Аксесс как работать: Обучение работе с Access — Служба поддержки Майкрософт

Содержание

Видео. Начало работы со связями между таблицами

Проверьте, как это работает!

Главное достоинство реляционных баз данных заключается в возможности использовать информацию из разных таблиц. Для этого сначала требуется создать между ними связи. После этого вы сможете объединять эти данные в запросах, формах и отчетах.

Чтобы увидеть все связи в базе данных, откройте шаблон Access, а затем на вкладке Работа с базами данных нажмите кнопку Схема данных.

Примечание: Если вы открыли пустую базу данных или не еще не создали связей между таблицами, в Access вам будет предложено добавить таблицу или запрос. Для создания связи у вас должны быть хотя бы две таблицы. Лучше всего сразу создать все нужные таблицы. Дополнительные сведения см. в статьях Создание связей с помощью мастера подстановок и Создание связей в области «Схема данных».

Описание области «Схема данных»

Линии в представлении «Отношения» указывают на связи между таблицами. На рисунке ниже таблица слева является родительской. Таблица справа является детской. Линия между ними соединяет поля (в данном случае — «ИД заказа» и «ИД товара»), используемые для совпадения данных.

По линиям и символам можно определить параметры связи.

Толстая соединительная линия означает, что включено обеспечение целостности данных. Это хорошо. Данные будут синхронизироваться.

На приведенном изображении цифра 1 означает, что в таблице слева может быть только одна связанная запись. В таблице «Заказы» каждому заказу может соответствовать только одна запись.

Значок «∞» означает, что в нескольких записях может быть указан одинаковый номер или код. Заказ из таблицы слева, определяемый номером заказа, может быть указан в таблице «Сведения о заказах» несколько раз, поскольку в одном заказе может быть несколько продуктов.

Виды связей между таблицами

Между таблицами могут быть установлены связи трех видов:

Один-к-одному. Каждый элемент используется в каждой таблице только один раз. Например, каждый сотрудник может использовать только один служебный автомобиль. Дополнительные сведения см. в статье Создание связей типа «один-к-одному».

Один-ко-многим. Для одного элемента из первой таблицы можно создать связь с несколькими элементами из второй таблицы. Например, в каждой накладной может быть указано несколько продуктов.

Многие-ко-многим. Для одного или нескольких элементов из первой таблицы можно создать связь с одним или несколькими элементами из второй таблицы. Например, в каждый заказ может входить несколько продуктов, и каждый продукт может быть указан в нескольких заказах. Дополнительные сведения см. в статье Создание связей типа «многие-ко-многим».

Связи типа «один ко многим»

Связи типа «один-ко-многим» — одни из наиболее распространенных в хорошо структурированных базах данных.

Связи между таблицами обычно определяются первичным ключом в одной из них. Первичный ключ служит уникальным идентификатором каждой записи (часто числовым). Чтобы показать, что сведения в двух таблицах связаны, с помощью первичного ключа обычно создается связь, исходящая из одной таблицы.

В показанной ниже связи у каждого человека из таблицы «Контакты» есть идентификатор, представляющий собой первичный ключ (он отмечен значком ключа). Этот идентификатор также используется в поле «Владелец» в таблице «Активы». Чтобы написать электронное письмо человеку, связанному с активом, следует использовать значение поля «Адрес электронной почты». Для этого необходимо узнать значение поля «Владелец» из таблицы «Активы», а затем найти этот идентификатор в таблице «Контакты». Число 1 на одном конце соединительной линии и знак «∞» на другом означают, что это связь типа «один-ко-многим», поэтому один контакт может быть связан с несколькими активами.

Изменение связи

Если вы работаете с существующей базой данных или создали базу из шаблона, вы можете изменить связь нужным образом.

Примечание: Если необходимые таблицы открыты, сначала следует закрыть их, а также любые открытые объекты, которые их используют.

Выберите Работа с базами данных > Схема данных.

Выберите линию, соединяющую две связанные таблицы.

Совет: Если необходимая связь отсутствует, на вкладке Конструктор в группе Связи нажмите кнопку Все связи.

На вкладке Конструктор нажмите кнопку Изменить связи.

Таблица/запрос — это родительская таблица, указанная слева (в рассмотренном примере — «Клиенты»).

Связанная таблица/запрос — это дочерняя таблица (в рассмотренном примере — «Заказы»).

Даже если в области «Схема данных» таблицы расположены в другом порядке, их размещение в показанном диалоговом окне определяет направление соединительной линии между ними и, соответственно, направление связи. Это важно, например, для связей типа «один-ко-многим», потому что в таблице слева (родительской) в таком случае может быть связано только одно поле, а в таблице справа (дочерней) — несколько.

Чтобы изменить соединенные поля, выберите другое поле под каждой отображаемой таблицей. В рассмотренном примере поле «Код» из таблицы «Клиенты» соединяется с полем «Код клиента» из таблицы «Заказы».

Настройте синхронизацию данных между таблицами.

Обеспечение целостности данных

Выберите этот пункт, чтобы избежать ошибок в данных и поддерживать синхронизацию сведений с помощью связи.

Например, предположим, что у вас есть связь типа «один-к-одному» между таблицами «Сотрудники» и «Льготы сотрудников». Если сотрудник уволится и вы удалите его из таблицы «Сотрудники», соответствующая запись в таблице «Льготы сотрудников» тоже удалится.

Иногда не имеет смысла применять обеспечение целостности данных. Предположим, у вас есть связь «один-к-многим» между «Грузоотправителями» и «Заказы». Вы удаляете грузоотправителя, и он сопопосывается с заказами в таблице «Заказы». Эти заказы становятся потерянными, то есть по-прежнему содержат ИД грузоотправителя, но он не является допустимым, так как запись, на которую он ссылается, больше не существует.

Каскадное обновление связанных полей

Установите этот флажок, чтобы данные в связанных полях обновлялись во всех связанных таблицах.

Предположим, вам нужно просто изменить код поставщика. Если у вас установлен этот флажок, код поставщика обновится не только в таблице «Поставщики», но и в других связанных с ней таблицах, в которых также используется это значение кода (например, в таблице «Заказы»).

Каскадное удаление связанных записей

Установите этот флажок, если при удалении записей вам требуется удалять и связанные записи из других таблиц.

Предположим, вы удалили грузоотправителя. Если выбран этот параметр, Access удаляет все записи во всех таблицах, ссылаясь на этот ИД грузоотправителя, включая все заказы (в таблице «Заказы»), отправленные этим грузоотправии. Этот параметр можно выбрать только в том случае, если вы уверены, что хотите удалить историю заказов.

Чтобы изменить связь между таблицами с внутреннего соединения на внешнее, нажмите кнопку Объединение. Дополнительные сведения см. в статье Создание запросов с внешними соединениями.

Удаление отношения между таблицами

Удаление связи между таблицами

Выберите Работа с базами данных > Схема данных.

Выберите линию, соединяющую две связанные таблицы.

Совет: Если необходимая связь отсутствует, на вкладке Конструктор в группе Связи нажмите кнопку Все связи.

Нажмите клавишу DELETE. Если потребуется подтвердить удаление, нажмите кнопку Да.

Примечание: При удалении связи для нее также отключается обеспечение целостности данных, если оно было включено. В результате Access больше не будет предотвращать изменения, ведущие к появлению неполных записей со стороны многих записей в связи типа «один-ко-многим».

Вам нужны дополнительные возможности?

Создание, изменение и удаление отношения

Работа в Microsoft Access — презентация онлайн

Похожие презентации:

Общие сведения о Microsoft Access

Создание базы данных в MicroSoft Access 2007

Общая характеристика СУБД Access

СУБД. Microsoft Access

Основы работы с СУБД MS Access: ввод и редактирование данных

Система управления базами данных Access. Лекция 1

Создание базы данных при помощи конструктора и мастера

СУБД. Microsoft Access

Создание таблиц в MS Access. (Тема 4)

Базы данных и системы управления базами данных

1. Общие сведения о Microsoft Access

2.

позволяет хранить большие массивы данных , обрабатывать их, автоматизировать часто выполняемые операции , разрабатывать удобные

Система управления базами
данных Microsoft Access
позволяет хранить большие массивы
данных , обрабатывать их,
автоматизировать часто
выполняемые операции ,
разрабатывать удобные формы ввода
и просмотра данных, составлять
сложные отчеты

3. База данных Access содержит Объекты четырех типов:

Структура базы данных
База данных Access содержит
Объекты четырех типов:
Таблицы
Запросы
Формы
Отчеты
Что бы начать работать в Microsoft
Access выполните следующие действия:
1. Нажмите на кнопку Office
выберите пункт создать
2. Нажмите на кнопку Новая база данных
«Начало работы с Microsoft Access»
3. Укажите имя файла
на странице
и нажмите на кнопку создать
Таблицы
Таблицы служат для хранения данных,
рассортированных по рядам и столбцам
Таблица-совокупность записей. Столбцы в
таблице называются полями, а строки записями
Способы создания
таблицы
С
помощью
мастера
В
режиме
конструктора
Посредством
ввода данных
и определения
полей в режиме
таблицы
Поля
Поле-значение определенного атрибута данного объекта
(например фамилия пациента , год рождения, диагноз),
дата поступления
Параметры поля
Имя полясодержит до 64
символов(буквы
цифры пробелы
Тип данных
служит для ограничения
сведений, которые
можно ввести в поле,
и их описания (например
назначение для поля
числового типа
предотвращает
ошибочный ввод текста
Свойства поляявляется
атрибутом поля,
отвечающим за
отображение
данных и их ввод
пользователем
Содержание
поля
(собственно
данные)
Ключ таблицы
Ключ таблицы представляет собой одно , или несколько полей ,
однозначно идентифицирующих записи в таблицах. В таблице
не может быть записей с одинаковыми значениями ключей.
Примером часто используемого
ключа является табельный
номер сотрудника, т.к. каждому
сотруднику присваивается
уникальный номер.
Ключ записи служит нескольким целям.
Если сортировка таблицы не задана,
записи упорядочиваются по значению
ключа. Кроме того , ключи используются
при определении взаимосвязи таблиц, с
помощью
которой
устанавливается
соответствие между записями двух
таблиц , состоящих из нескольких полей.

9. Создание таблицы в режиме конструктора

Для создания таблицы выполните следующие
действия:
• На вкладке Создание нажмите на кнопку
таблица
• Щелкните на вашей таблице правой
кнопкой мыши и выберите пункт
Конструктор
• Укажите имя таблицы и нажмите на кнопку
OK
• Укажите имя поля и тип данных ,который
будет
соответствовать
этому
полю
(например текстовый , числовой , дата/
время , логический)
• Щелкните правой кнопкой мыши на том
поле, которое вы хотите сделать ключевым
и поставьте ключ
• Закройте вашу таблицу и нажмите
сохранить
Формы
Служат для ввода и просмотра
данных.
В
них
представлены
визуальные подсказки, упрощающие
работу с данными

12. Создание формы с помощью мастера

• Щелкните на вкладку Создание выберите
кнопку Другие формы ,затем Мастер
форм
• Выберите таблицу или запрос для которой
построите форму
• С помощью стрелочки
добавьте поля
для будущий формы и нажмите на кнопку
Далее
• Выберите внешний вид формы (например в
один столбец и нажмите на кнопку Далее
• Выберите стиль формы и нажмите на
кнопку Далее
• Задайте имя формы и нажмите на кнопку
Готово
Запросы
Служат для извлечения и обработки
данных.С их помощью можно
объединять данные из разных таблиц

15. Создание запроса с помощью конструктора

• На вкладке создание выберите пункт
Конструктор запросов
• Добавьте таблицы , которые послужат
источником для запроса
• Закройте окно добавления таблицы
• Удерживая левую кнопку мыши перетащите
поле из вашей таблицы в Поле будущего
запроса
Отчеты
Служат для подведения
итогов и печати данных

17.

Создание отчета с помощью мастера

• на вкладке Создание нажмите на кнопку
Мастер отчетов
• Выберите таблицу или запрос, для которой
вы хотите построить отчет
• С помощью стрелочки
добавьте поля ,
которые будет содержать отчет и нажмите
на кнопку Далее
• Вы можете добавить уровни группировки(если
нет в этом необходимости, пропустите этот пункт)
и нажмите на кнопку Далее
• Задайте порядок сортировки (если нет в этом
необходимости, пропустите этот пункт) и
нажмите на кнопку Далее
• Выберите вид макета (например в столбец или
табличный) и нажмите на кнопку Готово

19. Автор: Парфенова Н.В.

Используемая литература:
Т.И. Немцова , Ю.В. Назарова Практикум по
информатике

English
Русский
Правила

Access: Работа с таблицами

Урок 5: Работа с таблицами

/en/access/managing-databases-and-objects/content/

Введение

Хотя в Access существует четыре типа объектов базы данных, таблиц являются, пожалуй, самыми важными. Даже когда вы используете формы, запросы и отчеты, вы все равно работаете с таблицами, потому что именно там хранятся все ваши данные . Таблицы лежат в основе любой базы данных, поэтому важно понимать, как их использовать.

В этом уроке вы узнаете, как открывать таблицы , создавать и редактировать записи , и изменять внешний вид вашей таблицы, чтобы упростить ее просмотр и работу с ней.

В этом руководстве мы будем использовать образец базы данных. Если вы хотите продолжить, вам необходимо загрузить нашу базу данных Access. Чтобы открыть пример, на вашем компьютере должен быть установлен Access.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше о работе с таблицами в Access.

Основные сведения о таблицах

Чтобы открыть существующую таблицу:

Откройте базу данных и найдите панель навигации .
В области навигации найдите таблицу, которую хотите открыть.
Дважды щелкните нужную таблицу.
Таблица откроется и появится как вкладка в вкладках документов панель .

Понимание таблиц

Все таблицы состоят из горизонтальных строк и вертикальных столбцов , с небольшими прямоугольниками, называемыми ячейками в местах пересечения строк и столбцов. В Access строки и столбцы называются записей и полей .

Поле — это способ организации информации по типу. Думайте о поле с именем как о вопросе, а о каждой ячейке в этом поле — как о ответе на этот вопрос. В нашем примере выбрано поле Last Name , которое содержит все фамилии в таблице.

Запись — это единица информации. Каждая ячейка в данной строке является частью записи этой строки. В нашем примере выбрана запись Квинтона Бойда, которая содержит всю информацию, относящуюся к нему в таблице.

Каждая запись имеет свой собственный идентификационный номер . В таблице каждый идентификационный номер уникален для своей записи и относится ко всей информации в этой записи. Идентификационный номер для записи не может быть изменен.

Каждая ячейка данных в вашей таблице является частью поле и запись . Например, если бы у вас была таблица имен и контактной информации, каждый человек был бы представлен записью, и каждая часть информации о каждом человеке — имя, номер телефона, адрес и т. д. — содержалась бы в отдельном поле. в строке этой записи.

Нажмите кнопки в интерактивном ниже, чтобы узнать, как перемещаться по таблице.

редактировать горячие точки

Навигация в таблицах

Панель в нижней части таблицы содержит несколько команд, которые помогут вам искать или прокручивать записи:

Для навигации по записям в таблице вы можете использовать клавиши со стрелками вверх и вниз , прокручивать вверх и вниз , или использовать стрелки на панели навигации по записям , расположенной в нижней части таблицы .
Вы можете создать новую запись с помощью команды новая (пустая) запись на панели навигации записи .
Вы можете найти любую запись в текущей открытой таблице, выполнив поиск с помощью поле поиска записи . Поместите курсор в поле поиска, введите любое слово, которое появляется в записи, которую вы хотите найти, и нажмите клавишу Enter .

Для перемещения между полями можно использовать клавиши со стрелками влево и вправо или прокрутка влево и вправо .

Добавление записей и ввод данных

Ввод данных в таблицы в Access аналогичен вводу данных в Excel. Для работы с записями вам придется вводить данные в ячеек . Если вам нужна помощь в вводе данных в записи, вы можете просмотреть наш урок «Основы работы с ячейками» из нашего учебника по Excel.

Чтобы добавить новую запись:

Существует три способа добавления новой записи в таблицу:

В группе Records на вкладке Home щелкните команду New .
На панели навигации Record в нижней части окна нажмите кнопку New Record .
Начните вводить строку под последней добавленной записью.

Иногда, когда вы вводите информацию в запись, появляется всплывающее окно с сообщением о том, что введенная вами информация недействительна. Это означает, что поле, с которым вы работаете, имеет правило проверки , которое определяет тип данных, которые могут отображаться в этом поле. Нажмите OK , затем следуйте инструкциям во всплывающем окне, чтобы повторно ввести ваши данные.

Для сохранения записи:

Access предназначен для автоматического сохранения записей. После ввода записи вы можете либо выбрать другую запись, либо закрыть объект, и Access сохранит запись. Однако в некоторых ситуациях вам может понадобиться сохранить запись вручную. Например, если вам нужно отредактировать существующую запись, вы можете сохранить запись, чтобы убедиться, что ваши изменения сохранены.

Выберите вкладку Главная и найдите группу Записи .
Щелкните команду Сохранить . Запись будет сохранена.

Редактирование записей

Чтобы быстро отредактировать любую запись в таблице, вы можете щелкнуть ее и ввести свои изменения. Access также позволяет вам находить и заменять слово в нескольких записях и полностью удалять записей.

Чтобы заменить слово в записи:

Вы можете редактировать несколько вхождений одного и того же слова, используя Найти и заменить , который ищет термин и заменяет его другим термином.

Выберите вкладку Главная и найдите группу Найти .
Выберите команду Заменить . Появится диалоговое окно «Найти и заменить ».
В поле Найти что: введите слово, которое вы хотите найти, затем в поле Заменить на: введите слово, которым вы хотите заменить исходное слово. В нашем примере мы найдем экземпляры слова Осень и замените его на Осень .
Щелкните стрелку раскрывающегося списка Искать в: , чтобы выбрать область, в которой вы хотите выполнить поиск. Выберите Текущее поле , чтобы ограничить поиск текущим выбранным полем. Выберите Текущий документ для поиска во всей таблице.
Щелкните стрелку раскрывающегося списка Match: , чтобы выбрать, насколько точно результаты должны соответствовать вашему запросу. Выберите Любая часть поля , чтобы выполнить поиск по ключевому слову в любой части ячейки. Выберите Целое поле для поиска только тех ячеек, которые точно соответствуют вашему поисковому запросу. Выберите Начало поля для поиска только тех ячеек, которые начинаются с вашего поискового запроса.
Щелкните Найти далее . Если текст найден, он будет выделен .
Просмотрите текст, чтобы убедиться, что вы хотите его заменить. Нажмите Заменить , чтобы заменить исходное слово новым.
Доступ переместится к следующему экземпляру текста в объекте. Когда вы закончите замену текста, нажмите Отменить , чтобы закрыть диалоговое окно.

Опция Заменить все является мощной, но она может фактически изменить некоторые вещи, которые вы не хотите менять. В приведенном ниже примере слово осень не относится к сезону, поэтому замена его на осень будет некорректной. Использование обычной опции Заменить позволяет проверять каждый экземпляр перед заменой текста. Вы можете нажать Найти далее , чтобы перейти к следующему экземпляру без замены текста.

Чтобы удалить запись:

Выберите всю запись, щелкнув серую рамку в левой части записи.
Выберите вкладку Главная и найдите группу Записи .
Щелкните команду Удалить .
Появится диалоговое окно. Нажмите Да .
Запись будет удалена навсегда.

Идентификационные номера, присвоенные записям, остаются прежними даже после удаления записи. Например, если вы удалите 205-ю запись в таблице, последовательность номеров идентификаторов записей будет выглядеть как … 204, 206 , 207 … вместо … 204, 205 , 206, 207 …

Изменение внешнего вида таблицы

Access предлагает различные способы изменения внешнего вида таблиц, включая изменение размера полей и строк и временное скрытие информации, которую вам не нужно видеть. Эти изменения нужны не только для того, чтобы ваша таблица выглядела хорошо; они также могут облегчить чтение таблицы.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше о настройке таблиц.

Изменение размера полей и строк

Если ваши поля и строки слишком малы или велики для данных, содержащихся в них, вы всегда можете изменить их размер, чтобы отображался весь текст.

Чтобы изменить размер поля:

Наведите курсор на правую линию сетки в заголовке поля . Ваша мышь превратится в двойную стрелку .
Щелкните и перетащите линию сетки вправо, чтобы увеличить ширину поля, или влево, чтобы уменьшить ширину поля, затем отпустите кнопку мыши. Ширина поля изменится.

Чтобы изменить размер строки:

Наведите курсор на нижнюю линию сетки в серой области слева от строки. Ваша мышь превратится в двойную стрелку .
Щелкните и перетащите линию сетки вниз, чтобы увеличить высоту строки, или вверх, чтобы уменьшить высоту строки, затем отпустите кнопку мыши. Высота строки будет изменена.

Скрытие полей

Если у вас есть поле, которое вы не планируете редактировать или не хотите, чтобы другие люди редактировали его, вы можете скрыть это. Скрытое поле невидимо, но все же является частью вашей базы данных. Доступ к данным в скрытом поле по-прежнему возможен из форм, запросов, отчетов и любых связанных таблиц.

Чтобы скрыть поле:

Щелкните правой кнопкой мыши заголовок поля , затем выберите Скрыть поля .
Поле будет скрыто.

Если вы решите снова сделать поле видимым, вы можете отобразить его . Просто щелкните правой кнопкой мыши заголовок любого поля и выберите 9.0009 Показать поля . Появится диалоговое окно. Установите флажки для всех полей, которые вы хотите снова отобразить, затем нажмите Закрыть .

Параметры форматирования таблицы

Альтернативный цвет строки

По умолчанию фон каждой второй строки в таблице Access на несколько оттенков темнее фона остальной части таблицы. Этот более темный альтернативный цвет строки облегчает чтение таблицы, предлагая визуальное различие между каждой записью и записями непосредственно над и под ней.

Чтобы изменить альтернативный цвет строки:

Выберите вкладку Главная , найдите группу Форматирование текста и щелкните стрелку раскрывающегося списка Альтернативный цвет строки .
Выберите цвет в раскрывающемся меню или выберите Нет цвета , чтобы удалить альтернативный цвет строки.
Альтернативный цвет строки будет обновлен.

Изменение линий сетки

Еще один способ сделать ваши таблицы более удобными для чтения — добавить линии сетки , которые отмечают границы каждой ячейки. Линии сетки — это тонких линий , которые появляются между каждой ячейкой, строкой и столбцом таблицы. По умолчанию линии сетки темно-серые и отображаются с каждой стороны ячейки, но вы можете изменить их цвет и скрыть нежелательные линии сетки .

Чтобы настроить отображаемые линии сетки:

Выберите вкладку Главная , найдите группу Форматирование текста и щелкните Линии сетки стрелка раскрывающегося списка.
Выберите линии сетки, которые вы хотите отобразить. Вы можете выбрать горизонтальных линий сетки между строками, вертикальных линий сетки между столбцами , оба типа линий сетки или ни одного вообще.
Линии сетки на вашем столе будут обновлены.

Дополнительные параметры форматирования

Чтобы просмотреть дополнительные параметры форматирования, щелкните стрелку «Форматирование таблицы данных» в правом нижнем углу .0009 Форматирование текста группа.

Диалоговое окно Datasheet Formatting предлагает несколько расширенных параметров форматирования, включая возможность изменения цвета фона, цвета линии сетки, а также стиля границы и линии. Он даже включает возможность просмотра таблицы sample с вашими вариантами форматирования, поэтому поиграйте с различными параметрами форматирования, пока ваша таблица не будет выглядеть так, как вы хотите.

Вызов!

Откройте нашу базу данных практики.
Откройте таблицу Клиенты .
Добавить в таблицу новую запись . Не забудьте ввести данные для каждого поля.
Найдите запись с именем Sula Smart , затем замените на имя по вашему выбору.
Скрыть поле, затем показать его.
Изменить цвет альтернативной строки .

Продолжать

Предыдущий: Управление базами данных и объектами

Далее:Работа с формами

/en/access/working-with-forms/content/

Учебное пособие по Microsoft Access — уровень 1 для начинающих (быстрый старт) — техника для учителей

Microsoft Access — это программное обеспечение для управления базами данных, отличное от Excel. Это простой способ поиска, сортировки, хранения и организации данных. Microsoft Excel лучше всего подходит для формул и вычислений, но Microsoft Access позволяет создавать отношения между информацией, хранящейся в таблицах, чтобы вы могли делать с ней больше.

Возможно, вы заметили, что использовали Microsoft Excel для баз данных, которые могли бы лучше подойти для использования в Microsoft Access.

Как создать базу данных списка контактов в Microsoft Access для форм, запросов и отчетов

При открытии Microsoft Access у вас есть возможность создать пустую базу данных или создать базу данных, используя один из многих шаблонов, включенных программа.

Сегодня мы собираемся создать пустую базу данных.

При создании пустой базы данных появится показанный ниже экран. Это требует, чтобы вы сохранили базу данных перед началом работы.

Эта программа немного отличается от Microsoft Excel, где вы можете просто открыть ее и приступить к работе. При сохранении он покажет вам, где вы сохраняете файл. Вы можете сохранить этот файл в любом месте на вашем компьютере.

После того, как вы создали имя файла, нажмите «Создать», и вы попадете на этот экран.

На этом экране представлены многие стандартные параметры Microsoft Office, которые вы выполняете в Microsoft Word, Excel и т. д. Например, на вкладке «Файл» вы можете открыть новую базу данных, сохранить существующую базу данных или распечатать базу данных.

Вкладка «Главная»

Вкладка «Главная» позволяет просматривать базу данных с помощью различных представлений. Вы можете выбрать между представлением базы данных и представлением дизайна.

При нажатии на представление «Дизайн» необходимо сохранить разрабатываемую таблицу. Мы сохранили наш как демонстрационный контакт, который вы можете увидеть ниже.

Отсюда вы можете просмотреть различные параметры, которые есть у вас в разделе вкладки «Главная».

Вкладка «Главная» содержит множество быстрых инструментов, которые вам понадобятся при редактировании. Вы можете форматировать текст, сохранять базу данных или сортировать и фильтровать информацию.

Вкладка «Создать»

Следующая вкладка — это вкладка «Создать». Эта вкладка позволяет создавать различные элементы в базе данных.

Вы можете создавать таблицы, выполнять запросы и создавать формы и отчеты с помощью вкладки «Создать», именно на ней мы и проведем сегодняшний урок, поэтому подробнее об этом чуть позже.

Вкладка «Внешние данные»

Следующая вкладка — это вкладка «Внешние данные». Используя вкладку «Внешние данные», вы можете импортировать различную информацию, например лист Excel или документ Word.

Вкладка «Инструменты базы данных»

На вкладке «Инструменты базы данных» можно создавать отношения, зависимости объектов и выполнять анализ созданной вами базы данных Access.

Как создать таблицу в Microsoft Access для создания нашего списка контактов

Чтобы создать наш список контактов в Microsoft Access, нам сначала нужно создать таблицу. Для этого перейдите на вкладку «Создать» и нажмите «Таблица». При создании новой таблицы ее необходимо сохранить, щелкнув правой кнопкой мыши вкладку таблицы, как показано ниже.

При сохранении таблицы автоматически создается первая позиция строки с идентификатором и строкой с автоматическим номером. В нашем сегодняшнем примере мы покажем вам, как удалить эту строку, потому что нам не нужна эта строка для нашего примера.

Чтобы удалить эту строку, щелкните ее правой кнопкой мыши. Откроется окно, позволяющее удалить строку, как показано ниже.

На этом этапе вы можете заполнить имя поля для первой строки. В этом примере «имя» — это имя нашего поля. Во втором столбце для типа данных вы можете выбрать один из множества различных типов данных, как показано ниже.

Поскольку для этого примера мы создаем простую базу данных, мы будем придерживаться короткого текстового типа данных, но вы можете выбрать множество различных типов данных в зависимости от типа создаваемой базы данных.

Далее нам нужно создать вторую строку, поле нашей фамилии. Для этого просто введите «фамилия» в поле имени, как показано ниже.

Отсюда вы будете заполнять остальные имена полей информацией, необходимой для создания списка контактов. Мы покажем вам, что мы использовали в примере ниже.

На этом этапе вам нужно будет переключиться с представления дизайна на представление таблицы. Вот как это выглядит в виде таблицы.

Как и в Microsoft Excel, вы можете просто ввести данные в ячейки, которые хотите заполнить.

Когда вы закончите с первой записью, вы можете нажать Enter, и вы перейдете ко второй строке для создания второй записи.

У вас также есть возможность щелкнуть «Новая пустая запись» в нижней части экрана, что создаст новую пустую запись так же, как и нажатие клавиши возврата.

Если вы хотите вручную вводить каждую запись, вы можете это сделать, особенно если вы создаете список контактов впервые. Однако, допустим, у вас есть список контактов, уже созданный на листе Excel. Вы можете импортировать рабочий лист Excel непосредственно в таблицу Microsoft Access, и мы сейчас познакомим вас с этим.

Чтобы импортировать рабочий лист Excel в Microsoft Access, вам нужно будет закрыть таблицу, с которой вы работаете. В этом примере нам нужно закрыть таблицу «Контактная демонстрация». После закрытия вы щелкните правой кнопкой мыши таблицу, перейдите к импорту и выберите тип файла, который вы хотите импортировать.

В этом примере мы собираемся импортировать данные из Excel. Когда вы выберете Excel, появится экран ниже. Убедитесь, что вы знаете, где сохранена таблица Excel, которую вы хотите импортировать в таблицу Access.

После того, как вы нашли лист Excel, который хотите импортировать, нажмите OK. Он откроет лист Excel в формате, показанном ниже.

Важно: Чтобы лист Excel правильно импортировался в таблицу Access, поля должны совпадать. В нашем примере поля должны быть именем, фамилией и т. д. для каждого поля в таблице.

Нажмите «Далее» в мастере импорта электронных таблиц, а затем нажмите «Готово». Затем закройте мастер.

Когда вы нажмете на созданную вами таблицу, она появится, и вся информация будет заполнена.

Вот как вы создаете таблицу в Microsoft Access!

Как создать форму в Microsoft Access

Теперь пришло время показать вам, как создать форму в Microsoft Access.

Для этого перейдите на вкладку «Создать» и нажмите «Форма». Появится окно, похожее на это:

Каждая форма заполняется информацией о каждой записи.

Итак, когда вы прокручиваете каждую запись, информация будет меняться, чтобы отразить запись, на которой вы находитесь.

Допустим, вам что-то не нравится в том, как выглядит форма после ее создания. Вы можете легко исправить это, перейдя в представление «Дизайн» на вкладке «Вид», как показано ниже.

Когда вы войдете в представление «Дизайн», появится экран, который выглядит несколько устрашающе, но пусть вас это не пугает. Здесь вы можете легко изменить форматирование или дизайн полей в форме.

Все, что вам нужно сделать, это выбрать поле, которое вы хотите отредактировать, а затем внести соответствующие изменения. В этом примере мы удалили поле «Имя» и воссоздали его, написав с заглавной буквы «Имя». Вы можете внести любые изменения, которые хотите. Вы можете сделать шрифт полужирным, курсивом или подчеркнутым, как в Microsoft Word.

Вы можете сделать больше, чем просто настроить внешний вид шрифта в представлении «Дизайн». Вы также можете изменить размеры и расположение текстового поля, чтобы создать именно ту форму, которую вы хотите.

Чтобы внести дополнительные изменения в дизайн формы, вы можете перейти на вкладку «Дизайн формы» в верхней части экрана. Это дает вам гораздо больше возможностей для изменения внешнего вида формы.

После того, как вы закончите вносить изменения в дизайн формы, вам нужно сохранить ее. Вы можете сделать это, щелкнув правой кнопкой мыши вкладку таблицы и нажав «Сохранить», или щелкнув X на вкладке и открыв окно сохранения, как показано ниже.

После сохранения в левой части экрана появится таблица и созданная вами форма. Если вы не видите ни того, ни другого в левой части экрана, убедитесь, что вы выбрали «Все объекты доступа» в раскрывающейся стрелке, как показано ниже.

Если вы хотите внести изменения в данные в форме, вы можете перейти в раздел «Главная» > «Просмотр» > «Просмотр формы». Это приведет вас к экрану ниже, где вы можете изменить информацию в различных полях.

Допустим, вы хотите изменить номер телефона в этой записи. Просто нажмите на поле с номером телефона и внесите изменения прямо в это поле. Имейте в виду, что любые изменения, внесенные вами в форму, будут обновлены в таблице.

Вы также можете добавить новую запись в таблицу, нажав кнопку «Новая запись» в нижней части экрана, чтобы создать пустую форму для добавления информации для создания новой записи в таблице.

Как создать запрос в Microsoft Access

Запрос задает вопрос в Microsoft Access путем поиска всей информации в базе данных и получения ответа на заданный вами вопрос.

Чтобы создать запрос в Access, выберите «Создать» > «Мастер запросов». Это откроет новое окно запроса, как показано ниже.

Выделите «мастер простых запросов» и нажмите «ОК».

На экране ниже выберите информацию для включения в запрос.

Просто выделите поле, которое вы хотите включить, и щелкните стрелку >, чтобы выбранная информация появилась в результатах запроса.

После включения всех полей в запрос нажмите «Далее», а затем нажмите «Готово».

Это приведет к результату запроса в Access. Теперь в левой части экрана у вас будет раздел таблиц, запросов и форм.

Вы также можете изменить поисковый запрос с помощью представления «Дизайн». Для этого вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши вкладку запроса и выбрать «Просмотр дизайна», чтобы открыть представление дизайна запущенного вами запроса, как показано ниже.

Допустим, в этом примере мы хотим просмотреть только результаты с Фениксом в качестве города. Все, что вам нужно сделать, это ввести Pheonix в поле, как показано выше.