким образом, при работе со сложными наборами данных с множеством формул можно быстро проверить зависимости всех формул и отфильтровать ячейки, чтобы внести необходимые изменения.

2. Зависимые от трассировки

Зависимые от трассировки действия противоположны прецедентам трассировки в Excel. Он быстро показывает, какие формулы или ячейки будут затронуты, если вы измените значения в выбранных ячейках.

Таким образом, эта функция также полезна при изменении значений в наборе данных путем отслеживания стрелок, чтобы не нарушить уже существующие формулы.

Как показано в примере выше, изменение значений в ячейке C2 изменит вывод формулы в ячейке D2 .

Следовательно, полезно проследить их зависимости и прецеденты, чтобы лучше понять или оценить формулы и их зависимости. После того, как вы проанализировали формулу, нажмите Remove Arrows для удаления следов.

3. Показать формулу

Другая функция, Показать формулу, отображает формулы в каждой ячейке, а не выходные значения. Таким образом, если в электронной таблице разбросано много формул, вы можете быстро просмотреть каждую из них для быстрого понимания.

4. Проверка ошибок

С помощью проверки ошибок можно быстро определить тип ошибок в формуле. Он показывает вам точную ошибку, тип ошибки и краткое описание, которое поможет вам лучше понять ее. Таким образом, вы можете быстро выявить ошибки и отладить их всего за несколько кликов.

Кроме того, эта функция помогает находить ошибки в сложных формулах, которые иначе было бы трудно найти. Кроме того, это помогает, когда формулы, выполняемые в одних ячейках, не генерируют выходные данные в других.

Ограничения функций аудита формул

Одним из существенных ограничений всех четырех функций аудита формул является то, что они работают только на одном листе. Хотя зависимости трассировки и прецеденты показывают, что формула зависит от ячеек на другом листе, она не может найти их, как на том же листе.

Поэтому, если вы хотите проверить зависимость ячеек в одном листе или книге со значениями в других листах или книгах, они мало чем помогут, и вам придется искать их вручную.

Контрольное окно, еще одна функция аудита в Excel, позволяет вам перепроверять информацию на разных листах без повторного переключения листов. Давайте посмотрим, как это поможет вам в понимании формул.

Как использовать функцию Watch Window для лучшего понимания формул

Окно просмотра действует как небольшое окно, содержащее добавленную вами информацию, и остается видимым при смене листов в одной и той же книге. Вы можете использовать его для анализа зависимости формул на одном листе Excel, изменяя значения на другом листе и наблюдая за эффектом, не переключаясь между листами.

Давайте применим его к набору данных, чтобы прояснить суть. Ниже вы можете видеть, что формула в ячейке F3 зависит от ячейки на листе 2. Поскольку она показывает ошибку, давайте лучше проанализируем формулу, создав окно наблюдения.

  1. Выберите ячейку F3 и нажмите Окно просмотра .
  2. Перейти к Лист 2 .
  3. Вы можете исправить ошибку на листе 2, используя функцию Проверка ошибок .
  4. Введите новое значение в ячейку B4 на листе 2.
  5. Нажмите Введите .

Вышеуказанные действия изменят данные на листе 1, которые можно просмотреть в окне Watch Window, не переключаясь на лист 1.

Таким образом, при анализе сложных формул с множеством зависимостей на нескольких листах можно создавать многочисленные окна Watch , измените значения на разных листах и ​​посмотрите, как это повлияет на ваши формулы. Следовательно, функция окна просмотра упрощает нам анализ формулы.

Функции Excel помогают нам лучше понимать формулы, но вы также должны лучше организовывать свои электронные таблицы, чтобы в них было легче ориентироваться.

Используйте функции аудита формул для лучшего понимания формул

Функции аудита формул пригодятся, когда вы будете анализировать и понимать формулы в своих электронных таблицах. Используйте их по своему усмотрению, чтобы упростить работу с электронными таблицами.

В Excel есть много дополнительных функций, упрощающих управление данными, таких как функции аудита формул, помогающие лучше понимать формулы. К ним относятся нечеткое сопоставление, импорт статистики с веб-сайтов, удаление дубликатов и т. д.

Руководство по созданию ссылок на другие файлы Excel с формулами и функциями

Ваше руководство по созданию формул и функций для разных книг. Сюда входит обзор потенциальных ошибок и проблем, в том числе связанных со ссылками на закрытые книги, скоростью вычислений и отключенными ссылками.

В Excel можно использовать формулы и функции для ссылки на данные, хранящиеся в другой книге Excel. Это создает связи между файлами, которые можно обновлять, и позволяет консолидировать данные между книгами без фактического импорта данных.

Разделы:

Шаги по ссылке данных в отдельной рабочей книге (файл Excel)

Работа с Formula Formula

Скоро I Закрытие или повторное открытие книги Excel

Внешние ссылки и скорость

Примечания

Шаги для ссылки на данные в отдельной книге (файл Excel)

  1. Убедитесь, что обе книги Excel открыты одновременно.
  2. Перейдите в книгу, в которую вы хотите ссылаться или «импортировать» данные, и выберите ячейку, в которую вы хотите поместить формулу.
  3. Начните вводить формулу или функцию.

    Как только вы дойдете до аргументов функции, где вы будете ссылаться на ячейку, переходите к следующему шагу.

  4. Не вводя ничего, перейдите к другой книге, содержащей данные, на которые вы хотите сослаться.

    Как только вы это сделаете, вы увидите, что функция, которую вы начали вводить на другом рабочем листе, появится в строке формул для этого рабочего листа, прямо над столбцом B в этом примере.

  5. Когда вы просматриваете другой файл Excel, выберите данные, на которые вы хотите сослаться в функции, как если бы данные находились в том же месте, что и функция.
  6. Если вам нужно ввести дополнительные аргументы в формулу/функцию, просто введите запятую, чтобы закончить текущий аргумент, а затем введите данные, необходимые для других аргументов, не покидая текущего экрана.
    Если для формулы или функции больше ничего вводить не нужно, перейдите к шагу 7.
  7. Нажмите Enter, когда закончите создание формулы или функции, и вы вернетесь в исходное место. Не переходите сначала к исходному местоположению, а затем нажимайте Enter, иначе ссылка на другой файл будет испорчена.

Как только вы это сделаете, у вас будет формула или функция в Excel, которая будет работать именно так, как вы ожидаете, с некоторыми дополнительными замечаниями, как описано ниже.

Сама формула также будет выглядеть немного странно, и я объясню это ниже.

Работа с кросс-книжной формулой

Эта новая формула сначала может показаться странной, и вот она:

 =СУММ('[Ссылка на другие файлы Excel из формул и функций 2.xlsx]Лист1'!$B $3:$B$6)

Ссылка на другие файлы Excel из формул и функций 2.xlsx

Эта часть сообщает формуле, в каком файле находятся данные.

Sheet1

Эта часть сообщает формулу, на каком листе находятся данные, конечно, в другом файле.

$B$3:$B$6

Эта часть сообщает формуле, какую ссылку на ячейку или диапазон использовать из другого места.

Ускорение ввода формул с помощью формул для разных книг

Формулы для разных книг работают почти так же, как и обычные формулы, за исключением того, что они содержат дополнительный текст, сообщающий Excel, где именно находятся данные.

Вы можете использовать дескриптор быстрого заполнения, чтобы скопировать приведенную выше формулу в новые ячейки, чтобы быстро суммировать данные за оставшиеся месяцы без повторного ввода формул для каждого из них.

Во-первых, нам нужно изменить ссылки на ячейки с абсолютных $B$3:$B$6 на относительные B3:B6 . Вы удаляете знаки доллара, и это позволяет изменять ссылки на ячейки при копировании формулы на листе.

Затем используйте дескриптор быстрого заполнения, чтобы скопировать формулу вправо:

И вот:

Если вы не замените абсолютные ссылки на относительные, новые формулы будут точно такими же. такой же, как исходный в ячейке B4. Если вы этого не понимаете, просто выполните последние пару шагов, чтобы скопировать формулу, оставив знак доллара перед ссылками на ячейки, и вы поймете, что я имею в виду.

Ссылки отключены. Важное примечание

При первом закрытии и открытии книги, в которой формулы используются для ссылки на другую книгу, Excel обычно останавливает обновление этих формул и получение новых данных из других файлов Excel. Это ОЧЕНЬ ВАЖНО, потому что пользователь может не понимать, почему данные, которые он видит, неточны или неактуальны. Таким образом, им нужно будет включить внешние ссылки.

Для большинства людей это легко сделать, так как появится очень яркое предупреждение, и вам нужно будет просто нажать кнопку 9.0024 Кнопка «Включить содержимое» в этом предупреждении:

Если вы не видите этого предупреждения и беспокоитесь о том, что ссылки не обновляются, перейдите в «Параметры Excel» и включите их там; как это сделать зависит от вашей версии Excel. Если вы используете Excel 2007 или более позднюю версию, выберите «Параметры» > «Центр управления безопасностью» (вкладка в левой части экрана) > «Настройки центра управления безопасностью» > «Внешнее содержимое» (вкладка в левой части экрана >) и измените параметры по своему усмотрению.

Вы можете также см. это предупреждение при открытии книги:

Это довольно понятно, так что просто прочитайте его и выберите вариант, который вам подходит. Обычно я просто нажимаю Обновить .

Странные формулы после закрытия или повторного открытия книги Excel

Если закрыть книгу, содержащую данные, на которые вы ссылаетесь в формулах и функциях, ссылка на этот файл будет содержать полный путь к файлу в формуле. В моем случае это заставляет формулу исходить из этого:

 =СУММ('[Ссылка на другие файлы Excel из формул и функций 2.xlsx]Лист1'!$B$3:$B$6)

к этому:

 =SUM('D:\Excel Related\Tutorials\Tutorial Content - General\[Ссылка на другие файлы Excel из формул и функций 2.xlsx] Sheet1'!B3:B6)

Don’ Не волнуйтесь и не волнуйтесь, когда это происходит. Если вы снова откроете другую книгу, эти ссылки вернутся к тому же виду, что и в первом примере.

Главное, не меняйте вручную формулу на прежнюю, иначе вы сломаете формулу и она не будет работать.

Внешние ссылки и скорость

Если у вас есть тысячи внешних ссылок, работающих в электронной таблице, особенно если в каждой формуле есть какие-либо сложные математические вычисления, сложные формулы или функции поиска, это может немного или сильно замедлить работу вашего рабочего листа в зависимости от множества переменных.

Если после использования дескриптора быстрого заполнения для копирования 250 000 функций с внешними ссылками требуется некоторое время, не беспокойтесь, просто подождите некоторое время. После его завершения вы можете оценить, создали ли вы только что рабочий лист, который больше не пригоден для практического использования. Это может произойти из-за того, что формулы обновляются и пересчитываются каждый раз, когда вы редактируете что-то на листе, и это означает, что ввод одного числа в пустую ячейку может занять вечность, если для обновления формул требуется много времени.

Если рабочий лист работает слишком медленно, следуйте этому руководству, чтобы остановить вычисление формулы в Excel, чтобы повысить производительность рабочего листа. Сделав это, вы можете вручную решить, когда обновлять все формулы на листе, чтобы вам не приходилось ждать каждый раз, когда вы вводите небольшой фрагмент данных в ячейку на том же листе.

Примечания

Поэкспериментируйте с формулами и функциями, которые ссылаются на внешние книги, и посмотрите, как это работает для вас. Просто не забудьте проверить, действительно ли результат замедляет работу вашего рабочего листа, и выполните описанные выше шаги, чтобы исправить это, если эта проблема возникнет.

Читайте также: