Как в excel группировать ячейки: Структурирование (группировка) данных на листе

Группировка и разгруппировка данных в Excel. Пошаговая инструкция с фото

Автор Амина С. На чтение 10 мин Опубликовано 31.01.2021

Сейчас век информации. Количество данных, которые людям приходится обрабатывать каждый день, растет все больше и больше. Это касается всех возможных сфер жизни, в том числе, и работы. Сейчас все больше областей человеческой деятельности, в которых остро встает необходимость умения быстро обрабатывать большие объемы информации.

Одна из функций Excel, которая позволяет реализовать это – группировка. Дело в том, что структурирование информации помогает работать не со всеми доступными данными, а лишь с маленькими частями. Если упаковать однотипную информацию в один блок, то и компьютеру проще, и самому человеку. Почти нет сферы, в которой не было бы востребовано структурирование информации:

1. Обработка данных о продажах. На склады регулярно поступают огромные партии самых разнообразных товаров, имеющих различную стоимость, вес, поставщика, наименование и так далее. Структурирование данных позволяет легче ориентироваться во всем этом массиве информации.
2. Учеба. Качество образования и самообразования тесно связано с тем, насколько хорошо структурирована информация. Следовательно, если правильно сгруппировать данные одного типа рядом, будет проще в выполнении не только практических задач, связанных со статистикой, например, но и с выполнением теоретических заданий, организовывать выполнение домашних заданий и так далее.
3. Бухгалтерский отчет. Бухгалтерам регулярно приходится иметь дело с цифрами, каждая из которых имеет связи с другими числами. И чтобы было удобнее работать с большим количеством связанных друг с другом значений и информации другого типа, очень удобно использовать группировку данных.

Также функция группировки данных позволяет скрыть устаревшую информацию. Давайте разберемся, как она работает и как ее можно использовать.

Содержание

1. Как настроить параметры функции
2. Как сгруппировать данные по строкам
3. Как произвести группировку столбцов
4. Как сделать многоуровневую группировку
5. Инструкция по разгруппировке данных
6. Как разгруппировать листы
7. Как разгруппировать данные, сгруппированные вручную
8. Как разгруппировать данные, сгруппированные автоматически

Как настроить параметры функции

Для работы с группировкой данных необходимо ее сначала настроить. Для этого нужно перейти на вкладку «Данные» и там найти опцию «Структура». Далее появится всплывающая панель, в которой нужно найти кнопку в правом нижнем углу.

После этого появится окно, в котором нужно выставить подходящие флажки и нажать клавишу ОК. Эти настройки регулируют, каким образом данные будут отображаться.

Важно: на практике многим людям кажется довольно неудобным отображение итогов под данными. Поэтому можно эту галочку не ставить. Также рекомендуется поставить флажок «Автоматические стили».

После выполнения этих действий можно непосредственно начать группировать информацию.

Как сгруппировать данные по строкам

Теперь давайте разберемся, что нужно делать для группировки строк, на практике.

1. Создать новую строку над или под теми, которые мы хотим группировать. Здесь все зависит от того, какой способ отображения итогов был выбран на предыдущем этапе.
2. Следующий шаг – создание названия таблицы в левой верхней ячейке добавленной строки. Это будет название группы, в которую будут объединяться ячейки, общие по определенному признаку.
3. Выделить все ячейки в области под новосозданной строкой или над ней (в зависимости от того, что мы сделали на первом этапе). После этого ищем кнопку «Структура» на вкладке с данными и там находим опцию «Группировать». Важно при этом не нажимать на стрелочку или название команды во всплывающей панели, а именно по значку.

Если все же нажать на стрелку вниз, то появится дополнительное меню, в котором можно выбрать или функцию группировки, или создать структуру. Нас интересует в первую очередь группировка на данном этапе.

После этого выбираем главный признак, по которому будет осуществляться группировка. Это могут быть строки или столбцы. Если ничего не менять, то по умолчанию выбран именно первый пункт. После того, как мы убедились в том, что настройки выставлены так, как надо нам, нужно подтвердить свои действия путем нажатия клавиши ОК. Поскольку мы группируем по строкам, то нам и не нужно ничего менять, просто надо перепроверить еще раз.

Важно: если перед тем, как начинать группировать объекты, выделить не ячейку, а целые столбцы или строки на координатной панели, то тогда этого диалогового окна не появится. Программа самостоятельно поймет, что нужно делать.

О том, что строки были сгруппированы, мы можем понять по знаку «минус» на координатной панели. Это нам говорит о том, что данные были раскрыты. Теперь мы можем их скрыть, нажав на этот значок или кликнув по клавише 1 чуть выше (он обозначает степень группировки).

Видим, что строки оказались скрытыми, а знак минуса поменялся на плюс. Чтобы раскрыть нужную строку, можно нажать на него, и тогда программа это сделает самостоятельно. Если нужно раскрыть все строки, то нужно нажать на кнопку «2», которая находится сверху координатной панели в этом случае.

Как произвести группировку столбцов

Для группировки столбцов алгоритм действий приблизительно такой же:

1. В зависимости от того, какие параметры мы выбрали в настройках, нам нужно вставить новый столбец слева или справа от той области, которая будет группироваться.
2. Записываем в самой верхней ячейке появившегося столбца название группы.
3. Выделяем все столбцы, которые нам нужно сгруппировать (только оставить тот, который мы добавили на первом этапе), после чего нажать на кнопку «Группировать» аналогично описанному выше алгоритму.
4. Теперь нам нужно в маленьком окошке нажать по пункту «Столбцы» и кликнуть по клавише «ОК».
5. Успех.

Примечание. Точно так же, как при группировке строк, если мы выделяем столбцы целиком на горизонтальной координатной панели, у нас не появляется маленького диалогового окошка.

Как сделать многоуровневую группировку

Excel – функциональная программа, но на одноуровневой группировке, как описано в примерах выше, ее возможности не заканчиваются. Есть еще и возможность группировать ячейки по нескольким уровням. Это делается следующим образом:

1. Для начала создается главная группа описанным выше способом. К ней затем будут добавляться подгруппы.
2. После этого убеждаемся в том, что главная группа раскрыта. В ней также выполняем действия, описанные выше. Конкретные действия зависят от того, человек работает со строками или колонками.
3. В результате, можно создавать группы нескольких уровней.

Инструкция по разгруппировке данных

Может появиться ситуация, когда ранее созданная группа или подгруппа больше не нужна. Для этого существует отдельная функция – «Разгруппировать». Чтобы ее реализовать, нужно выполнить следующие шаги:

1. Выделяем элементы, входящие в состав группы.
2. Открываем вкладку «Данные».
3. Находим там группу «Структура», открываем ее с помощью стрелочки внизу.
4. Там нажимаем на кнопку «Разгруппировать». Очень важно нажать именно по значку, а не надписи.

Далее мы выбираем, что именно мы хотим разгруппировывать. Выбираем тот пункт, которыый подходит в зависимости от того, что мы ранее группировали. После выполенния действия нажимаем клавишу ОК.

Внимание! Если до этого делалась многоуровневая группировка или создавалось несколько разных групп, то их реформирование должно осуществляться по отдельности.

Вот мы и получаем такой результат.

Это общий алгоритм разгруппировки ячеек, но как и в любом деле, есть множество нюансов. Давайте их рассмотрим более подробно.

Как разгруппировать листы

Может время от времени быть необходимым осуществлять разгруппировку листов. Для этого необходимо выполнить такую последовательность действий:

1. Для начала находим те листы, которые были сгруппированы. Если листы были заблаговременно сгруппированы, они будут отображаться одинаковым цветом или же название будет выделяться жирным шрифтом.
2. После этого нужно нажать правой кнопке мыши по одному из листов из группы, после чего в контекстном меню нажать на кнопку «Разгруппировать листы». Теперь они будут разгруппированы, и все изменения в них будут вноситься независимо от остальных.

Еще один способ разгруппировки листов – с использованием клавиши Shift и дальнейшего нажатия по активному листу в группе, которую нужно расформировать. То есть, необходимо определить группу, разгруппировка которой требуется, после чего нажать на одну из вкладок, а потом кликнуть по ней с зажатой клавишей Shift.

После того, как изменения были внесены, можно теперь и сгруппировать часть листов. Для этого нужно нажать на клавишу Ctrl или Cmd (первая – для компьютеров под управлением Windows, а вторая – для техники Apple), и с зажатой кнопкой попеременно щелкнуть по тем листам, которые нужно объединить в группу. После этого программа сделает все за пользователя.

Как разгруппировать данные, сгруппированные вручную

Перед тем, как осуществлять разгруппировку ячеек, нужно сначала понять, каким образом они были сгруппированы: вручную или автоматически. Ручной группировкой считается способ, описанный выше. Автоматическая генерация групп – это когда с помощью определенных функций они создаются. Например, после генерации промежуточных итогов. О том, что была использована эта возможность, можно понять по строке «Промежуточные итоги».

Если данные были сгруппированы через одноименную функцию Excel, то для того, чтобы ее расформировать, необходимо убедиться в том, что группа развернута. Если нет, то нужно нажать на кнопку + на боковой панели слева. О том, что группа развернута, мы можем судить по кнопке – там же. Когда мы разворачиваем группу, то начинаем видеть как скрытые строки, так и группы. После этого с помощью клавиатуры или левой клавиши мыши выделяем все ячейки, состоящие в группе, а дальше – по описанному выше алгоритму.

Мало кто знает, что есть еще один способ разгруппировки ячеек, сгруппированных вручную – использование горячих клавиш.

Для этого необходимо сначала выделить те столбцы, которые были сгруппированы, после чего нажать клавиши Alt + Shift + стрелка влево. Если работа осуществляется в компьютере, управляемым под Mac OS, то нужно воспользоваться комбинацией клавиш Command + Shift + J.

Как разгруппировать данные, сгруппированные автоматически

Если в результате проверки, которая была проведена в предыдущем пункте, оказалось, что данные были сгруппированы автоматически, то все несколько сложнее, поскольку стандартная функция разгруппировки не сработает в этом случае. Действия зависят от того, что именно осуществило группировку данных. Если это функция «Промежуточные итоги», то последовательность действий следующая:

1. Открываем ту же вкладку с данными на главной панели (или ленте, как ее еще очень часто называют).
2. После того, как мы нажмем на кнопку «Промежуточные итоги» (а именно это нам и нужно сделать в качестве второго шага) у нас появится окно. Сама кнопка находится в том же разделе – Структура. После этого появится окно, в котором нам нужно нажать на кнопку «Удалить все». Ее можно найти в левом нижнем углу окна или в другом месте (в зависимости от версии офиса и конкретной программы, в которой осуществляется работа с электронными таблицами).

Внимание! Этот способ удаляет не только группу, но и промежуточные итоги. Поэтому если вам нужно оставить их, лучше скопировать элементы группы на другой лист и пользоваться ими в качестве несгруппированных.

Настоятельная рекомендация для любых операций с таблицей по группировке или разгруппировке данных. Перед тем, как это сделать, нужно сделать копию исходной таблицы. В таком случае можно восстановить исходный вид документа, если что-то пойдет не по плану.

Таким образом, Excel обладает очень широким функционалом для структурирования данных. Конечно, он не сможет все сделать за человека, но позволяет более удобно организовать работу со структурированными данными. Все остальное должен будет сделать человек. Тем не менее, это очень функциональный инструмент, который будет очень полезным для тех, кому приходится работать с огромными количествами числовой и текстовой информации.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Как скрывать и группировать столбцы в Excel

Главная » Уроки MS Excel » Работа со списками данных

Автор Антон Андронов На чтение 5 мин Опубликовано 30. 03.2020

Из этого руководства Вы узнаете и сможете научиться скрывать столбцы в Excel 2010-2013. Вы увидите, как работает стандартный функционал Excel для скрытия столбцов, а также научитесь группировать и разгруппировывать столбцы при помощи инструмента «Группировка».

Уметь скрывать столбцы в Excel очень полезно. Может быть множество причин не отображать на экране какую-то часть таблицы (листа):

• Необходимо сравнить два или более столбцов, но их разделяют несколько других столбцов. К примеру, Вы хотели бы сравнить столбцы A и Y, а для этого удобнее расположить их рядом. Кстати, в дополнение к этой теме, Вам может быть интересна статья Как закрепить области в Excel.
• Есть несколько вспомогательных столбцов с промежуточными расчётами или формулами, которые могут сбить с толку других пользователей.
• Вы хотели бы скрыть от посторонних глаз или защитить от редактирования некоторые важные формулы или информацию личного характера.

Читайте дальше, и вы узнаете, как Excel позволяет быстро и легко скрыть ненужные столбцы. Кроме того, из этой статьи Вы узнаете интересный способ скрыть столбцы с помощью инструмента «Группировка», который позволяет скрывать и отображать скрытые столбцы в одно действие.

• Скрываем выбранные столбцы в Excel
• Используем инструмент «Группировка», чтобы в один клик скрыть или отобразить столбцы

Скрываем выбранные столбцы в Excel

Вы хотите скрыть один или несколько столбцов в таблице? Есть простой способ сделать это:

1. Откройте лист Excel и выделите столбцы, которые необходимо скрыть.

Подсказка: Чтобы выделить несмежные столбцы, отметьте их щелчком левой кнопки мыши при нажатой клавише Ctrl.

2. Кликните правой кнопкой мыши на одном из выбранных столбцов, чтобы вызвать контекстное меню, и выберите Скрыть (Hide) из списка доступных действий.

Подсказка: Для тех, кто любит быстрые клавиши. Скрыть выделенные столбцы можно нажатием Ctrl+0.

Подсказка: Вы можете найти команду Скрыть (Hide) на Ленте меню Главная > Ячейки > Формат > Скрыть и отобразить (Home > Cells > Format > Hide & UnHide).

Вуаля! Теперь Вы с лёгкостью сможете оставить для просмотра только нужные данные, а не нужные скрыть, чтобы они не отвлекали от текущей задачи.

Используем инструмент «Группировка», чтобы в один клик скрыть или отобразить столбцы

Те, кто много работает с таблицами, часто используют возможность скрыть и отобразить столбцы. Существует ещё один инструмент, который отлично справляется с этой задачей, – Вы оцените его по достоинству! Этот инструмент – «Группировка». Бывает так, что на одном листе есть несколько несмежных групп столбцов, которые нужно иногда скрывать или отображать – и делать это снова и снова. В такой ситуации группировка значительно упрощает задачу.

Когда Вы группируете столбцы, сверху над ними появляется горизонтальная черта, показывающая, какие столбцы выбраны для группировки и могут быть скрыты. Рядом с чертой Вы увидите маленькие иконки, которые позволяют скрывать и отображать скрытые данные буквально в один клик. Увидев такие иконки на листе, Вы сразу поймёте, где находятся скрытые столбцы и какие столбцы могут быть скрыты. Как это делается:

1. Откройте лист Excel.
2. Выберите ячейки, которые надо скрыть.
3. Нажмите Shift+Alt+Стрелка вправо.
4. Появится диалоговое окно Группирование (Group). Выберите Колонны (Columns) и нажмите OK, чтобы подтвердить выбор.

Подсказка: Еще один путь к этому же диалоговому окну: Данные > Группировать > Группировать (Data > Group > Group).

Подсказка: Чтобы отменить группировку выберите диапазон, содержащий сгруппированные столбцы, и нажмите Shift+Alt+Стрелка влево.

4. Инструмент «Группировка» добавит специальные символы структуры на лист Excel, которые покажут какие именно столбцы входят в группу.
5. Теперь по одному выделяйте столбцы, которые необходимо скрыть, и для каждого нажимайте Shift+Alt+Стрелка вправо.

Замечание: Объединить в группу можно только смежные столбцы. Если требуется скрыть несмежные столбцы, то придётся создавать отдельные группы.

5. Как только Вы нажмёте сочетание клавиш Shift+Alt+Стрелка вправо, скрытые столбцы будут показаны, а возле черты над сгруппированными столбцами появится специальная иконка со знаком «—» (минус).
6. Нажатие на минус скроет столбцы, и «—» превратится в «+«. Нажатие на плюс моментально отобразит все скрытые в этой группе столбцы.
7. После выполнении группировки в верхнем левом углу появляются маленькие цифры. Их можно использовать для того, чтобы скрывать и отображать одновременно все группы одинакового уровня. Например, в таблице, показанной ниже, нажатие на цифру 1 скроет все столбцы, которые видны на этом рисунке, а нажатие на цифру 2 скроет столбцы С и Е. Это очень удобно, когда Вы создаёте иерархию и несколько уровней группировки.

Вот и всё! Вы научились пользоваться инструментом для скрытия столбцов в Excel. Кроме того, Вы научились группировать и разгруппировывать столбцы. Надеемся, что знание этих хитростей поможет Вам сделать привычную работу в Excel гораздо проще.

Будьте успешны вместе с Excel!

Урок подготовлен для Вас командой сайта office-guru.ru
Источник: https://www.ablebits.com/office-addins-blog/2014/08/06/excel-hide-columns/
Перевел: Антон Андронов
Правила перепечатки
Еще больше уроков по Microsoft Excel

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Как сгруппировать столбцы в Excel

В этом учебном пособии показано, как сгруппировать столбцы в Excel вручную и использовать функцию Auto Outline для автоматической группировки столбцов.

Если вы чувствуете себя перегруженным или запутанным из-за обширного содержимого вашего листа, вы можете организовать столбцы в группы, чтобы легко скрывать и отображать различные части вашего листа, чтобы была видна только важная информация.

• Группа столбцов
• Столбцы автоматического контура
• Свернуть и развернуть сгруппированные столбцы
• Копировать только видимые столбцы
• Удалить группу столбцов

Как сгруппировать столбцы в Excel

При группировании столбцов в Excel лучше всего делать это вручную, так как функция Auto Outline часто дает противоречивые результаты.

Примечание. Чтобы избежать неправильной группировки, убедитесь, что на листе нет скрытых столбцов.

Чтобы сгруппировать столбцы в Excel, выполните следующие действия:

1. Выберите столбцы, которые вы хотите сгруппировать, или хотя бы одну ячейку в каждом столбце.
2. На вкладке Data в группе Outline нажмите кнопку Group . Или используйте сочетание клавиш Shift + Alt + стрелка вправо.
3. Если вы выбрали ячейки, а не целые столбцы, появится диалоговое окно Group , предлагающее указать, что именно вы хотите сгруппировать. Очевидно, вы выбираете Columns и нажимаете OK .

Чтобы увидеть, как это работает на практике, давайте сгруппируем все промежуточные столбцы в приведенном ниже наборе данных. Для этого мы выделяем столбцы с B по I и нажимаем Group :

Это создает контур уровня 1, как показано ниже:

Нажатие знака минус (-) в верхней части группы или контура номер 1 в левом верхнем углу скрывает все столбцы внутри группы:

Создание вложенных групп столбцов

Внутри любой группы можно выделить несколько групп на внутренних уровнях. Чтобы создать внутреннюю вложенную группу столбцов, вам нужно сделать следующее:

1. Выберите столбцы для включения во внутреннюю группу.
2. На вкладке Данные в группе Структура щелкните Группа . Или нажмите сочетание клавиш Shift + Alt + стрелка вправо.

В нашем наборе данных, чтобы сгруппировать детали Q1, мы выбираем столбцы с B по D и нажимаем Group :

Таким же образом вы можете сгруппировать детали Q2 (столбцы с F по H).

Примечание. Поскольку можно сгруппировать только смежных столбца , вам придется повторить описанные выше шаги для каждой внутренней группы отдельно.

В результате у нас теперь есть 2 уровня группировки:

• Внешняя группа (уровень 1) — столбцы с B по I
• Две внутренние группы (уровень 2) — столбцы B — D и F — H.

При нажатии кнопки минус (-) над внутренней группой сокращается только эта конкретная группа. Щелчок по цифре 2 в левом верхнем углу сворачивает все группы этого уровня:

Чтобы снова сделать скрытые данные видимыми, разверните группу столбцов, нажав кнопку плюс (+). Или вы можете развернуть все группы на заданном уровне, щелкнув номер схемы.

Советы и примечания:

• Чтобы быстро скрыть или отобразить полосы контура и цифры, одновременно нажмите клавиши Ctrl + 8. При первом нажатии ярлыка контурные символы скрываются, при повторном нажатии контур снова отображается.
• Если контурные символы не отображаются в Excel, убедитесь, что в настройках установлен флажок Показать контурные символы, если применяется контур : Файл вкладка > Параметры > Расширенная категория .

Как автоматически создавать контуры столбцов в Excel

Microsoft Excel также может автоматически создавать контуры столбцов. Это работает со следующими оговорками:

• В вашем наборе данных не должно быть пустых столбцов. Если они есть, удалите их, как описано в этом руководстве.
• Справа от каждой группы столбцов сведений должен быть столбец сводки с формулами.

В нашем наборе данных есть 3 итоговых столбца, как показано ниже:

Чтобы автоматически выделить столбцы в Excel, выполните следующие действия:

1. Выберите набор данных или любую отдельную ячейку в нем.
2. На вкладке Data щелкните стрелку под Group и выберите Auto Outline .

В нашем случае функция Auto Outline создала две группы для данных Q1 и Q2. Если вам также нужна внешняя группа для столбцов B-I, вам придется создать ее вручную, как описано в первой части этого руководства.

Если сводные столбцы размещены в левом столбце сведений, действуйте следующим образом:

1. Щелкните маленькую стрелку в правом нижнем углу группы Outline , которая называется диалоговым окном. пусковая установка.
2. В появившемся диалоговом окне Параметры снимите флажок Сводные столбцы справа от поля сведений и нажмите OK .

После этого используйте Auto Outline , как описано выше, и вы получите следующий результат:

Как скрыть и показать сгруппированные столбцы

В зависимости от того, сколько групп вы хотите скрыть или отобразить, используйте один из следующих методов.

Скрыть и показать определенную группу столбцов

• Чтобы скрыть данные в определенной группе, щелкните знак минус (-) для группы.
• Чтобы показать данные в пределах определенной группы, щелкните значок плюса (+) для группы.

Развернуть или свернуть весь контур до заданного уровня

Чтобы скрыть или показать весь контур до определенного уровня, щелкните соответствующий номер контура.

Например, если ваш план имеет три уровня, вы можете скрыть все группы второго уровня, щелкнув цифру 2. Чтобы развернуть все группы, щелкните цифру 3.

Скрыть и показать все сгруппированные данные

• Чтобы скрыть все группы, нажмите цифру 1. Будет показан самый низкий уровень детализации.
• Чтобы отобразить все данные, щелкните самый высокий номер структуры. Например, если у вас четыре уровня, нажмите цифру 4.

Наш образец набора данных имеет 3 уровня структуры:

Уровень 1 — показывает только элемента и общий итог (столбцы A и J), скрывая все промежуточные столбцы.

Уровень 2 – в дополнение к уровню 1 также отображает итоги Q1 и Q2 (столбцы E и I).

Уровень 3 — показывает все данные.

Как скопировать только видимые столбцы

После скрытия некоторых групп столбцов вы можете захотеть скопировать отображаемые данные в другое место. Проблема в том, что при обычном выделении выделенных данных выделяются все данные, включая скрытые столбцы.

Чтобы выбрать и скопировать только видимые столбцы, вам нужно сделать следующее:

1. Используйте контурные символы, чтобы скрыть столбцы, которые вы не хотите копировать.
2. Выберите видимые столбцы с помощью мыши.
3. На вкладке Дом в Редактирование группы , нажмите Найти и выбрать > Перейти к .
4. В диалоговом окне Перейти к специальному выберите Только видимые ячейки и нажмите OK .
5. Теперь, когда у вас выделены только видимые ячейки, нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать их.
6. Щелкните ячейку назначения и нажмите Ctrl + V, чтобы вставить скопированные данные.

Как разгруппировать столбцы в Excel

Microsoft Excel предоставляет возможность удалить все группы сразу или разгруппировать только определенные столбцы.

Как удалить всю структуру

Чтобы удалить все группы одновременно, перейдите на вкладку Данные > группу Структура , щелкните стрелку под Разгруппировать , а затем нажмите Очистить структуру .

Примечания:

• При очистке контура удаляются только символы контура; он не удаляет никаких данных.
• Если некоторые группы столбцов были свернуты при очистке структуры, эти столбцы могут остаться скрытыми после удаления структуры. Чтобы отобразить данные, удалите столбцы вручную.
• После того, как контур очищен, его невозможно вернуть с помощью команды «Отменить». Вам придется воссоздать схему с нуля.

Как разгруппировать определенные столбцы

Чтобы удалить группировку для определенных столбцов, не удаляя всю схему, выполните следующие действия:

1. Выберите строки, которые вы хотите разгруппировать. Для этого вы можете, удерживая клавишу Shift, нажимать кнопку плюс (+) или минус (-) для группы.
2. На данных , в группе Outline и нажмите кнопку Ungroup . Или одновременно нажмите клавиши Shift + Alt + стрелка влево, что является ярлыком для разгруппировки в Excel.

Вот как можно группировать и автоматически выделять столбцы в Excel. Я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе.

Вас также может заинтересовать

Excel 2013: группы и промежуточные итоги

Урок 20: группы и промежуточные итоги

/en/excel2013/filtering-data/content/

Введение

Рабочие листы с большим объемом информации иногда могут казаться перегруженными и даже трудными для чтения. К счастью, Excel может организовать данные в группах , что позволяет легко отображать и скрывать различных разделов рабочего листа. Вы также можете суммировать различные группы с помощью команды Subtotal и создать схему для своего рабочего листа

Дополнительно: Загрузите нашу практическую рабочую тетрадь.

Чтобы сгруппировать строки или столбцы:

1. Выберите строк или столбцов , которые вы хотите сгруппировать. В этом примере мы выберем столбцы A , B и C .

   Выбор столбцов для группировки

2. Выберите вкладку Данные на ленте , затем щелкните команду Группировать .

   При нажатии команды «Группировать»

3. Выбранные строки или столбцы будут сгруппированы . В нашем примере столбцы A , B и C сгруппированы вместе.

   Сгруппированные столбцы

Чтобы разгруппировать данные , выберите сгруппированные строки или столбцы, затем щелкните команду Разгруппировать .

Нажатие команды «Разгруппировать»

Чтобы скрыть и показать группы:

1. Чтобы скрыть группу, нажмите кнопку Скрыть деталь .

   Скрытие группы

2. Группа будет скрыта . Чтобы отобразить скрытую группу, нажмите кнопку Кнопка Показать подробности .

   Нажатие кнопки «Показать подробности», чтобы отобразить скрытую группу

Создание промежуточных итогов

Команда Промежуточный итог позволяет автоматически создавать группы и использовать общие функции, такие как СУММ, СЧЕТ и СРЗНАЧ, чтобы помочь обобщить ваши данные . Например, команда Subtotal может помочь рассчитать стоимость канцелярских товаров по типам из крупного складского заказа. Это создаст иерархию групп, известную как схема , чтобы помочь организовать ваш рабочий лист.

Ваши данные должны быть правильно отсортированы перед использованием команды «Промежуточный итог», поэтому вы можете просмотреть наш урок «Сортировка данных», чтобы узнать больше.

Чтобы создать промежуточный итог:

В нашем примере мы будем использовать команду «Промежуточный итог» с формой заказа футболки, чтобы определить, сколько футболок было заказано в каждом размере (маленький, средний, большой и очень большой) . Это создаст контур для нашего рабочего листа с группа для каждого размера футболки, а затем посчитайте общее количество футболок в каждой группе.

1. Во-первых, отсортируйте свой рабочий лист по данным, которые вы хотите подытожить. В этом примере мы создадим промежуточный итог для каждого размера футболки, поэтому наш рабочий лист отсортирован по размеру футболки от наименьшего к наибольшему.

   Рабочий лист, отсортированный по размеру футболки

2. Выберите вкладку Данные , затем щелкните команду Промежуточный итог .

   Щелчок по команде «Промежуточный итог»

3. Появится диалоговое окно Промежуточный итог . Щелкните стрелку раскрывающегося списка для поля При каждом изменении: , чтобы выбрать столбец , который вы хотите подытожить. В нашем примере мы выберем размер футболки .
4. Щелкните стрелку раскрывающегося списка для поля Use function: , чтобы выбрать функцию , которую вы хотите использовать. В нашем примере мы выберем COUNT , чтобы подсчитать количество заказанных рубашек каждого размера.
5. В поле Добавить промежуточный итог к: выберите столбец , в котором вы хотите, чтобы отображался рассчитанный промежуточный итог . В нашем примере мы выберем размер футболки .
6. Если вы довольны своим выбором, нажмите OK .

   Создание промежуточного итога

7. Рабочий лист будет разбит на групп , а промежуточный итог будет указан под каждой группой. В нашем примере данные теперь сгруппированы по размеру футболки, и под каждой группой отображается количество заказанных футболок этого размера.

   Конспектированные и промежуточные данные

Для просмотра групп по уровням:

Когда вы создаете промежуточные итоги, ваш рабочий лист делится на различные уровни . Вы можете переключаться между этими уровнями, чтобы быстро контролировать объем информации, отображаемой на рабочем листе, нажимая кнопки уровня слева от рабочего листа. В нашем примере мы будем переключаться между всеми тремя уровнями в нашей структуре. Хотя этот пример содержит только три уровня, в Excel их может быть до восьми.

1. Щелкните самый низкий уровень , чтобы отобразить наименьшие детали. В нашем примере мы выберем level 1 , который содержит только grand count или общее количество заказанных футболок.

   Просмотр данных на самом низком уровне

2. Щелкните следующий уровень , чтобы развернуть детали. В нашем примере мы выберем уровень 2 , который содержит каждую строку промежуточных итогов, но скрывает все остальные данные на листе.

   Просмотр данных на следующем уровне

3. Щелкните самого высокого уровня , чтобы просмотреть и развернуть все данные рабочего листа. В нашем примере мы выберем уровень 3 .

   Просмотр данных на самом высоком уровне

Вы также можете использовать кнопки Показать и Скрыть Детали для отображения и скрытия групп внутри схемы.

Отображение и скрытие новых групп в структуре

Чтобы удалить промежуточные итоги:

Иногда вам может не понадобиться сохранять промежуточные итоги на листе, особенно если вы хотите реорганизовать данные различными способами. Если вы больше не хотите использовать промежуточный итог, вам понадобится удалить это из вашего рабочего листа.

1. Выберите вкладку Данные , затем щелкните команду Промежуточный итог .

   При нажатии на команду «Промежуточный итог»

2. Появится диалоговое окно Промежуточный итог . Нажмите Удалить Все .

   Удаление промежуточных итогов

3. Все данные рабочего листа будут разгруппированы , а промежуточные итоги будут удалены .

Чтобы удалить все группы без удаления промежуточных итогов, нажмите кнопку Разгруппировать Стрелка раскрывающегося списка команды, затем выберите Очистить контур .

Удаление всех групп

Вызов!

1. Откройте существующую книгу Excel. Если вы хотите, вы можете использовать нашу рабочую тетрадь.
2. Попробуйте сгруппировать ряд ​​строк или столбцов вместе. Если вы используете пример, сгруппируйте столбцы D и E .
3. Используйте кнопки Показать и Скрыть Детали , чтобы скрыть и показать группу.
4. Попробуйте разгруппировать группу.