Работа в экселе с таблицами и формулами: Работа в Экселе с формулами и таблицами для начинающих

ФОРМУЛЫ и ТАБЛИЦЫ в Excel как создавать. Пошагово для чайников

Работа в Excel c формулами и таблицами для чайников. Как же делать формулы и таблицы?

Формула предписывает программе Excel порядок действий с числами, значениями в ячейке или группе ячеек. Без формул электронные таблицы не нужны в принципе. Формулы и таблицы
Excel это очень важный момент!

Конструкция формулы включает в себя: константы, операторы, ссылки, функции, имена диапазонов, круглые скобки содержащие аргументы и другие формулы. На примере разберем практическое применение формул для начинающих пользователей.

Видеообзор на тему: Формулы и таблицы в Excel — это просто 

ФОРМУЛЫ В EXCEL ДЛЯ ЧАЙНИКОВ

Чтобы задать формулу для ячейки, необходимо активизировать ее (поставить курсор) и ввести равно (=). 2= (знак равенства)Равно<Меньше>Больше<=Меньше или равно>=Больше или равно<>Не равно

Символ «*» используется обязательно при умножении. Опускать его, как принято во время письменных арифметических вычислений, недопустимо. То есть запись (2+3)5 Excel не поймет.

Программу Excel можно использовать как калькулятор. То есть вводить в формулу числа и операторы математических вычислений и сразу получать результат.

Но чаще вводятся адреса ячеек. То есть пользователь вводит ссылку на ячейку, со значением которой будет оперировать формула.

При изменении значений в ячейках формула автоматически пересчитывает результат.

Ссылки можно комбинировать в рамках одной формулы с простыми числами.

Оператор умножил значение ячейки В2 на 0,5. Чтобы ввести в формулу ссылку на ячейку, достаточно щелкнуть по этой ячейке. ;

Поменять последовательность можно посредством круглых скобок: Excel в первую очередь вычисляет значение выражения в скобках.

КАК В ФОРМУЛЕ EXCEL ОБОЗНАЧИТЬ ПОСТОЯННУЮ ЯЧЕЙКУ

Различают два вида ссылок на ячейки: относительные и абсолютные. При копировании формулы эти ссылки ведут себя по-разному: относительные изменяются, абсолютные остаются постоянными.

Все ссылки на ячейки программа считает относительными, если пользователем не задано другое условие. С помощью относительных ссылок можно размножить одну и ту же формулу на несколько строк или столбцов.

1. Вручную заполним первые графы учебной таблицы. У нас – такой вариант:

2. Вспомним из математики: чтобы найти стоимость нескольких единиц товара, нужно цену за 1 единицу умножить на количество. Для вычисления стоимости введем формулу в ячейку D2: = цена за единицу * количество. Константы формулы – ссылки на ячейки с соответствующими значениями.

3. Нажимаем ВВОД – программа отображает значение умножения. Те же манипуляции необходимо произвести для всех ячеек. Как в Excel задать формулу для столбца: копируем формулу из первой ячейки в другие строки. Относительные ссылки – в помощь.

Находим в правом нижнем углу первой ячейки столбца маркер автозаполнения. Нажимаем на эту точку левой кнопкой мыши, держим ее и «тащим» вниз по столбцу.

Отпускаем кнопку мыши – формула скопируется в выбранные ячейки с относительными ссылками. То есть в каждой ячейке будет своя формула со своими аргументами.

Ссылки в ячейке соотнесены со строкой.

Формула с абсолютной ссылкой ссылается на одну и ту же ячейку. То есть при автозаполнении или копировании константа остается неизменной (или постоянной).

Чтобы указать Excel на абсолютную ссылку, пользователю необходимо поставить знак доллара ($). Проще всего это сделать с помощью клавиши F4.

1. Создадим строку «Итого». Найдем общую стоимость всех товаров. Выделяем числовые значения столбца «Стоимость» плюс еще одну ячейку. Это диапазон D2:D9

2. Воспользуемся функцией автозаполнения. Кнопка находится на вкладке «Главная» в группе инструментов «Редактирование».

3. После нажатия на значок «Сумма» (или комбинации клавиш ALT+«=») слаживаются выделенные числа и отображается результат в пустой ячейке.

Сделаем еще один столбец, где рассчитаем долю каждого товара в общей стоимости. Для этого нужно:

1. Разделить стоимость одного товара на стоимость всех товаров и результат умножить на 100. Ссылка на ячейку со значением общей стоимости должна быть абсолютной, чтобы при копировании она оставалась неизменной.

2. Чтобы получить проценты в Excel, не обязательно умножать частное на 100. Выделяем ячейку с результатом и нажимаем «Процентный формат». Или нажимаем комбинацию горячих клавиш: CTRL+SHIFT+5

3. Копируем формулу на весь столбец: меняется только первое значение в формуле (относительная ссылка). Второе (абсолютная ссылка) остается прежним. Проверим правильность вычислений – найдем итог. 100%. Все правильно.

При создании формул используются следующие форматы абсолютных ссылок:

• $В$2 – при копировании остаются постоянными столбец и строка;
• B$2 – при копировании неизменна строка;
• $B2 – столбец не изменяется.

КАК СОСТАВИТЬ ТАБЛИЦУ В EXCEL С ФОРМУЛАМИ

Чтобы сэкономить время при введении однотипных формул в ячейки таблицы, применяются маркеры автозаполнения. Если нужно закрепить ссылку, делаем ее абсолютной. Для изменения значений при копировании относительной ссылки.

Простейшие формулы заполнения таблиц в Excel:

1. Перед наименованиями товаров вставим еще один столбец. Выделяем любую ячейку в первой графе, щелкаем правой кнопкой мыши. Нажимаем «Вставить». Или жмем сначала комбинацию клавиш: CTRL+ПРОБЕЛ, чтобы выделить весь столбец листа. А потом комбинация: CTRL+SHIFT+»=», чтобы вставить столбец.
2. Назовем новую графу «№ п/п». Вводим в первую ячейку «1», во вторую – «2». Выделяем первые две ячейки – «цепляем» левой кнопкой мыши маркер автозаполнения – тянем вниз.

3.По такому же принципу можно заполнить, например, даты. Если промежутки между ними одинаковые – день, месяц, год. Введем в первую ячейку «окт.15», во вторую – «ноя.15». Выделим первые две ячейки и «протянем» за маркер вниз.

4. Найдем среднюю цену товаров. Выделяем столбец с ценами + еще одну ячейку. Открываем меню кнопки «Сумма» — выбираем формулу для автоматического расчета среднего значения.

Чтобы проверить правильность вставленной формулы, дважды щелкните по ячейке с результатом.

Ну вот! Теперь мы умеем создавать формулы и таблицы в Excel.

Дорогой читатель! Добавьте этот сайт в закладки своего браузера и поделитесь с друзьями ссылкой на этот сайт! Мы стараемся показывать здесь всякие хитрости и секреты. Пригодится точно.

Это тоже интересно:

Как закрепить строку и столбец в Excel при прокрутке

Как Работать в Excel с таблицами. Пошаговая инструкция для чайников

Как в Эксель посчитать сумму столбца

Как в Excel уместить длинный текст в одной ячейке.

TutorExcel.Ru — Полезные приемы работы в Excel — все о работе с макросами, диаграммами, графиками, формулами, таблицами и другие фишки.

Функция ВПР в Excel

Изучим работу функции ВПР в Excel, которая связывает две таблицы и позволяет подтянуть данные из одной таблицы в другую.

Замена результата формулы на значение в Excel

Разберем как быстро сделать и получить результат формулы в виде значения (в любом: текстовом, числовом и прочих вариантах) в Excel.

tutorexcel30.01.202231.01.2022 Приемы
Комментариев нет

Замена результата формулы на значение в ExcelЧитать

Функция ЕСЛИ в Excel

Изучим функцию ЕСЛИ в Excel, которая позволяет в зависимости от выполнения условия возвращать разные значения, подробно разберем примеры с одним и несколькими условиями.

Комментарии к ячейке в формуле в Excel

Поговорим про комментарии в формулах к ячейкам в Excel, которые помогают дать текстовое описание или разъяснение для числовых формул.

Умная таблица в Excel

Узнаем все особенности умных таблиц в Excel, чем же они так хороши и какие преимущества они дают при работе с данными.

Группировка данных в сводной таблице в Excel

Поговорим про группировку данных в сводной таблице в Excel, которая позволяет структурировать вид таблицы и существенно упрощает работу с данными.

tutorexcel11. 11.202019.11.2020 Сводные таблицы
2 комментария

Группировка данных в сводной таблице в ExcelЧитать

Радиальная гистограмма в Excel

Разберем интересную интерпретацию радиальной гистограммы в Excel позволяющая сравнивать несколько показателей и эффектно визуализировать данные.

Выделение столбцов или строк на диаграмме в Excel

Рассмотрим пример как можно визуально выделить столбец или строку на диаграмме в Excel, обладающий уникальным свойством (например, наибольшее или наименьшее значение).

tutorexcel16. 09.202017.09.2020 Диаграммы
Комментариев нет

Выделение столбцов или строк на диаграмме в ExcelЧитать

Визуализация диаграммы с помощью фигур и рисунков в Excel

Рассмотрим интересный способ как разнообразить стандартные графики в виде гистограммы или линейчатой диаграммы с помощью использования фигур и рисунков в Excel.

tutorexcel22.06.202023.06.2020 Диаграммы, Приемы
2 комментария

Визуализация диаграммы с помощью фигур и рисунков в ExcelЧитать

Как закрепить область в Excel?

Узнаем как закрепить области в Excel, будь то по отдельности строки по горизонтали или столбцы по вертикали, так и их комбинацию в виде области, а также разберем альтернативный способ с помощью опции разделения окна.

tutorexcel26.04.202012.05.2020 Основы
1 коментарий

Как закрепить область в Excel?Читать

Страница 1 из 1212345…10…»Последняя »

Работа с электронными таблицами в MS Excel

Электронные таблицы представляют собой файлы на основе сетки, содержащие масштабируемые записи, которые используются для организации данных и выполнения расчетов. Электронные таблицы используются людьми во всем мире для построения таблиц в личных и корпоративных целях. Вы также можете использовать этот инструмент, чтобы понять ваши данные, используя его функции и формулы. Например, вы можете использовать электронную таблицу для отслеживания данных и автоматического просмотра суммы, разницы, умножения, деления, даты заполнения и т. д.

Строки и столбцы в электронных таблицах Excel

В Excel строки и столбцы — это два разных свойства, которые в совокупности образуют ячейку, диапазон или таблицу. Как правило, вертикальная часть рабочего листа Excel известна как столбцы, и их может быть 256 на рабочем листе, а горизонтальная часть известна как строки, и их может быть 1048576.

Здесь мы видим строку 3, выделенную красным цветом, и столбец B, выделенный зеленым цветом. В каждой строке 256 столбцов, а в каждом столбце 1048576 строк.

Ссылка на ячейку

Ссылка на ячейку, также известная как адрес ячейки, представляет собой метод, который объединяет букву столбца и номер строки для описания ячейки на листе. Используя ссылки на ячейки, мы можем ссылаться на любую ячейку на листе (в формулах Excel).

Здесь мы ссылаемся на ячейку в столбце A и строке 3 с помощью :A3. Вы можете использовать такие обозначения в любой из формул или скопировать значение одной ячейки в другую ячейку (используя = A3)

Введите числа, текст, дату/время, серию с помощью автозаполнения

Вы можете перейти к определенной ячейке и ввести данные в эту ячейку. Данные могут иметь тип даты, числа, текст и т. д.

Шаг 1. Перейдите к ячейке, в которую вы хотите ввести данные
Шаг 2. Нажмите на эту ячейку
Шаг 3. Ввод требуемые данные.

(a) Тип даты Excel

В ячейку Excel можно ввести дату различными способами, например 06.11.2021, 11 июня 2021, 11 июня или 11 июня. , 2021. Когда вы вводите это значение в ячейку, Microsoft Excel распознает, что вы вводите дату, и автоматически применяет формат даты к этой ячейке. Excel обычно подготавливает новую вставленную дату в соответствии с настройками даты по умолчанию в Windows, но он также может оставить ее точно такой, как вы ввели.
В данном примере: B2 содержит число, A2 и A4 содержат текст, а B4 содержит дату.

Примечание: Слева – Обоснуйте дату на случай возникновения проблем.

( b) Вставить метку времени

Вы можете ввести время вместе с датой как 11-06-2021 0:12, как показано ниже: серия 1 на 1 день

Шаг 1: Введите дату начала в начальной ячейке
Шаг 2: Чтобы добавить даты в ячейки, выберите ячейку с первой датой и перетащите маркер заполнения через или вниз по ячейкам, в которые Excel должен добавить даты. (Когда вы выбираете ячейку или диапазон ячеек в Excel, маркер заполнения отображается в виде маленького зеленого квадрата в правом нижнем углу, как показано на снимке экрана ниже.)

Ваши даты заполняются автоматически до тех пор, пока ячейка, до которой вы тянули вниз. Вы можете видеть, что последовательные даты в столбце B имеют разницу в 1 день.

Редактирование и форматирование рабочего листа

Вы можете много редактировать и форматировать на рабочем листе, например:

(a) Изменение цвета:

s) для данных которых вы хотите изменить цвет
Шаг 2: На панели инструментов форматирования выше выберите цвет шрифта и нажмите на этот цвет.

Цвет будет применен (как C3 здесь имеет данные красного цвета)

(b) Изменение стиля шрифта:

Шаг 1: Выберите ячейки, для данных которых вы хотите изменить стиль шрифта
Шаг 2: На панели инструментов форматирования выберите шрифт стиль и выберите любой стиль и нажмите на него.

Аналогично, в приведенном выше примере мы выбираем стиль шрифта: «Dotum» для ячейки h5

(c) Выравнивание текста:

Внешний вид и направление краев абзаца определяются выравниванием. Типов выравнивания:

• Выравнивание по левому краю: Текст равномерно выровнен по левому полю.
• Выравнивание по правому краю: Текст равномерно выровнен по правому полю.
• Выравнивание по центру: Текст выравнивается по центру страницы.

Шаги для применения любого 1 выравнивания к ячейкам:
Шаг 1: Выберите ячейку (ячейки), для данных которых вы хотите изменить выравнивание шрифта.
Шаг 2: На панели инструментов форматирования выше выберите тип выравнивания и нажмите на него.

Например, в приведенном выше примере мы выбираем выравнивание по правому краю для ячейки C3.

Вставка и удаление ячеек

(a) Вставка ячейки

Чтобы вставить ячейку между двумя ячейками, выполните следующие действия:
Скажем, например, мы хотим вставить ячейку между B2 и B3, тогда:
Шаг 1: Выберите ячейку, над которой вы хотите вставить (скажем, B3 здесь)

Шаг 2: Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, появится меню. Нажмите на вставьте под ним .

Шаг 3: Появится окно для вставки. Чтобы вставить новую ячейку: (a) над выбранной ячейкой, выберите смещение ячеек вниз
(b) слева от выбранной ячейки, выберите смещение ячеек вправо
( Примечание: Чтобы вставить всю строку вверх/a столбец слева, выберите вариант, всю строку и весь столбец)

Шаг 4: Нажмите Ok . Будет вставлена ​​новая ячейка

Например, в приведенном выше примере мы выбираем стиль шрифта: «Dotum» для ячейки h5

(б) Удаление ячейки

Чтобы удалить ячейку, выполните следующие действия:
Скажем, например, мы хотите удалить ячейку B3, тогда:
Шаг 1: Выберите ячейку для удаления (скажем, B3 здесь)
Шаг 2: Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, появится меню. Нажмите на , удалите под ним.

Шаг 3: Появится окно для удаления. Чтобы удалить ячейку и переместить: (a) Смещает ячейки под ним вверх, выберите смещение ячеек вверх (b) Сдвиг ячеек после него влево, выберите смещение ячеек влево
( Примечание: Чтобы удалить всю строку/столбец, выберите опцию, всю строку и весь столбец)

Ячейка будет удалена.

Формула с использованием арифметических операторов

Для формул Excel использует стандартные операторы, такие как знак плюс (+), знак минус (-), звездочка для умножения (*), косая черта для деления (/) и знак вставки () для показателей степени. 94 = 16

Распечатайте рабочий лист на подключенном принтере

Шаг 1: Выберите область электронной таблицы, которую вы хотите напечатать.

Шаг 2: Нажмите на значок Microsoft
Шаг 3: Нажмите кнопку «Печать» и откроется окно для печати и предварительного просмотра документа.

Шаг 4: Нажмите Распечатать . Затем появится окно для печати.

Шаг 5: Выберите принтер, на котором вы хотите распечатать документ. Выберите диапазон страниц (Печать всех, некоторых или текущей страницы) и необходимое количество копий.
Шаг 6: Нажмите OK . Вы получите распечатку выбранной области электронной таблицы.

Примечание: Ярлык для печати: Ctrl + p .

Примеры вопросов

Вопрос 1. Какие есть ярлыки для ввода текущей даты и времени?

Ответ:

(i) Ctrl +; – Вставить текущую дату (или использовать функцию Today())
(ii) Ctrl + Shift + ; – Вставить текущее время. (или используйте функцию Now())|
(iii) Ctrl + ; , затем пробел, а затем Ctrl + Shift + ; – Для ввода текущей даты и времени

Вопрос 2. Определите активные и неактивные ячейки в электронных таблицах.

Ответ:

Активная ячейка: Ячейка, на которой вы щелкнули и которая имеет темную границу, является активной ячейкой.
Неактивные ячейки: Неактивная ячейка называется неактивной (остальные ячейки, кроме активной).

Вопрос 3. Как интерпретировать даты в Excel?

Ответ:

Даты интерпретируются в Excel как
(a) дд-мм-гггг
(b) дд-мм-гг
(c) дд/мм/гг
(d) гггг-мм -дд
(д) дд ммм гггг

Вопрос 4. Какие данные можно вводить в ячейки?

Ответ:

Данные в ячейке могут относиться к 4 категориям: текст, значения, формулы и даты.

Вопрос 5. Что делать, если вы хотите изменить существующую запись в ячейке?

Ответ:

Для редактирования существующей записи ячейки:
(a) Выберите ячейку и нажмите клавишу F2
(b) Затем переместите указатель в нужное место
(c) внесите необходимые изменения
(d) И последнее, но не менее важное: нажмите клавишу Enter.

Создание и обслуживание электронных таблиц // Передовой опыт работы с Excel // PerfectXL

Введение в создание и обслуживание качественных электронных таблиц

Благодаря своей гибкости Excel считается простым инструментом общего назначения для работы с электронными таблицами. Однако простота использования имеет и свой недостаток. В сложных таблицах очень легко ошибиться. Ошибки, которые обычно встречаются, — это непонятные вычисления, сложные отношения, скрытая информация или просто ошибки.

Мы хотим помочь вам создавать и поддерживать хорошие электронные таблицы. Вот почему мы составили список рекомендаций экспертов по работе с Excel, в которых рассматриваются наиболее распространенные ошибки при использовании Excel. Используйте эти советы в качестве инструмента для создания четких и лаконичных электронных таблиц с самого начала.

21 Рекомендации и советы для экспертов по Excel

1. Подготовка хорошей электронной таблицы

Первым из наших абсолютно лучших методов работы с Excel является выбор стандарта организации перед разработкой электронной таблицы. Придерживайтесь этого до тех пор, пока вы используете электронную таблицу. Стандарт организации закладывает основу для всех будущих пользователей, которые в конечном итоге будут работать с электронной таблицей. Общий стандарт улучшает коммуникацию и экономит время разработки. Стандартизированная организация может включать форматирование ячеек, общий макет, цветовую схему, порядок и т. д.

2. Создавайте рабочие листы с расчетом на будущее

Важно быть готовым. В будущем вы можете столкнуться с ситуациями, которых не было, когда вы начинали настройку электронной таблицы. Например, могут быть дополнения, которые вступят в игру позже. Или, возможно, вам нужно место для значений, которые зависят от событий, которые неизбежно меняются с течением времени. Постарайтесь учесть как можно больше будущих факторов, которые могут заставить вас изменить рабочий лист. Готовясь к любым будущим изменениям, вы увеличиваете срок службы рабочего листа. Более длительный срок службы означает, что вы тратите меньше времени на создание нового рабочего листа. Поэтому хорошая подготовка — один из самых важных советов по работе с Excel, который мы можем вам дать.

3. Подумайте о порядке рабочих листов

Разместите разные типы данных на разных рабочих листах. Например, используйте первые несколько рабочих листов для ввода информации, следующие рабочие листы для расчетов и последний лист в качестве рабочего листа презентации для графиков и результатов. Ограничьте количество таблиц на листе до одной. Несколько таблиц на листе вызывают проблемы при попытке сортировки, вставки или форматирования ячеек.

Пояснительные рабочие листы показывают другим пользователям, как следует использовать электронную таблицу.

При создании большого количества рабочих листов добавьте рабочий лист пояснительной документации или рабочий лист, предназначенный для оглавления. Это облегчает кому-то понимание того, как настроена электронная таблица. Пояснительные рабочие листы также показывают другим пользователям, как следует использовать электронную таблицу.

4. Предпочтите ясность внешнему виду

Если ваш рабочий лист ориентирован на пользователя, используйте привлекательный «Рабочий лист результатов». Если нет, то не надо! Большинство рабочих листов работают лучше всего, когда они предназначены для обеспечения ясности всех текущих расчетов. Вы можете попробовать разделить длинные формулы, но не скрывайте их, чтобы сделать их более понятными для пользователей.

5. Поддерживайте согласованность временной шкалы

Поддерживайте согласованность временной шкалы на всех листах, даже если это приводит к пустым строкам. Согласованные временные рамки значительно улучшают четкость электронной таблицы и снижают риск появления неправильных формул. Например, сокращение четырех месяцев до квартальных показателей может дать более ясный дизайн с точки зрения представления, но это также повышает риск неверных итогов. Простой способ избежать этого — вставить одну временную шкалу на лист, в идеале вверху, в фиксированной строке заголовка.

6. Организуйте информационный поток

Постарайтесь организовать рабочие листы таким образом, чтобы информация всегда текла сверху слева вниз справа. Это значительно облегчает пользователю понимание того, как работает электронная таблица. Исключениями из правила являются «Вводная таблица» и/или «Рабочая таблица результатов». Размещение их в начале повышает ясность для пользователей, что особенно полезно для электронной таблицы, ориентированной на пользователя. При управлении потоком информации избегайте перекрестных зависимостей, поскольку они сильно снижают понятность. Всегда избегайте циклических ссылок, если необходима ссылка на какие-либо предыдущие данные.

7. Пометьте столбцы и строки

Столбцы без четких и согласованных имен могут не создавать проблем для создателя рабочего листа, но другим пользователям это может показаться запутанным. Вот почему наш следующий совет по Excel — всегда маркировать столбцы таблиц простыми именами, которые последовательно следуют ранее использовавшимся соглашениям об именах. То же самое относится и к горизонтальным столам. В этих случаях используйте только метки строк. Узнайте больше об использовании согласованных меток в Excel (рекомендации).

8. Сохраняйте формулы читаемыми

Наш восьмой совет эксперта по Excel — разбивайте длинные формулы на несколько более мелких вычислений. Это отличный способ улучшить читаемость, как и правильное использование интервалов. Слишком много разных операторов или слишком много разных ссылок в формуле могут сделать формулу неразборчивой. Это затрудняет использование электронной таблицы кем-либо, кроме ее создателя. Первоначальный автор в конечном итоге всегда должен объяснять электронную таблицу другим или даже становится единственным пользователем, действительно способным работать с электронной таблицей.

Многие электронные таблицы трудно использовать кому-либо, кроме их создателя.

9. Избегайте повторяющихся формул

Избегайте повторяющихся вычислений и вычисляйте формулы только один раз! Точная копия формулы удваивает риск ошибок. Кроме того, изменения в одной формуле не дублируются автоматически. Иногда эти дубликаты упускаются из виду, что приводит к несоответствиям в электронной таблице. Когда требуется использование точно такой же формулы, вернитесь к первому экземпляру формулы. В экстремальных ситуациях может потребоваться разбить формулу, чтобы сохранить ясность.

10. Избегайте фиксированных чисел в формулах

Никогда не используйте фиксированные числа в формулах Excel. Используйте отдельную ячейку ввода для фиксированных значений и используйте ссылки на эту ячейку, чтобы использовать ее в расчетах. Формула, содержащая фиксированные числа, представляет собой большой риск. Если значение когда-либо изменится, оно должно быть изменено в каждом экземпляре. Это, по крайней мере, неудобно при работе с большими листами. В худшем случае это один из самых простых способов совершить фатальные ошибки.

11. Не объединяйте ячейки

Очень важная тема в нашем списке лучших практик Excel — не объединять ячейки! Объединение ячеек в Excel редко бывает хорошей идеей. Обычно это делается для улучшения эстетики, но в конечном итоге приводит к повышенному риску возникновения проблем с расчетами и ссылками. Самый большой риск — это ссылки на объединенные ячейки. В объединенной ячейке, на которую ссылаются, все ячейки могут быть частью вычислений, но только одна из этих ячеек будет правильной частью. Эта двусмысленность уступает место увеличению количества ошибок, чем дольше используется электронная таблица.

12. Избегайте сокрытия данных

Скрытие такой информации, как столбцы, строки или даже целые рабочие листы, вряд ли является разумной идеей. Это только увеличивает вероятность того, что пользователь упустит что-то важное при работе с электронной таблицей, увеличивая риск ошибок. Единственным исключением из этого правила будет случай, когда абсолютно необходимо скрыть информацию, которую почему-то нельзя вынести на отдельный рабочий лист. Поскольку почти всегда можно отделить конфиденциальные данные, такие случаи редки.

Скрытая информация увеличивает риск ошибок.

13. Встроенная проверка данных

Встроенная проверка данных, такая как аудиторские тесты, оповещения и автоматические проверки, — это хороший способ избежать внесения каких-либо вредных изменений или дополнений в существующую работу. Важно включить это сразу при создании рабочего листа. Невыполнение этого часто приводит к забыванию о них позже. Проверка данных — отличный способ заложить прочную основу для удобства сопровождения электронных таблиц.

14. Сохранить стиль на конец

Возможности форматирования и стиля Excel довольно обширны. Они позволяют точно настраивать внешний вид ячеек, значения и множество вариантов цветов, границ и функций. Хотя дизайн может помочь сделать электронную таблицу понятной, сам процесс включает в себя абстрагирование информации для зрителя. Это хорошо для конечного продукта, но усложняет разработку и увеличивает риск ошибок. Лучший способ — сохранить стиль электронной таблицы напоследок.

15.

Сохраняйте единый стиль

Стиль, выбранный вами, должен оставаться единым для всей электронной таблицы. Простой и последовательный стиль форматирования имеет решающее значение, чтобы помочь зрителям понять вашу электронную таблицу. Всегда включайте легенду. Аббревиатуры и определения цветных ячеек могут быть перечислены на отдельном рабочем листе, если это необходимо.

16. Сделайте условное форматирование простым

Условное форматирование помогает зрителю понять, как работает электронная таблица. Сложные правила форматирования препятствуют этой цели, скрывая то, как настроена электронная таблица. Это также вызывает путаницу у пользователя. Соблюдайте простые правила условного форматирования (например, изменение цвета в зависимости от содержимого ячейки).

17. Используйте положительные числа

Вы когда-нибудь случайно вычитали что-то, что должно было быть добавлено? Скорее всего, это было результатом того, что ячейка ввода была введена как отрицательное число. Всегда старайтесь создать электронную таблицу, которая способствует использованию положительных чисел.

18. Четко определите единицы измерения и форматы чисел

Убедитесь, что зрители всегда могут отследить единицы измерения и форматы чисел, используемые в электронной таблице. Вы можете сделать это, либо задав единицы измерения в свойствах ячейки в Excel, либо указав их в метке столбца. Но будьте осторожны: никогда не вводите символ валюты (€, $, £ и т. д.) сразу после значения! Это вызывает проблемы при использовании значения в формулах.

19. Уточните свои источники

Когда сложные вычисления в Рабочем листе A выполняются с использованием ячеек из Рабочего листа B, покажите зрителю эти ячейки из Рабочего листа B в Рабочем листе A в вашей электронной таблице. Пользователи, которые пытаются понять, как работает вычисление, могут оставаться на одном рабочем листе, вместо того чтобы переключаться на другой. Сделайте ваши ссылки четкими и понятными. Без надлежащего форматирования ссылки могут привести к тому, что рабочий лист будет выглядеть загроможденным, особенно если их много.

20. Избегайте использования макросов

Всегда используйте решения Excel, прежде чем прибегать к макросам VBA. Макросы VBA делают электронную таблицу менее прозрачной, поскольку они абстрагируют логику. Для некоторых задач макросы VBA даже хуже, чем стандартные решения Excel.

21. Используйте простые диапазоны

Для многих вычислений в вашей электронной таблице в Excel лучшие практики доказывают, что разумно включать дополнительные пустые строки или столбцы. Это предотвратит будущие изменения в электронной таблице, которые могут испортить ваши формулы. Чем меньше вы используете отдельные небольшие диапазоны, тем меньше вероятность ошибочных расчетов в будущем.

Подробнее о бизнес-курсе

Excel и Передовой опыт работы с Excel

Бизнес-курс Excel для компаний

Вместе с командой следуйте нашим курсам Excel для бизнеса. Повысьте прозрачность и коммуникацию с Excel в вашей компании, что приведет к меньшему количеству ошибок и более быстрой и эффективной рабочей среде.

Узнать больше

Индивидуальный бизнес-курс Excel

Пройдите наш 4-недельный курс по основам моделирования в Excel. Учитесь у лучших пользователей Excel в мире и сразу же наблюдайте, как ваше использование Excel улучшается!

Подробнее

Программа бизнес-курса Excel

Этот курс был разработан, чтобы помочь пользователям, которые уже понимают основные принципы работы с Excel, значительно улучшить свои навыки. Читайте именно то, что вы узнаете в нашей программе.

Узнать больше

Преподаватели бизнес-курса Excel

Этот курс был разработан компанией PerfectXL (Infotron) в сотрудничестве с 11 признанными Microsoft «Самыми ценными профессионалами» и 3 самыми престижными университетами Нидерландов.

Узнать больше

Принципы правильного использования Excel

К моделированию в Excel нужно относиться серьезно, Excel используется слишком широко, чтобы его можно было рассматривать как гибкий лист. Создаваемые модели являются законными частями программного обеспечения и должны быть простыми, правильными и удобными в сопровождении.

Подробнее

Создание и поддержка качественных электронных таблиц

Чтобы создавать и поддерживать неизменно качественные файлы Excel, необходимо помнить о ряде передовых методов. Здесь мы приводим список советов по Excel, которые помогут вам улучшить работу с электронными таблицами.

Узнать больше

Зачем использовать Excel?

Сегодня люди начинают задавать этот вопрос все чаще. В 1990-е годы, на пике популярности Excel, это даже не вопрос, но времена меняются. Теперь рынок заполнен альтернативами…

Узнать больше

Никогда больше не бороться с этими ошибками VBA

Какой разработчик VBA не знаком с битвами, которые ведутся против ужасных ошибок Excel? Подчинить VBA своей воле может быть настоящим испытанием.

Узнать больше

Передовой бизнес-курс Excel

Обучение работе с Excel невероятно важно! Есть много курсов для быстрых советов и приемов, продуктивности, ярлыков и основ, но чего не хватало? Тренинг по Best Practice и дизайну.