Как в excel обновить формулы в excel: Автоматический пересчет формул в Excel и вручную
Содержание
Как в Excel 2013 обновить ссылки и изменить источник связи — Трюки и приемы в Microsoft Excel
Общее назначение ссылок — это предотвращение появления одинаковых формул или данных на различных книгах и листах. В случае когда какая-либо книга содержит необходимую вам информацию, вы можете использовать ссылки для связывания данных без повторного их создания в другой книге.
Для успеха таких действий данные в книге-клиенте должны всегда быть согласованы с данными в книге-источнике. Для того чтобы увериться в этом, примите к сведению:
- Если обе книги — источник и клиент — открыты, Excel автоматически обновляет ссылки, как только данные в книге-источнике меняются.
- Если открыта книга-источник в тот момент, когда вы открываете книгу-клиент, Excel также производит автоматическое обновление.
- Если книга-источник закрыта в момент открытия книги, использующей ее данные. Excel выводит строку предупреждения о том, что автоматическое обновление ссылок отключено. В таком случае нажмите на кнопку Параметры, установите переключатель в положение Включить это содержимое и нажмите на кнопку ОК. Вы также можете включить автоматическое обновление ссылок для всех книг. Для этого нажмите на кнопку Файл, далее Параметры, Центр управления безопасностью, затем нажмите на кнопку Параметры центра безопасности, далее на вкладке Внешнее содержимое переведите переключатель в положение включить автоматическое обновление для всех связей в книге.
- Если вы не обновили ссылки при открытии зависимого документа, вы можете обновить их в любое время впоследствии. Для этого нерейдите на вкладку Данные ленты инструментов, далее нажмите на кнопку Изменить связи. На экране вы увидите диалоговое окно Изменение связей. В этом окне выберите необходимую связь и нажмите на кнопку Обновить.
Если имя документа, содержащего подгружаемые данные, изменилось, вам необходимо будет изменить и ссылку для поддержания данных в актуальном виде. Вы можете непосредственно изменить все связи, выполнив следующие шаги:
- Откройте книгу-клиент и активируйте ее. Перейдите на вкладку Данные ленты инструментов, затем нажмите на кнопку Изменить связи. На экране вы увидите диалоговое окно Изменение связей.
- Нажмите на ссылку (связь), с которой хотите работать.
- Нажмите на кнопку Изменить. Excel выведет на экран окно поиска/указания файлов, где вы можете указать путь к необходимому документу.
- Нажмите Закрыть для возврата к книге.
Курс для школьников, испытывающих страх перед математикой или потерявших к ней интерес. Занятия по подготовке к ЕГЭ по математике ведут два преподавателя: опытный психолог помогает вернуть интерес к учебе; опытный педагог-математик по специальной программе восполняет пробелы в знаниях. Ученики не только обучаются математике, но и получают стойкий психологический результат: уверенность в себе, возможность учиться дальше самостоятельно, интерес к предмету.
Популярно
Метки
ВКонтакте
Top
Как обновить 100 Excel файлов, чтобы не отсохли руки и пару слов о немецкой диджитализации / Хабр
Всем привет! На связи Максим и я продолжаю описывать свой университетский опыт работы VBA программистом с Excel. В сегодняшней статье поговорим о том, как можно произвести изменения в десятках, сотнях, миллионах Excel файлов за один заход с помощью одного макроса и как этот концепт может сэкономить вам кучу времени, сил и средств. Данная статья будет полезна тем, кто вынужден часто совершать одинаковые изменения в большом количестве подобных друг другу Excel файлах, тем, кто устал от рутины и хочет автоматизировать процесс обновления рабочих документов или молодым студентам, которые находятся в поисках идей того, как можно выделится своими скиллами на рабочем месте. Бонусом внутри вы найдете пару моих рассуждений на тему дискуссий, которые возникли под моей прошлой статьей (если еще не читали ее, то советую ознакомиться, чтобы лучше понимать фон этой), а именно на тему актуальности Excel и VBA в европейских реалиях и общего уровня диджитализации на немецком рынке. Погнали!
Первым делом я бы хотел украсть минутку вашего времени, чтобы поблагодарить вас всех за активность на моей первой статье. Всего за 2 недели статья набрала 41 тысячу просмотров и стала, если я ничего не упустил, самой просматриваемой статьей на тему VBA на сайте! Это просто фантастика! Стоит признаться, что статья была написана часа за полтора в сонное и ленивое послеобеденное время жаркого летнего дня с целью поделиться с той кучкой людей, которые все-таки откопает ее в песочнице, своим небольшим опытом, а может даже помочь подзаработать копеечку, подкинув интересную на мой взгляд идею заработка. Но под статьей началась очень активная и интересная дискуссия, которая не прекращалась несколько дней. Я перечитал все комменты и был очень рад увидеть, что некоторые люди действительно заинтересовались темой и просили детальнее описать мой опыт программирования на VBA. Как я и обещал, я подготовлю небольшую серию статей, каждая из которых опишет реальные кейсы, с которыми я работал. Я постараюсь как можно проще и понятнее описать, какие практики реально полезные, а какие стоит избегать всеми возможными путями. Не буду больше тянуть, всем еще раз спасибо, теперь точно погнали!
Итак, первая профильная статья должна быть о чем-то, что сыграло в моей короткой карьере весомую роль. Поэтому я решил описать свой первый самостоятельный рабочий проект, успешное закрытие которого принесло мне продление рабочего контракта и изменило мою репутацию внутри отдела с «Какой-то малолетка, приходящий 2 раза в неделю и делающий все, что нам лень» на «Какой-то малолетка, приходящий 2 раза в неделю и делающий все, что нам лень, умеющий делать макросы». В первой статье, я вскользь описал свой отдел, а именно то, что из-за длинной очереди на автоматизацию с помощью стороннего софта, он был вынужден заниматься ею самостоятельно с помощью End-User Computing, облегчая себе жизнь Excel макросами на VBA.
Хочу оспорить мнение некоторых людей из комментариев под прошлым постом, кто говорит, что Excel уже прошлый век и нигде используется, а моя фирма это просто исключение. Ребята, я не зря много раз подчеркивал, что речь идет о рынке, вероятно, самой консервативной страны Европы – Германии. Чтобы коротко описать состояние местного рынка я расскажу вам короткую, но забавную историю. Я недавно проходил собеседование на должность практиканта в одну из крупнейших страховых фирм страны, а точнее в их дочернюю компанию занимающейся диджитализацией страховой и IT задачами в целом. Незадолго до собеседования мне пришел E-Mail от отдела кадров с общей информацией о предстоящем разговоре и рекомендацией о том, что неплохо было бы получше ознакомиться с самой фирмой на их сайте. Я открыл отправленную ими ссылку и предо мной открылась новостная лента этой компании. В закрепе висела статья с топовым названием: «Мы уходим от использования факса!» и фотография главы страховой с очень-очень довольным лицом. Извините, но я в свои 22 года не знаю даже как факсом пользоваться. А он оказывается до сих пор активно используется в немецких страховых фирмах… Факс — это вообще тема тут популярная, что вызывает у меня дикий восторг и истеричный смех. Особенно когда идешь с лекции на тему диджитализации, заходишь в приемную к врачу, а тебе там предлагают отправить твою справку о больничном напрямую работодателю по факсу и спрашивают номер. E-mail пока не освоили. Сразу воодушевляешься и начинаешь представлять как когда вырастешь и станешь взрослым, будешь проводить свои лучшие годы избавляя компании от использования факса в 20’х годах 21 века. Во время самого собеседования разговор, кстати, тоже прошел в интересном ключе. Глава IT отдела резко остановил меня после того, как я сказал, что заинтересован в 4-5 месячном практикуме и сказал, что ему нужен практикант минимум на 2-3 года, так как первые полтора уйдут на ознакомление с ландшафтом всех используемых систем, общее количество которых достигло 250. Ну накопилось за 30 лет, с кем не бывает.
Это я не о том, что тут люди копьями себе еду добывают и шкуры животных носят, я лишь о том, что современные технологии в местных фирмах внедряются очень и очень медленно, поэтому Excel это реально рабочая машинка номер 1 для абсолютного большинства как маленьких, так и больших компаний. Этому виной много факторов: очень жесткое и консервативное законодательство, требующее максимальную безопасность данных, банальное нежелание менять то, что десятилетиями работает и так далее и тому подобное. В государственных учреждениях, если я не ошибаюсь, чисто с юридической стороны вопроса разрешено использовать только офисный пакет от Microsoft, даже переход на версию 365 предвидеться лишь в обозримом будущем. В долгосрочной же перспективе все государственные фирмы планируют пересадить на офисный пакет от местного производителя (который еще пока не разработан), чтобы убрать зависимость от американского софта. Короче вы поняли. Все достаточно плохо. Рукастые ребята, которые хотят и могут сделать по-модному и современному часто сталкиваются с нежеланием и страхом руководства что-то менять. У меня не получилось уговорить даже бесплатную версию Asana внедрить в отдел, а вы говорите про современные облачные решения для работы с данными. Лет через 15 может, торопиться некуда, Excel не подведет.
Но я что-то отошел от темы. Итак, мой первый проект после прихода на должность VBAшника. Этот кейс является хорошим примером корректного использования VBA внутри отдела. Успешная его реализация сэкономила нам много человеко-часов и нервов, плюс дала важный опыт в автоматизации процесса обновления документов внутри отдела.
Важнейшим компонентом нашего отдела является калькуляция. Не углубляясь в бэкграунд, стоит просто сказать, что мой отдел занимается контролем состояния проектов, которых в лучшие времена было около сотни одновременно. Средняя длительность проекта от 5 до 8 лет. По его началу для него создается калькуляция. Она построена на базе единого шаблона, который часто обновляется, и ведется на протяжении всего проекта, вплоть до его окончания. То есть при создании проекта наиболее актуальной версией шаблона может быть, скажем, v. 1.2, а в момент окончания проекта стандартом будет уже v. 1.8. Обновления происходят примерно раз в полгода.
Интересный момент наступает в момент перехода к новому шаблону. Так, новые проекты, которые создаться после внедрения новой версии шаблона будут созданы уже на базе самой актуальной версии. А вот что делать с теми калькуляциями, которые были созданы ранее? Вариант с созданием их заново на базе наиболее актуальной версии шаблона сразу отпадает, так как каждая калькуляция чуть-чуть да индивидуальна и за время проекта обрастает своими дополнительными вспомогательными листами, комментариями и т.д. Было бы глупо заставлять работников отдела каждые полгода начинать вести все их калькуляции заново. Вариант с ручным обновлением кажется уже более реальным решением. Скажем, обновление включает в себя всего 10 мелочей, цвет фона поменять, да формулу обновить. Ну сколько тогда понадобиться времени на обновление? Минут так 10. 10 минут умножить на 100 файлов, получается 1000 минут или 16 с половиной часов, часов 18 вместе с перерывами на кофе. После увеличения минимальной почасовой заработной платы, а она в Германии особо важна для студентов, так как их труд оплачиваться почасово, средняя зарплата студента ITшника будет порядка 15-17 евро в час. То есть процесс обновления 100 файлов будет стоить фирме: 18 часов работы студента умножить на его зарплату в 15 евро в час – 270 евро. Студент на эти деньги сможет целый месяц очень хорошо питаться, а фирма этой затраты в принципе даже не почувствует.
Но что делать, если обновление большое? Скажем, в моем первом проекте в калькуляцию было привнесено около 120 новых изменений. Начиная от замены старых формул на новые и заканчивая полными изменением форматирования целых листов. Давайте повторно рассмотрим все варианты. Вариант с тем, чтобы просто пересоздать все старые калькуляции на базе нового шаблона до сих пор отпадает, работники не желают этим заниматься, а для студента, не имеющего профильные знания в этой среде, задача тяжелая. Обновление вручную? Давайте посчитаем. Возьмем за стандарт, как и в первом примере, что 1 изменение занимает 1 минуту. 120 обновлений в файле – примерно 2 часа на обновление одного документа. Обновление ста документов займет 200 часов, или при средней студенческой выработке в 16 часов в неделю – чуть более 3 месяцев. За эти 3 месяца фантастически увлекательной работы студент получит 3000 евро, это уже более болезненно для фирмы. Учитывайте дополнительно еще то, что студент реально будет 3 месяца просто обновлять калькуляции, в других сферах от него толку не будет. Для других задач нужно либо нанимать другого студента, либо все остальные поручения перекладывать на штатных сотрудников. Плюсом еще и то, что у студентов далеко не всегда все идет гладко и процесс может затянуться еще на пару недель. К тому времени подъедет и новое обновление, а должность студента можно будет официально переименовывать в «специалист по обновлению калькуляций», так как он рискует больше ничем особо и не заниматься. Знаете, что самое ужасное? Они реально так делали… Один из моих предшественников попал на более мелкий апдейт и месяца полтора провел за этим увлекательным занятием.
Какая общая логика процесса? Вместе с каждым обновлением калькуляции я получаю полный и четкий список требуемых обновлений. Например: Лист «ABC», ячейка «A1», новая формула «=СУММ(B1:B3)». То есть я могу быть уверенным, что какую бы калькуляцию я не открыл, там гарантировано будет лист ABC и именно в этом листе в ячейке A1 требуется произвести необходимое обновление. Изменения могут быть разные, какие-то проще, какие-то сложнее. Но стоит признать, что как правило в подобного рода обновлениях речь идет о базовых изменениях по типу замены формул, текста, оформления и строения таблиц. Реже речь заходит о более сложных вещах: обновление условного форматирования, работа с графиками и сводными таблицами.
Открывать файл за файлом и делать все вручную дико скучно, долго и не очень удобно. Плюс есть достаточно большой риск накосячить и даже того не заметив сделать какое-то из 120 изменений неправильно.
Нет, ну я же не зря в универе учу как избавлять людей от факсов, нужно альтернативное решение. И оно достаточно интересное. Файлы Excel можно очень удобно обновлять с помощью других файлов Excel. Хотя правильнее было бы сказать, с помощью макроса для обновления, который будет лежать в другом файле Excel. То есть можно создать своего рода файл-обновитель, внутри которого прописать полный алгоритм для совершения необходимых изменений в выбранном файле, а после использовать этот обновитель для обновления других Excel файлов. Пока не очень понятно? Сейчас поясню подробнее!
Я и далее буду использовать только что мной выдуманное слово «обновитель», так как оно мне понравилось. Общий сценарий использования макроса выглядит следующим образом:
Пользователь открывает Excel файл обновитель.
Обновитель спрашивает пользователя о том, какие именно файлы он хотел бы обновить.
Обновитель открывает файл и совершает в нем требуемые изменения.
Обновитель сохраняет измененный файл, закрывает его и переходит к следующему файлу.
После успешного обновления всех файлов обновитель отчитывается пользователю, что процесс обновления выбранных файлов завершен.
Пользователь закрывает обновитель и продолжает работу с обновленными файлами.
Вот и вся идея. Не так уж и сложно, да? Тогда посмотрим, как это выглядит в VBA. Для простоты давайте представим, что нам нужно обновить всего 1 файл и мы заранее знаем путь, где он лежит.
Сначала создаем наш файл обновитель, где будет прописан алгоритм обновления для файлов. Создаем новый VBA модуль и начинаем творить. Для начала создадим пару важных переменных:
Dim sourceFile As Workbook: Set sourceFile = ThisWorkbook ‘Создаем переменную, которая будет содержать в себе наш обновитель Dim fileToUpdate As Workbook: Set fileToUpdate = Workbooks.Open("C:\VBA\File To Update.xlsm") ‘Переменная с файлом, который необходимо обновить
Как мы ранее договорились, для простоты и ясности кода представим, что мы знаем четкий путь к файлу, который нужно обновить и он у нас всего один. На практике такое конечно оооооочень нереалистично. Напомню, нашей целью является обновить 100 документов и желательно за 1 заход! Прикрутив на этом этапе цикл можно избавить пользователя от того, чтобы он каждый раз должен был выбирать файл вручную. Сделать можно, например, так: пользователь добавляет все файлы, которые необходимо обновить, в заранее установленную папку, макрос обновителя открывает эту папку и итерируя через все файлы внутри папки обновляет их, пока не достигнет последнего файла. Способов работы с файлами множество, каждый выбирает тот, который ему по душе, я не буду приводить тут пример кода, который мы использовали в отделе. По своему опыту могу сказать, что вышеописанный вариант, использующий цикл и папку с файлами нами был отмечен как самый удобный и практичный. Сделать такой цикл не сложно и с помощью гугла процесс реализации этого функционала займет минут 30.
Дальнейшая работа будет происходить с переменной fileToUpdate, так как она представляет собой файл, который требуется обновить и через нее можно получить доступ к любой его части. Сам процесс обновления документа достаточно прост. VBA обладает огромным набором инструментов для удобной работы с элементами внутри документа. Я приведу пару простых примеров ниже, чтобы вы поняли саму суть, а дальше каждый уже сам сможет быстро и просто смастерить то, что нужно именно ему. Я скажу вам так, не было за 2 года моей практики такого обновления, которого я не смог бы автоматизировать. Что-то отнимает больше времени, что-то меньше, но все реально.
С самого начала важно активировать файл и лист, в котором необходимо провести обновление. Это проще всего сделать при помощи метода Activate. Активируем наш обновляемый файл и после этого активируем в нем лист, который требуется обновить:
fileToUpdate.Activate fileToUpdate.Sheets(“Old_Sheet”).Activate
Вот мы и готовы обновлять выбранный лист! Нужно изменить формулу в ячейке? Без проблем, но есть важное замечание! Формулы в VBA задаются в совершенно другом формате. Чтобы перевести формулу из привычного Excel формата в синтаксис VBA можно воспользоваться функцией записи макроса. Например, в обновляемом файле вам нужно в ячейку A1 вставить формулу “СУММ(B1:B10)”. В любом Excel файле, включите запись макроса, активируйте ячейку A1 и напишите необходимую вам формулу. После этого остановите запись и откройте среду разработки. В автоматически созданном новом модуле вы увидите интерпретацию этой формулы на языке VBA, а именно:
Range("A1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "=SUM(RC[1]:R[9]C[1])"
Видите, как сильно отличается формат написания формулы? И это еще совсем простенький пример. Иногда нужно подставлять формулы длинной в 1-2 строки, такие никак кроме как через запись макроса в синтаксис VBA не переведешь.
А вот текст в ячейке проще всего изменить с помощью метода Value, давайте добавим какой-нибудь текст в ячейку A2:
Range("A2").Value = "New Text"
Нужно полностью удалить все в заданном диапазоне?
Sheets(“Old_Sheet”).Range("B1:B100").ClearContents ‘Удаление значений Sheets(“Old_Sheet”).Range("B1:B100").ClearFormats ‘Удаление форматирования
Либо можно сразу ударить абсолютно все с заданного листа:
Sheets(“Old_Sheet”).Cells.ClearContents
Давайте еще добавим новый лист в конец книги и активируем его, чтобы соврешать в нем изменения:
Sheets. Add(After:=Sheets(Sheets.Count)).Name = "New_Sheet" Sheets("New_Sheet ").Select
Сделаем так, чтобы в новом листе колонка C по умолчанию была в денежном формате:
Worksheets("New_Sheet ").Columns("C:C").Select Selection.NumberFormat = "#,##0.00 $"
Закончим подготовку нашего нового листа тем, что сделаем все будущие надписи в первой строке по умолчанию жирными:
Worksheets("New_Sheet").Rows(1).Font.Bold = True
В конце защитим его от нежелательных гостей паролем и скроем его от лишних глаз:
ActiveSheet.Protect ("Password") Sheets("New_Sheet").Visible = False
Разберем также несколько более сложных примеров, например настройку сводных таблиц. Давайте удалим из заданной сводной таблицы с названием dataPivot все настройки строк. Для этого в начале создадим переменную, которой присвоим значение таблицы, настройки которой нужно изменить. После этого с помощью цикла пройдем через все настройки строк таблицы и уберем их:
Dim dataPivot As PivotTable : Set dataPivot = Pivot. PivotTables ( "dataPivot" ) For Each row In dataPivot.RowFields row.Orientation = xlHidden Next row
А теперь добавим новую строку в ту же самую сводную таблицу, которая будет представлять данные из параметра newRow:
dataPivot.PivotFields("newRow").Orientation = xlRowField
А теперь обновим все формулы в документе, чтобы быть уверенными что при следующем открытии файла пользователь увидит уже обновленные значения новых формул:
ActiveWorkbook.RefreshAll
Можно также добавлять новые элементы на страницы, например кнопки:
Sheets("New_Sheet ").Buttons.Add(10,10, 110, 37.5).Select ‘Добавляем кнопку по заданным координатам в заданный лист Selection.OnAction = "bestMakro" ‘При нажатии на кнопку будет запущен макрос с названием bestMakro Selection.Characters.Text = "Add a new row" ‘Надпись на кнопке With Selection.Characters(Start:=1, Length:=9).Font ‘Установка дизайна кнопки .Name = "Arial" .FontStyle = "Standard" .Size = 10 . Strikethrough = False .Superscript = False .Subscript = False .OutlineFont = False .Shadow = False .Underline = xlUnderlineStyleNone .ColorIndex = xlAutomatic End With
Такие операции тоже гораздо удобнее проводить с помощью записи макроса. Просто ставите запись, создаете необходимую кнопку, останавливаете запись и получаете на выходе готовый код.
После завершения обновления файла его останется лишь сохранить под новым названием и закрыть. Параметр False в методе Close отменяет сохранение файла перед закрытием, таким образом изначальная версия не будет изменена, а версия со всеми изменения будет носить новое имя и сохранена там, где мы укажем.
fileToUpdate.SaveAs "C:\VBA\Updated File.xlsm" fileToUpdate.Close false
Я надеюсь, то маленькое количество примеров, которое я описал дало вам общее понимание того, как работает процесс обновление файлов. Сделать можно почти все что угодно, одним из главных плюсов VBA несомненно является наличие огромного количества старых добрых форумов и сайтов с туториалами, где можно найти код на все случаи жизни.
Могу сказать, что на написание макроса для обновления всех необходимых документов у меня ушло порядка 8 рабочих дней. Тоже немало, но тогда я еще только учился. Получается, что интеграция более чем 120 обновлений в сотню файлов заняла у студента около 64 часов и стоила фирме 960 евро. Поприятнее будет, чем 3000 евро за ручное обновление.
Разберем кратко главные плюсы такого способа обновления файлов.
Во-первых, — это скорость. Обновления, как правило, аналогичны друг другу, что открывает возможность использовать прекрасный и неповторимый Copy-Paste. Одна и та же функция для изменения формулы:
Range("A1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "=SUM(RC[1]:R[9]C[1])"
Используется множество раз, меняется лишь значение формулы и ячейка. Можно вынести это в отдельную функцию и быстро и красиво вызывать столько раз, сколько нужно по ходу обновления. Таким образом можно здорово ускорить реализацию рутинных шагов и большая часть времени тогда уйдет на всякие специфичные операции, типа вышеприведенного обновления сводной таблицы.
Во-вторых, гарантия того, что все файлы будут правильно и корректно обновлены. Ручное обновление – опасный процесс, в котором велика вероятность человеческой ошибки. Очень уж легко промахнуться и добавить новую формулу в неправильную ячейку или случайно присвоить новому условному форматированию неправильную настройку. Особенно когда обновление включает в себя большое количество шагов. Хорошо протестированный код обновления исключает человеческий фактор и гарантирует, что все файлы после обновления будут в одинаковом состоянии.
В-третьих, один раз качественно создав шаблон для обновления файлов его можно использовать повторно и для других документов. Данный способ показал свою эффективность и периодически используется в разных обновлениях внутри отдела, экономя нам много времени и сил. Ведь типичные действия при обновлениях, по сути, всегда одни и те же, просто под разным соусом.
Что касается минусов, то тут разве что стоит отметить достаточно долгое время выполнения макроса. Операции открытия и закрытия с сохранением тяжелых файлов достаточно ресурсоемкие и поэтому на слабеньких офисных компьютерах могут длиться достаточно долго. О том, как можно сильно ускорить выполнение макросов мы поговорим в следующей статье!
Будьте креативными! Этот способ обновления позволяет жонглировать данными внутри файлов как вам только захочется! Единственные границы – здравый смысл и ваше воображение. Я очень надеюсь, что эта статья сможет облегчить кому-нибудь жизнь так же, как в свое время эти идеи облегчили мою. Буду рад пообщаться с вами в комментах, пишите было ли интересно и информативно, а также о том, что еще вы бы хотели прочитать на тему Excel. Всем спасибо за внимание и до скорого!
Как обновить формулы в Excel (2 простых метода)
Получите БЕСПЛАТНЫЕ продвинутые упражнения Excel с решениями!
Excel обычно автоматически обновляет формулы, используемые в любой книге или листе. Но если формулы не обновляются автоматически, нам нужно сделать это вручную. В этом руководстве мы пошагово покажем вам, как включить ручной расчет и обновить формулы в Excel . Мы также предоставим вам бесплатную книгу Excel для лучшего понимания.
Скачать практическую рабочую тетрадь
2 простых способа обновить формулы в Excel
1. Обновите формулы с помощью ленты Excel
1.1 Только в текущей рабочей таблице
1.2 Обновить всю книгу
2. Обновляйте формулы Excel с помощью сочетаний клавиш
То, что нужно запомнить
Заключение
Статьи по Теме
Загрузить рабочую тетрадь
Вы можете скачать учебную тетрадь отсюда.
2 простых способа обновления формул в Excel
Рассмотрим следующий набор данных. Он содержит учебные материалы и соответствующие им цены за единицу, количество и общую сумму. Здесь формула, которую мы используем для расчета Total :
Итого = Цена за единицу * Количество
Предположим, что цена за единицу стульев падает до 5 долларов, а цена скамеек возрастает до 15 долларов. После обновления набор данных будет выглядеть так.
Но после обновления Цена за единицу Excel не обновляет автоматически и не пересчитывает значения в Итого . Поэтому нам нужно обновить его вручную. Существует два метода обновления формул в Excel. Мы будем использовать приведенный выше набор данных, чтобы проиллюстрировать методы этой статьи. Прежде чем мы начнем вручную обновлять формулы, мы должны включить ручной расчет. Чтобы включить расчет вручную, выполните следующие действия.
ШАГИ:
- Во-первых, запустите приложение Excel и нажмите Параметры .
- Приведенная выше команда откроет новое диалоговое окно с именем Параметры Excel .
- Во-вторых, в этом диалоговом окне выберите формулы.
- В-третьих, выберите Ручной вместо Автоматический в разделе Варианты расчета .
- Затем нажмите OK .
Или, если вы уже находитесь в рабочей книге, выполните следующие действия:
- Сначала перейдите на вкладку Формулы .
- Затем в раскрывающемся списке Параметры расчета выберите параметр Ручной вместо Автоматический .
Теперь мы можем начать обновлять наши формулы вручную.
1. Обновление формул с помощью ленты Excel
В Excel уже есть несколько встроенных функций на ленте для ручного обновления формул и одновременного пересчета листа или всей книги. Здесь мы подробно опишем оба метода обновления функций Excel.
1.1 Только в текущей рабочей таблице
Если в книге Excel есть несколько рабочих листов, но нам нужно обновить только текущий лист, мы будем использовать этот метод. Для этого мы должны выполнить следующие шаги.
ШАГИ:
- В первую очередь перейдите на вкладку Формулы .
- Затем нажмите Calculate Sheet на ленте. Это обновит весь расчет текущего рабочего листа.
- В результате, нажав Calculate Sheet , выходная таблица данных будет выглядеть так. Здесь обновлены значения общего количества Стул и Скамья .
1.2 Обновить всю книгу
Если мы хотим обновить все формулы любой книги в Excel, мы выполним следующие шаги.
ШАГИ:
- В начале перейдите к формулам таб.
- Теперь вместо « Рассчитать лист », если мы нажмем Рассчитать сейчас , все формулы нашей рабочей книги будут обновлены одновременно.
После обновления всей рабочей книги, как указано в 1.2 , все рабочие листы с обновленными значениями стула и скамьи должны выглядеть как выходная таблица 1.1 .
Подробнее: [Решено]: формулы Excel не обновляются до сохранения (6 возможных решений)
Аналогичные показания
- [Исправлено!] Почему формула не работает в Excel (15 причин с решениями)
- [Исправлено!] Формулы Excel не работают на другом компьютере (5 решений)
- [Решено:] Формула Excel не работает, если не дважды щелкнуть ячейку (5 решений)
- [решено]: формула массива Excel не показывает результат (4 подходящих решения)
2. Обновление формул Excel с помощью сочетаний клавиш
По умолчанию в Excel есть несколько сочетаний клавиш, которые могут обновлять формулы всей книги или листа, даже одной ячейки, без использования ленты Excel. Эти ярлыки и процедуры приведены ниже.
ШАГИ:
- Для начала кликаем по ячейке E5 которую хотим обновить. Здесь мы хотим обновить общую стоимость стула.
- Кроме того, нажмите F2 . Это позволит вам увидеть следующую формулу, используемую для этой ячейки:
=C5*D5
- Затем нажмите Введите , чтобы обновить или обновить значение. Здесь следует отметить одну вещь: общая стоимость Bench не была обновлена. Это потому, что клавиша F2 работает только с одной ячейкой, а не со всем листом или книгой.
Дополнительные сочетания клавиш:
- С помощью клавиши F9: Нажав клавишу F9 , вы можете обновить всю книгу или все листы одновременно. Работает так же, как работает опция «Рассчитать сейчас» .
- Использование «Shift+F»: Обновляет и пересчитывает все формулы текущего листа.
- Использовать ‘ Ctrl+Alt+F9’: Принудительное вычисление всех открытых рабочих листов открытой книги, включая те, в которых ячейки не изменились.
- Используйте ‘ Ctrl+Alt+Shift+F9’: Принудительно вычислить все листы всех открытых книг.
Что нужно помнить
- Мы должны включить ручной расчет , прежде чем пытаться использовать любой из этих методов.
- Клавиша F2 может использоваться только для одной ячейки, а не для всего листа или книги.
Заключение
В этой статье показано, как просто обновить формулы в Excel. Опять же, при работе с огромными файлами, содержащими несколько формул, весьма полезен метод ручного расчета. Использование ручных вычислений поможет повысить эффективность ваших файлов Excel. В конце концов, это может повысить эффективность и точность. Если у вас по-прежнему возникают проблемы с этими шагами, сообщите нам об этом в разделе комментариев. Наша команда ждет, чтобы ответить на все ваши вопросы. Вы часто сталкиваетесь с подобными проблемами в Excel? Посетите наш сайт Exceldemy для всех типов решения проблем, связанных с Excel.
Связанные статьи
- [Исправлено!] Формула СУММА не работает в Excel (8 причин с решениями)
- [Исправлено!] Формула не работает и отображается как текст в Excel
- [Исправлено!] Результат формулы, показывающий 0 в Excel (3 решения)
- [Исправлено]: формула Excel не показывает правильный результат (8 методов)
- [Исправлено!] Формула СУММА Excel не работает и возвращает 0 (3 решения)
Динамические формулы, которые обновляются при добавлении данных в Excel
Советы и руководства по Excel
Редактировать
Добавить в избранное
Избранное
Автор: дон
Курс макросов Excel и VBA (скидка 80 %)
Я покажу вам, как создавать формулы и функции, которые автоматически обновляются при добавлении новых данных в диапазон в Excel.
Простой пример: вы хотите суммировать диапазон, в который со временем будут добавляться новые данные. Вы не хотите продолжать обновлять свои формулы и функции, поэтому вам нужно динамически обновлять формулы и функции.
Вот наш образец электронной таблицы:
Теперь давайте добавим число в список и посмотрим, что произойдет:
Обычная сумма не изменилась, но динамическая сумма обновилась, чтобы показать правильную сумму.
(Обязательно загрузите рабочую тетрадь для этого руководства, чтобы следовать ей).
Вот обычная СУММА:
=СУММ(A2:A5)
Вот динамически обновляемая функция суммирования:
=СУММ(СМЕЩ(A2,0,0,СЧЁТ(A:A)))
Чтобы сделать приведенную выше формулу совместимой с версиями Excel до Excel 2007, используйте это:
=СУММ(СМЕЩ(A2,0,0,СЧЕТ(A1:A100)))
Это просто потому, что вы не можете ссылаться на весь столбец в Excel 2003 и более ранних версиях и A:A ссылается на весь столбец, столбец A.
Теперь давайте разделим эту формулу.
По сути, я просто использую функцию OFFSET() для возврата диапазона, который затем будет использовать функция SUM() вместо жесткого кодирования диапазона в функцию SUM().
Это часть приведенной выше формулы, которая делает ее динамической:
СМЕЩ(A2,0,0,СЧЁТ(A:A))
Все, что вам нужно сделать, это изменить эти две части, чтобы они работали на вас:
СМЕЩ( A2 ,0,0,СЧЕТ( A:A ))
Чтобы использовать функцию OFFSET() для возврата динамического диапазона, нам просто нужно поместить первую ячейку в диапазоне в качестве первого аргумента, в данном случае A2 .
Затем нам нужно использовать функцию COUNT() в качестве четвертого аргумента для функции OFFSET(), чтобы выяснить, насколько большим должен быть наш диапазон. Измените A:A на любой столбец, содержащий ваш список данных.
Функция COUNT() подсчитывает все ячейки в диапазоне, содержащие число. Ссылка на диапазон, которую вы используете для функции COUNT(), должна быть достаточно большой, чтобы вместить список любого размера, который вы могли бы иметь в будущем, поэтому его не нужно изменять.
Если вы используете Excel 2007 или более позднюю версию, просто используйте A:A в качестве аргумента для функции COUNT(), как показано в первом динамическом примере выше. Таким образом, будет указана ссылка на весь столбец.
Динамические диапазоны, содержащие текст и многое другое
Если вы работаете в Excel 2007 и более поздних версиях, вы можете использовать функцию COUNTA() вместо функции COUNT(). Функция COUNTA() подсчитывает все ячейки, которые НЕ пусты, тогда как функция COUNT() подсчитывает только те ячейки, в которых есть числа.
Передовой опыт
Если вы сделаете формулы и функции динамическими с помощью функции OFFSET(), как упоминалось выше, это очень быстро вызовет путаницу и беспорядок при создании больших формул.
Одним из часто используемых способов решения этой проблемы является использование именованных диапазонов, которые динамически обновляются при добавлении новых значений в диапазон. Здесь используется тот же метод, который мы проиллюстрировали выше, за исключением того, что функция OFFSET() и ее содержимое содержатся в именованном диапазоне, и этот именованный диапазон затем используется в формулах и функциях в электронной таблице всякий раз, когда вам нужно сослаться на нужный диапазон. для обновления каждый раз, когда вы добавляете значение в диапазон или список.
Вот наш учебник по динамическому именованному диапазону в Excel , который покажет вам, как это сделать.
Функция СМЕЩ() является ключом к созданию динамических формул и функций в Excel. Обязательно ознакомьтесь с нашим учебным пособием по функции OFFSET, если вы хотите получить более подробное объяснение того, как она работает.
Функция Excel:
СЧЕТ(), СЧЕТ(), СМЕЩ()
Версия Excel:
Эксель 2003, Эксель 2007, Эксель 2010, Эксель 2013, Эксель 2016
Курс Excel VBA — от новичка до эксперта
200+ видеоуроков
50+ часов обучения
Более 200 руководств Excel
Станьте мастером VBA и макросов в Excel и узнайте, как автоматизировать все свои задачи в Excel с помощью этого онлайн-курса.