Какой электронную почту можно придумать: Как придумать красивый адрес электронной почты

12 лучших альтернативных почтовых сервисов на замену Gmail

Текст Павел Иевлев

Наиболее распространенными в России сервисами электронной почты являются Mail.ru, Яндекс.Почта и Gmail. Однако кроме этой, занимающей 95% рынка, троицы есть множество других почтовых сервисов, и некоторые из них довольно интересны

Согласно сетевой статистике, среди российских пользователей
электронной почты преобладают любители Mail.ru — 70,1%,
Яндекса — 18,1%, и Gmail —7,7%. Четвертое место занял давно утративший
популярность Rambler — 3,3%. На все остальные сервисы приходится менее 1%
(0,8%).

«Большая тройка» — это крупные почтовые сервисы,
предоставляющие весь спектр услуг, которые может дать электронная почта. К тому
же они имеют развитые экосистемы, такие, как облачное хранение файлов,
бизнес-аккаунты, работа с документами онлайн и прочее. Набор услуг и качество
сервисов у них примерно паритетны. Так зачем же могут понадобиться другие
почтовые службы?

Не такой, как все

Оригинальность – вполне приемлемый повод для использования
альтернатив. Существует множество сервисов, которые ничем не лучше лидеров рынка,
или даже уступают им в функционале, но они просто другие. Может быть, кому-то
просто скучно пользоваться Mail.ru? Или нужна какая-то определенная мелкая
«фишка», которой нет у гигантов?

Итак, несколько «таких же, но других» сервисов, где можно
завести e-mail. Из-за сложностей с
трансграничной оплатой в список входят только те, которые имеют бесплатный
набор услуг. (Правда, он почти всегда сопровождается рекламой.)

AOL Mail (http://webmail.aol.com/)

Бесплатная учетная запись электронной почты с IMAP, защитой
от спама и вирусов с неограниченным хранилищем. Это его главное преимущество
перед Gmail, который
требует периодической очистки. Многие используют AOL WebMail в качестве архива
электронной почты (E-Mail-Backup) для других почтовых учетных записей. Правда,
вложенный аттачмент в почту ограничивается 25 Мб.

Yahoo! Mail (https://mail.yahoo.com/)

Веб-почта с
терабайтом свободного места для хранения и защитой от спама. Есть почтовый
клиент для мобильных устройств на базе Android и iOS. Своего почтового клиента
для ПК у сервиса нет, однако его можно настроить на таких популярных почтовых
клиентах, как Outlook, Thunderbird, The Bat!. К письмам нельзя прикрепить файл
больше 25 Мб. В настройках можно выбрать один из 44 языков, включая русский.

mail.com (https://www.mail.com/)

Веб-портал и поставщик услуг электронной почты, принадлежащий
интернет-компании «1&1 Mail&Media Inc». со штаб-квартирой в
Честербруке, штат Пенсильвания, США. Бесплатный сервис электронной почты с
показом рекламы, есть и премиум-планы на основе подписки. Сервис mail.com
уникален тем, что предлагает пользователю 200 доменных имен. Причем
достаточно зарегистрироваться один раз, что бы получить на один аккаунт 10
различных почтовых ящиков. Хотите почту @bsdmail.com? Она там. А еще это безлимитный
почтовый ящик.

Vivaldi Mail (https://webmail.vivaldi.net/)

Vivaldi Mail — это бесплатный почтовый сервис,
без рекламы и каких-либо условий, разработанный Vivaldi Technologies. Он также
предлагает контакты и функции календаря, возможности поиска, управление
папками, доступ к WEB / POP / IMAP, 5 Гб для хранения почты. Вообще-то Vivaldi
Mail ― это почтовый клиент, встроенный в одноименный браузер, но у него есть и
свой почтовый домен. Для использования почты менять браузер не обязательно.

Webmail.ca.za (https://www.webmail.co.za/)

Бесплатная электронная почта и хранение файлов. Почтовый
ящик с 10 Гб дискового пространства, файловое хранилище дополнительно 10 Гб для
хранения любых файлов, документов или изображений, выбор из шестнадцати
почтовых доменов. Особая «фишка» — встроенный факс и СМС сервис. Вам в 2022
году нужен факс? Идите туда!

За рубли

Если нужны расширенные возможности премиум- и
бизнес-сервисов, а оплатить иностранные не получается, и при этом Mail.ru с Яндексом
обрыдли, то есть пара менее известных отечественных почтовых служб, который
готовы взять рублями. Они рассчитаны под бизнес-задачи, но никто не мешает
потратить там деньги частным образом.

VK WorkMail (https://biz.mail.ru/mail/)

Сервис позволяет создавать корпоративные почтовые аккаунты
как на платной, так и на бесплатной (!) основе. Платная версия, помимо почты на
вашем домене, предлагает контроль действий сотрудников, возможность интеграции
по API, брендирование веб-интерфейса собственным логотипом и прочие
бизнес-услуги. Кроме собственно почты там можно проводить аудио- и
видеоконференции. Решение подходит для всех, у кого есть собственный домен.

МойОфис Почта 2 (

https://myoffice. ru/products/mail/)

МойОфис — это «импортозаместительное» офисное решение для
совместной работы с документами. «Почта 2» — интегрированный с ним почтовый
сервер и соответствующие приложения. Обеспечивает шифрование почтовых сообщений
с использованием криптоалгоритмов ГОСТ, защиту каналов связи между клиентскими
приложениями и серверами в соответствии с требованиями законодательства РФ,
электронную подпись письма. Поддерживает системы аудио- и видеоконференций.

Защищенные

Главная проблема топовых почтовых сервисов – низкая, а
иногда и вообще никакая конфиденциальность. Если вам показывают рекламу прямо
внутри электронной почты, это значит, что для таргетинга мониторится все
содержимое, включая входящую корреспонденцию, черновики, а также отправляемые
письма. Также Яндекс, Google и Mail.ru Group неоднократно подтверждали факты
сотрудничества со спецслужбами своих стран. Есть категории пользователей,
которых это не устраивает, и для них созданы специальные сервисы «защищенной»
почты. Их основные принципы: сквозное шифрование, анонимные способы оплаты,
полная конфиденциальность переписки, регистрация без требования личных данных.

Таких сервисов много, но большинство из них стали
неактуальными в России. Причин две. Первая — отсутствие бесплатных планов при
невозможности оплаты. Вторая — блокировки. Так, например, самые популярные @protonmail.com,
@mailbox.org, @tutanota.com, @startmail.com заблокированы
в России по решению Роскомнадзора. Недавно Роскомнадзор также заблокировал
доступ к защищенному почтовому сервису Swisscows. Повод ― с их помощью
осуществлялась рассылка ложных сообщений о минировании объектов на территории
РФ.

На данный момент доступны для российских пользователей и
имеют бесплатные планы всего несколько западных сервисов. Российские же аналоги
отсутствуют, поскольку в правовом поле РФ незаконны.

Zoho
Mail
(https://mail.zoho.com/)

Zoho известен своим менеджером паролей, но он также предлагает
безопасные услуги электронной почты. В основном они для бизнеса, но есть и
версия для частных пользователей. После создания учетной записи в Zoho Mail
почтовый ящик интегрирует сквозное шифрование, поддерживающее S/MIME, SSL или
TLS. Можно добавить двухфакторную аутентификацию через Touch ID, TOTP и другие
средства. В бесплатном плане хранилище ограничено 5 Гб.

GMX (https://www.gmx.com/)

Global Mail Exchange (GMX) — одна из безопасных
альтернативных почт, созданная в 1997 году. Компания GMX базируется в Германии,
предоставляет почтовый ящик с бесплатным календарем, отказоустойчивым
антивирусом и спам-фильтром. Один пользователь может создать до 10 учетных
записей. Использует только защиту TLS/SSL и не предлагает двухфакторную
аутентификацию, но зато запрещает сканирование ключевых слов электронной почты
и использование данных в рекламных целях.

Временные одноразовые (почты-минутки)

Иногда использовать основной ящик не хочется, а е-мейл для
какой-то услуги нужен. Для этого есть сервисы временной почты, которая
существует всего несколько минут, а потом исчезает бесследно. Обычно их
используют для отдачи потенциальному спамеру, для получения доступа к
бесплатному курсу или программе, для проверки разработки и e-mail маркетинга
или переписки с подозрительными корреспондентами.

TempMail.Plus (https://tempmail.plus/)

Сервис работает по принципу временной почты (или почты на 10
минут). Создает почтовый ящик, который принимает и сохраняет входящие письма на
10 минут и более. Есть возможность сохранять все письма и сам почтовый ящик на
неделю, можно поставить пин-код и даже создать секретный почтовый адрес, можно
попросить сервис создать случайный адрес или придумать его самому. Есть
мобильное приложение под Android.

10

Minute Mail
(https://10minutemail.org/)

10 Minute Mail — одна из лучших почтовых служб, если нужен
адрес электронной почты прямо сейчас, временно и без необходимости регистрации
пользователя. Почта генерится прямо при входе сама. Все почтовые ящики
одноразовые, и с того момента, как ящик удален, больше никто не сможет получить
к нему доступ. Можно продлить время использования до 100 минут. Доменное имя
для почты меняется каждые 45 дней, чтобы избежать блокировки. Мобильного
приложения нет, но есть специальный сайт для мобильных устройств.

tempinbox.xyz

Главная «фишка» tempinbox — кастомизация процесса создания
временного ящика. Можно нажать кнопку Random и получить доступ к случайно
созданному почтовому ящику, а можно выбрать самому и e-mail ID, и домен. Адрес
временного почтового ящика можно закрепить за пользователем навечно, но письма
на нем исчезают автоматически через 24 часа. Владельцы утверждают, что на сайте
не ведется журналирование, а сами письма шифруются.

Выводы

Большая часть нашей интернет-активности вращается вокруг
электронной почты, поэтому фактическая монополизация ее несколькими крупными
игроками не вполне отвечает интересам пользователей. Хотя в большинстве случаев
почтовые гиганты закрывают все потребности, существование альтернатив
разнообразит рынок и нашу цифровую жизнь.

Использованные источники:

Как правильно выбрать адрес корпоративной почты для бизнес-процессов

Если вы хотите солидный, красивый и, главное, логичный адрес, нужно соблюдать определенные правила и принципы создания корпоративной почты. Остановимся подробнее на логичности выбора наименования почтового ящика.

Клиент или поставщик компании, получив письмо с адреса [email protected] или [email protected] сразу поймёт, что это почта бухгалтерии или отдела доставки. А вот адрес корпоративной почты [email protected] не имеет логического обоснования. Сергей может быть директором, юристом, снабженцем или менеджером. Нелогичное создание адресов компании существенно усложняет коммуникации с контрагентами, запутывая их.

Такой принцип удобен и для руководителей компании. Можно чётко понимать, кому какой адрес почты принадлежит.

Основные принципы наименования корпоративных адресов

Подчинение бизнес-процессам

Это основной принцип, которым нужно руководствоваться, создавая корпоративную почту компании. Понимая процессы, происходящие в компании или организации, можно настроить почту таким образом, чтобы упростить коммуникации и организовать контроль над перепиской. При этом важны подразделения или отделы, преемственность должностей (когда почта предыдущего сотрудника достается новичку), мониторинг руководителем корреспонденции подчиненных и так далее.

Например, руководитель одного из отделов хочет контролировать работу своего подразделения. Для этого он использует пересылку всей корреспонденции на свою почту. Можно создать папки по каждому сотруднику для сбора писем.
В связи с этим следует четко понимать бизнес-процессы, протекающие в компании, прежде чем приступить к созданию и настройке корпоративной почты.

Обезличенные должности

Этот принцип особенно касается «единичных» должностей — главного бухгалтера, начальников отделов, кадровика. Можно использовать фамилию и имя, но в этом нет большого смысла. При смене сотрудника придётся менять почту, а это принесёт сложности:

• потеря преемственности — необходимо будет сделать переадресацию с предыдущего ящика на новый или давать доступ сотруднику к старому адресу, а это лишняя трата времени;
• неудобство для контрагентов— им придётся привыкать к новой почте, при этом есть риск попадания писем в спам и адресации корреспонденции на старый адрес по привычке;
• необходимость запоминания нового адреса.

В связи с этим имеет смысл использовать принцип создания почты по должности, а не по имени. При этом правила орфографии отходят на второй план, уступая место наглядности. Простой пример — для юриста логичным и правильным был бы адрес с именем lawyer@ (следуя правилам английского языка), но удобнее использовать имя «yurist@», как более понятное для России. Соответственно, для бухгалтера правильно — accountant@, но сплошь и рядом встречаются buh@ и buhgalter@.

Данное правило актуально только при работе на внутреннем рынке – зарубежные партнеры вас просто не поймут.

Одинаковый алгоритм создания для однотипных должностей

Есть несколько основных правил создания корпоративных адресов в этом случае. Например, можно использовать:

• первые буквы ФИО;
• имя и первую букву фамилии и наоборот;
• телефон — рабочий или личный;
• название должности и порядковый номер.

Можно использовать разные вариации сказанного на выбор. Главное помнить, что принцип создания должен быть один.

Как назвать почту для…

Отдельная почта для важных писем

Для рекламы и продвижения в интернете и оффлайне используются все средства — публикация в каталогах и справочниках, участие в торговых площадках, реклама на сторонних ресурсах, участие в выставках, даже брендирование автомобилей. Использование разных почтовых адресов поможет измерить конверсию от разных способов продвижения. Например, для торговых площадок можно использовать свой адрес, для сайта один и для выставки другой. Так можно будет понять, какой способ рекламы приносит больше прибыли, а какой не работает вообще. Логично использовать специальный ящик для сбора писем с разных адресов с использованием папок с особыми правилами – координатору отдела продаж будет проще отслеживать и контролировать почту.

Есть возможность не создавать почту — не создавайте

Много почтовых ящиков — плохо. За ними нужно следить, собирать почту, читать её, отвечать. Можно не заметить важное сообщение. Поэтому иногда удобнее использовать внутреннюю рассылку или алиас.

Внутренняя рассылка — это объединение нескольких почтовых адресов в одну группу. При отправке сообщения на адрес группы письмо получат все участники. Алиас — почта, не существующая в реальности. Это псевдоним для настоящего адреса. При поступлении сообщения оно автоматически перенаправляется на основную почту, адрес которой есть в настройках. К одному реальному адресу можно создать несколько алиасов.

В случае затруднений с выбором эффективных наименований для адресов корпоративной почты обратись к профессионалам. Хостинг-провайдер Tendence.ru предоставляет услуги хостинга почты и почтового хостинга с 2006 года. Специалисты компании помогут с выбором наиболее продуктивных наименований почтовых адресов, подробно проконсультируют по всем вопросам настройки и работы корпоративной почты.

62 фразы деловой электронной почты, которые нужно начать использовать прямо сейчас

Установление и поддержание хороших отношений в бизнесе имеет важное значение. А поскольку большинство людей в корпоративном мире устанавливают связи через электронную почту, необходимо иметь некоторые коммуникативные навыки. Главным образом, чтобы избежать недоразумений, которые могут повредить вашим контактам.

Вот список из 62 фраз электронной почты, которые вы можете начать использовать в своих деловых письмах для более эффективного общения с коллегами, лидами, клиентами, партнерами и другими получателями. Мы разделили их на десять категорий, которые вам могут понадобиться для формирования всего основного электронного письма, от правильного введения до прощания.

Кроме того, вы найдете как формальные, так и неформальные фразы, потому что написание электронных писем во многом зависит от тона голоса, который вы даете своему бренду и с кем вы обмениваетесь электронными письмами.

Но сначала, как правильно начать электронное письмо?

Ваше приветствие по электронной почте имеет гораздо большее значение, чем вы думаете. Люди ценят, когда вы называете их по именам, потому что это показывает, что вы говорите напрямую с ними. Когда вы просто используете приветствие + имя, у них может сложиться впечатление, что вы отправляете одно и то же электронное письмо еще 100 человекам — что может быть правдой, но в настоящее время у вас есть ресурсы, чтобы разобраться с этим. Вот несколько распространенных способов начать электронное письмо:

Уважаемый [имя]! Номер больше подходит для официальных писем. Используйте его, когда вы обращаетесь к человеку в позиции уважения.

Привет [имя]: Это просто, дружелюбно и прямолинейно, но в то же время неформально. Используйте его осторожно.

Приветствие: Используйте его, если вы не знаете имя получателя.

Привет (всем/парням): Это когда вы неформально отправляете электронное письмо группе людей.

Теперь, когда вы знаете, как правильно отдавать честь, давайте перейдем к следующим частям вашего электронного письма.

1. «Надеюсь, вы…»

Электронное письмо, начинающееся с добрых пожеланий, всегда является отличным способом общения и дружелюбия. Помните, что общение жизненно важно в деловом мире, и вам не нужно все время быть таким формальным. Тем не менее, всегда будьте уважительны и дважды подумайте, прежде чем выносить на обсуждение то, что может показаться оскорбительным. Вот несколько общих примеров, которые вы можете использовать:

Надеюсь, у вас все хорошо/все хорошо: Это показывает, что вы заботитесь об этом человеке. Это уважительная и безопасная фраза для начала дружеского подхода.

Надеюсь, у вас были отличные выходные/неделя/день: Это зависит от того, в какое время или день недели вы обращаетесь. Эта фраза — одна из самых распространенных в деловых письмах.

Надеюсь, вам понравился ваш отпуск: Это работает, когда у вас есть информация о том, что человек был в отпуске, и когда вы хотите продолжить разговор, который должен был прерваться из-за этого.

Надеюсь, вам скоро станет лучше: Когда вы знаете, что человек выздоравливает после операции или болезни и поэтому не может работать. Пожалуйста, обратите внимание на его вариации, чтобы не прозвучало так, будто вы торопите их что-то сделать. Это может отталкивать их, а не выглядеть как приятное пожелание.

Надеюсь, вам понравилось (название мероприятия): Когда вы связываетесь после корпоративного мероприятия, которое вы организовали, использование этой фразы производит отличное первое впечатление, особенно если вы попросите что-то по электронной почте.

2. «Я пишу вам о…»

Когда вы отправляете письмо первым, вам нужно представиться и рассказать о цели письма. Иногда вам нужно напомнить этому человеку, кто вы есть, если вы были в контакте раньше.

Вы можете вести себя безлично или сделать домашнее задание и изучить информацию о получателе. Потому что, когда вы персонализируете свое сообщение, чтобы показать, что знакомы с их работой или делами, вы увеличиваете шансы на получение ответа. Вот несколько примеров общих фраз для знакомства с электронной почтой и некоторые советы по их персонализации.

Общие фразы электронной почты

Это [ваше имя] из [вашей компании]: Начните с представления своего имени и компании, в которой вы работаете. Если вы хотите опустить название компании в начале, это нормально, но будьте уверены, что эта информация будет размещена где-то в теле письма.

Я пишу вам о… Здесь вы можете вставить все, что связано с вашим предыдущим разговором или встречей с получателем. Кроме того, вы можете использовать это введение, чтобы рассказать о будущих событиях.

Я пишу, чтобы спросить/спросить/дать вам знать/подтвердить/пригласить вас/чтобы обновить вас/попросить…»: Используйте это, когда вы хотите запросить информацию, позиционирование, сделать приглашение без дальнейших действий адо. Это способ быть прямым и сделать электронное письмо кратким.

Могу я занять минутку вашего времени, чтобы…: Если вы хотите и/или должны быть очень формальными, это лучший выбор.

Я обращаюсь, потому что… : Это неформальный способ сообщить причину вашего обращения.

Персонализированные фразы электронной почты

Вчера/сегодня утром я прочитал вашу статью на [тему] в [канале]. Я не мог не думать о…: Это пример того, как вы можете начать разговор о чем-то, что получатель недавно опубликовал или сделал. Убедитесь, что именно вы говорите, чтобы избежать недоразумений и не вызвать на них противоположной реакции.

Поздравляем с [того, чего человек добился]! Я уверен, что это вдохновляет видеть, как это может помочь…: Искренние комплименты всегда приветствуются. Еще раз, говорите только о том, в чем вы уверены в этом достижении, и не преувеличивайте. Будьте полностью честны с тем, что вы им говорите.

3. Спасибо за… В основном потому, что вам нужно сосредоточиться на решении этих вопросов как можно более плавно. А иногда клиент задал простой вопрос и даже не знал, что это была ошибка, и в итоге вы разоблачали и выделяли его. Давайте посмотрим на некоторые фразы электронной почты, которые помогут в обоих случаях:

Спасибо, что сообщили мне: Это показывает, что вы признаете то, что человек сообщил вам, и выражает признательность за это.

Спасибо за ваше понимание/терпение: Такое сообщение делает клиенту комплимент, в то время как вы все еще признаете проблему, с которой он столкнулся, без ненужных извинений за ошибки.

Спасибо за ваше электронное письмо о…: Это помогает напомнить человеку о предмете, о котором вы говорите, и открывает более дружескую беседу, в зависимости от содержания предыдущих электронных писем.

Спасибо за отправку/запрос/посещение: Это показывает людям, что вы признаете их действия и цените их.

Спасибо, что связались (со мной): Это более неформальный способ оценить чей-то контакт.

Спасибо за ваш отзыв/ваше предложение: Он приветствует отзывы и предложения, позволяя человеку чувствовать себя в безопасности, чтобы продолжать давать их вам.

Дополнительный совет: Если вам нужно извиниться за серьезную ошибку, используйте что-нибудь простое, например «9».0013 Примите наши извинения за доставленные неудобства.  Но не тратьте все письмо на извинения. Вместо этого предложите решения для того, что произошло. Избегайте использования « Извините за неудобства» , потому что это звучит расплывчато, неформально и неискренне.

4. «

Просто быстрое/дружелюбное напоминание о том, что…»

Вы можете использовать такие фразы электронной почты для предоставления информации или адресных напоминаний вашим получателям. Это также полезно, когда вы хотите привлечь их внимание к другой вещи в своем электронном письме, особенно если вы пишете, чтобы поговорить о более чем одном вопросе.

Обратите внимание…: Если вы хотите привлечь внимание получателя к конкретному вопросу, используйте это.

Быстрое напоминание…: Это неформальный способ рассказать о том, что вы хотите выделить, например, о скором истечении срока действия или предстоящих встречах.

Я хотел сообщить вам: Используйте эту фразу, чтобы рассказать своим клиентам об устранении неполадок, которые еще не решены. Вместо того, чтобы открыто говорить о «нерешенной проблеме», используйте «обновление» как форму заявления о том, что вы работаете над ее решением.

Я хотел бы сообщить вам, что…:  Официальный способ представить специальное объявление или дать критический ответ.

Небольшое предупреждение: Неформальная фраза в электронной почте часто используется, чтобы уведомить кого-либо о чем-либо, например, о предупреждении или полезном совете.

Я надеюсь, что вы найдете это полезным: Когда вы даете им любую информацию, совет или даже решение их проблемы.

5. «Я посылаю вам…»

Когда необходимо отправить вложения или даже дополнительную информацию, требующую особого внимания получателя, вот несколько примеров того, как это сделать:

Я отправляю вам [имя файла] в формате pdf: Обязательно уточните имя файла и его формат, чтобы человек чувствовал себя в большей безопасности при его открытии.

Я приложил [имя файла] для вашего обзора: Опять же, не забудьте указать имя файла и его цели. Должен ли человек просматривать, проверять или редактировать?

Не могли бы вы подписать прикрепленный документ и отправить его обратно до [дата]?: Используйте этот, когда вам нужно, чтобы получатель отправил вам обратно подписанную копию, и у вас есть срок для этого.

См. приведенную ниже информацию для получения более подробной информации о…: Если вы хотите выделить информацию, такую ​​как адреса или необходимые цитаты.

Вот документ, который вы просили/мы обсуждали: Это привлекает внимание получателя к чему-то, о чем он спрашивал ранее.

Дополнительная информация доступна на [веб-сайте]: Если вы хотите поделиться ссылками, укажите, что человек найдет там.

6. «Пожалуйста, почувствуйте себя желанным гостем…»

Иногда вам придется попросить кого-нибудь о помощи или дополнительной информации. Используйте фразы, которые открывают дверь для вашего общения с получателем таким образом, чтобы он чувствовал, что с вами можно связаться, когда это необходимо.

Не забудьте сначала описать, что вам нужно, когда вы просите о помощи. И всякий раз, когда вы предоставляете информацию, вы должны дать им возможность связаться с вами, если у них возникнут вопросы.

Пожалуйста, почувствуйте себя желанным гостем…: Фраза «Пожалуйста, почувствуйте себя желанным гостем…» побуждает клиентов обращаться к вам чаще и заставляет их чувствовать себя комфортно.

Не могли бы вы…?: Это формальный способ подачи запросов, и вежливо попросите дальнейших объяснений.

Буду признателен, если вы сможете…: Еще один способ вежливо попросить о чем-то.

Было бы очень полезно, если бы вы прислали нам/мне…: Вы показываете человеку, что его помощь очень ценна. Вы можете использовать его для отправки дополнительной информации или файлов.

Пожалуйста, держите меня в курсе/сообщениях/обновлениях: Это делает общение открытым, чтобы человек мог связаться в любое время с новой информацией по вопросу.

Если возможно, я хотел бы узнать (подробнее) о…: Вы ничего не требуете, просто позволяете человеку чувствовать себя комфортно, делясь с вами чем-то конкретным.

7. «

… пожалуйста, дайте мне знать».

Если вы хотите предложить кому-то что-то сделать в электронном письме, то продемонстрируйте, что вы рады это сделать. Покажите получателю, что вы готовы помочь во всем, что необходимо. Эти фразы показывают людям, что вы с радостью хотите им помочь:

Я был бы рад…:  Это означает, что вы не против помочь, и цель состоит в том, чтобы другой человек чувствовал себя комфортно, спрашивая вас обо всем, что он хочет. нуждаться.

Если мы можем быть чем-то еще полезны, сообщите нам: это формальный способ предложить дополнительную помощь.

Дайте мне знать, если вам нужна помощь: это самая распространенная фраза электронной почты в этой категории. Это неформальный способ сообщить людям, что вы готовы помочь им, когда они в этом нуждаются.

… пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне: Это работает как дополнение к таким фразам, как «Если вам нужна дополнительная информация…». Это подчеркивает, что вы готовы помочь.

… пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне/для связи: Это дает человеку понять, что он может связаться с вами, когда ему это нужно.

8. «К сожалению…»

Сообщать плохие новости по электронной почте никогда не бывает легко, но есть способы сделать это правильно. Бывает так, что вы не смогли как-то угодить ожиданиям человека, и вам необходимо предоставить эту информацию.

К сожалению, мы не можем/не можем …: Это формальный и вежливый способ дать отрицательный ответ.

Боюсь, это будет невозможно…: Используйте эту неформальную фразу при отрицательном ответе, после чего следует краткое объяснение того, почему не удалось выполнить просьбу человека.

С сожалением сообщаем вам, что…: Это вежливый и формальный способ сообщить плохие новости. Сразу после этого объясните причины, по которым этого не произойдет.

После тщательного рассмотрения мы решили (не)…: Это показывает, что вы обдумали то, что человек прислал вам ранее. Это также способ смягчить мрачный ответ.

Это противоречит политике компании…: Это способ объяснить, почему вы не можете сделать что-то, о чем просил человек, если это противоречит политике компании.

Несмотря на все мои усилия…:  Вы показываете человеку, что приложили усилия, чтобы что-то решить, или даете положительный ответ.

9. «С нетерпением жду ответа от вас».

Заканчивая письмо, вместо фразы «Еще раз спасибо» или чего-то подобного создайте ожидание ответа. Позвольте диалогу открыться. Эти фразы побудят их предоставить любую дополнительную помощь или обратную связь, в которой вы нуждаетесь.

Пожалуйста, дайте мне знать, если это работает/если вы доступны/если это звучит хорошо/если вы можете/если вы можете помочь/если вам нужно перенести…: Это фраза, чтобы закончить электронное письмо, показывающее, что вам нужен ответ о том, что вы отправили получателю.

Я с нетерпением жду встречи/встречи с вами: Используйте его, когда вы планируете личную встречу.

Мы будем очень/очень признательны за любой отзыв, который вы можете дать мне по этому поводу:  Когда вам нужно закончить электронное письмо, запрашивая мысли/отзывы от человека.

Я был бы признателен за вашу помощь в этом вопросе: Обычно вы заканчиваете электронное письмо этой фразой, когда описываете какую-то ситуацию или проблему и вам нужно попросить помощи в этом.

10. Дружественные фразы для завершения письма

Наконец, вам нужно вставить слова прощания внизу текста вашего письма. В деловых электронных письмах вы не можете просто отправить «Пока» или «Увидимся позже». Используйте одну из следующих фраз для электронной почты:

С уважением, сегодня дружеский способ попрощаться и один из самых распространенных в деловом контексте. Это может быть лучше для людей, с которыми вы разговаривали раньше.

Всего наилучшего: это разговорный, но дружелюбный и социальный способ попрощаться.

С уважением: это официальное деловое закрытие, и вы, конечно, никого не оскорбляете, используя.

Cheers: Вы можете использовать эту подпись с друзьями и близкими коллегами по бизнесу. В зависимости от тона голоса, который вы используете для своего бренда, это также может быть полезно.

Хорошей недели/выходных/дня/ночи!: Это зависит от того, в какое время вы отправляете электронное письмо. Помните о часовых поясах, если вы обмениваетесь электронными письмами с людьми из другой страны.

Будьте в безопасности: Вы можете использовать его во время конфликтов или трудных времен, таких как пандемия COVID-19.

Подведение итогов

Знание того, как правильно написать электронное письмо, имеет решающее значение для получения или неполучения ответа. Использование правильных фраз гарантирует, что вы не оскорбите или не произведете неправильное впечатление на получателя.

При написании деловой электронной почты вам нужно заранее знать, в каком контексте находится ваш получатель. Вам нужно быть формальным или неформальным? В конце концов, вы должны уважительно относиться к нашим словам, чтобы избежать недопонимания. Теперь пришло время применить эти фразы для электронной почты, открыть папку «Входящие» и начать прикладывать все усилия, отвечая на ваши электронные письма.

Эффективное общение по электронной почте – Центр письма • Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл

О чем эта брошюра

Этот раздаточный материал предназначен для того, чтобы помочь студентам, преподавателям и специалистам университетов научиться более эффективно использовать электронную почту. Это может помочь вам определить, является ли электронная почта лучшим способом общения в конкретной ситуации, и писать сообщения, которые успешно доносят ваш смысл до целевой аудитории.

Фон

Хотя электронная почта является ценным инструментом, она создает некоторые проблемы для писателей. Недопонимание может легко возникнуть, когда люди имеют разные ожидания в отношении сообщений, которые они отправляют и получают. Электронная почта используется для самых разных целей, в том числе для связи с друзьями, общения с профессорами и руководителями, запроса информации и подачи заявок на работу, стажировки и стипендии. В зависимости от ваших целей, сообщения, которые вы отправляете, будут различаться по своей формальности, целевой аудитории и желаемым результатам.

Итак, откуда вы знаете, что отправка электронной почты является наиболее эффективным способом достижения ваших коммуникативных целей? Когда уместно короткое сообщение, а когда более уместно отправить более длинное, профессионально звучащее электронное письмо? Как вы должны решить, какой стиль письма подходит для каждой задачи? Продолжайте читать, чтобы найти ответы на эти вопросы!

Когда электронная почта является подходящей формой связи?

Электронная почта — это хороший способ донести свое сообщение, когда:

• Вам необходимо связаться с человеком, с которым трудно связаться по телефону, который не посещает кампус регулярно или находится в другой части страны или мира (например, человек, который живет в другое время). зона).
• Информация, которой вы хотите поделиться, не зависит от времени. Процесс отправки электронного письма происходит мгновенно, но это не означает, что автор может ожидать мгновенного ответа. Для многих людей отслеживание переписки по электронной почте является частью их работы, и они делают это только в рабочее время. Если ваш читатель не обещал иначе, предположим, что ему может потребоваться несколько дней, чтобы ответить на ваше сообщение.
• Вам нужно отправить кому-нибудь электронный файл, например, документ для курса, электронную таблицу, полную данных, или черновик вашей работы.
• Вам необходимо быстро распространить информацию среди большого количества людей (например, служебную записку, которую необходимо разослать всему персоналу офиса).
• Вам нужна письменная запись общения. Сохранение важных электронных писем может быть полезно, если вам нужно вернуться к тому, что кто-то сказал в более раннем сообщении, предоставить какое-либо доказательство (например, доказательство того, что вы заплатили за услугу или продукт) или просмотреть содержание важной встречи. или памятка.

Когда электронная почта НЕ подходит для использования?

Электронная почта не является эффективным средством связи, если:

• Ваше сообщение длинное и сложное или требует дополнительного обсуждения, которое лучше всего провести при личной встрече. Например, если вы хотите получить отзыв от своего руководителя о своей работе или если вы задаете преподавателю вопрос, требующий большего, чем ответ «да/нет» или простое объяснение, вместо этого вам следует запланировать встречу.
• Информация строго конфиденциальна. Электронная почта НИКОГДА не является частной! Имейте в виду, что ваше сообщение может быть перенаправлено другим людям без вашего ведома. Резервная копия вашей электронной почты всегда хранится на сервере, где ее могут легко получить заинтересованные стороны, даже если вы удалили сообщение и думаете, что оно исчезло навсегда.
• Ваше сообщение эмоционально заряжено, или тон сообщения может быть легко истолкован неправильно. Если вы не решаетесь сказать что-то кому-то в лицо, не пишите об этом в электронном письме.

Кто ваша аудитория?

У людей разные мнения о том, как должна выглядеть электронная почта, поэтому всегда полезно знать ожидания вашей аудитории. Например, некоторые люди считают электронную почту быстрой и неформальной формой общения — способом сказать «привет» или задать быстрый вопрос. Однако другие рассматривают электронную почту просто как более удобный способ передачи официального письма. Такие люди могут посчитать неофициальное электронное письмо грубым или непрофессиональным.

Такое сообщение можно отправить вашему другу, но не профессору:

Эй, Джоан,

Вы знаете, о чем задание? Вы можете мне помочь?

М

Хотя для вас может быть очевидно, что вы не стали бы отправлять такое электронное письмо своему профессору, давайте внимательно рассмотрим, какие предположения делает это сообщение о читателе и его ожиданиях. Тон этого сообщения очень непринужденный; он предполагает, что читатель знает, кто такой отправитель, и находится с ним в близких личных отношениях. Поскольку оно содержит двусмысленную ссылку на «задание», это сообщение также предполагает, что читатель знаком с предметом обсуждения (например, предполагается, что читатель будет знать, какой курс и какое конкретное задание имеет в виду отправитель). Автор также делает неявное предположение о комфорте читателя с языком, который часто используется при отправке мгновенного сообщения или текстового сообщения. Некоторые читатели могут воспринять букву «U» как знак того, что автор слишком ленив, чтобы напечатать слово «вы».

Делая предположения об ожиданиях вашей аудитории, вы увеличиваете риск того, что ваше сообщение или его тон будут неправильно истолкованы.
Чтобы убедиться, что ваше сообщение произвело ожидаемый эффект, используйте следующие вопросы, которые помогут вам подумать о вашей аудитории и ее потребностях:

• Кто ваша аудитория? Как часто ваша аудитория использует электронную почту для общения?
• Каково отношение вашей аудитории к вам, например, является ли читатель вашим учителем? Ваш босс? Друг? Незнакомец? Насколько хорошо вы их знаете? Как бы вы разговаривали с ними в социальной ситуации?
• Что вы хотите, чтобы ваша аудитория думала или предполагала о вас? Какое впечатление вы хотите произвести?

Важные компоненты эффективного электронного письма:

Строки темы

Строки темы электронной почты подобны газетным заголовкам. Они должны передавать основную мысль вашего сообщения или идею, которую вы хотите, чтобы читатель усвоил. Поэтому будьте как можно более конкретными. Темы, состоящие из одного слова, такие как «Привет», «Вопрос» или «К вашему сведению», не информативны и не дают читателю представления о том, насколько важно ваше сообщение. Если ваше сообщение зависит от времени, вы можете указать дату в строке темы, например «Встреча в четверг, 2 декабря». Подумайте о строках темы в сообщениях электронной почты, которые вы получаете. Какие из них вы считаете наиболее эффективными? Почему?

Приветствие и выход

Использовать какое-то приветствие и какое-то завершение. Не начинайте просто со своего текста и не останавливайтесь в конце без вежливой подписи. Если вы плохо знаете человека, вы можете не знать, как к нему обращаться («Как мне назвать своего ассистента/профессора?») или как подписать («Лучше всего? С уважением?»). Тем не менее, всегда лучше сделать какое-то усилие. Если вы сомневаетесь, обращайтесь к кому-то более официально, чтобы не обидеть его. Некоторые распространенные способы обращения к читателю:

• Уважаемый профессор Смит,
• Здравствуйте, мисс МакМахон,
• Привет, Мэри Джейн,

Если вы не знаете имени человека, к которому обращаетесь, или если электронное письмо адресовано разным группам, попробуйте что-то общее, но вежливое:

• Кого это может касаться,
• Уважаемые члены приемной комиссии,
• Всем привет,

Ваше закрытие чрезвычайно важно, потому что оно позволяет читателю узнать, кто с ним связывается. Всегда подписывайтесь своим именем в конце сообщения. Если вы плохо знаете читателя, вы можете также подумать о включении своей должности и организации, к которой вы принадлежите; например:

Мэри Уоткинс
Старший научный сотрудник
Bain and Company

Джозеф Смит
UNC-CH, выпуск 2009 г.

В заключение, что-то краткое, но дружелюбное, или, возможно, просто ваше имя подойдет для большей части корреспонденции:

• Спасибо,
• С наилучшими пожеланиями,
• Увидимся завтра,
• С уважением,

Для очень официального сообщения, такого как заявление о приеме на работу, используйте вид закрытия, который вы можете увидеть в деловом письме:

• С уважением,
• С уважением,

Cc: и Bcc: («копия» и «слепая копия»)

Копирование отдельных лиц по электронной почте — это хороший способ отправить сообщение основному получателю и одновременно отправить копию кому-то еще. Это может быть полезно, если вы хотите передать одно и то же сообщение более чем одному человеку. В профессиональных условиях копирование чьего-либо электронного письма может помочь добиться цели, особенно если человек, получающий копию, выполняет контролирующую роль. Например, копирование вашего начальника в электронном письме не отвечающему коллеге может побудить коллегу ответить. Однако имейте в виду, что когда вы отправляете сообщение более чем на один адрес, используя поле «Копия:», как первоначальный получатель, так и все получатели копий могут видеть все адреса в полях «Кому:» и «Копия:». Каждый человек, получивший сообщение, сможет увидеть адреса всех остальных, кто его получил.

Слепое копирование писем группе людей может быть полезно, если вы не хотите, чтобы все в списке имели адреса друг друга. Единственный адрес получателя, который будет виден всем получателям, указан в поле «Кому:». Если вы не хотите, чтобы кто-либо из получателей видел адреса электронной почты в списке, вы можете указать свой собственный адрес в поле Кому: и использовать скрытую копию: исключительно для адресации вашего сообщения другим. Однако не думайте, что слепое копирование всегда будет мешать получателям узнать, кто еще был скопирован — кто-то, кого скопировали вслепую, может нажать «ответить всем» и отправить ответ всем, показывая, что они были включены в исходное сообщение.

Несколько дополнительных советов по написанию более эффективных электронных писем

Подумайте о своем сообщении, прежде чем написать его. Не отправляйте электронную почту в спешке. Во-первых, определитесь с целью вашего сообщения и какого результата вы ожидаете от своего общения. Затем подумайте об аудитории вашего сообщения и о том, что им может понадобиться, чтобы ваше сообщение имело ожидаемый результат. Вы также улучшите ясность своего сообщения, если организуете свои мысли перед тем, как начнете писать. Запишите несколько заметок о том, какую информацию вам нужно передать, какие у вас есть вопросы и т. д., а затем организуйте свои мысли в логической последовательности. Вы можете попробовать методы мозгового штурма, такие как составление карт, составление списков или изложение, чтобы помочь вам организовать свои мысли.

Подумайте над тоном вашего сообщения. Когда вы общаетесь по электронной почте, ваши слова не подкрепляются жестами, интонациями голоса или другими сигналами, поэтому кому-то может быть легче неправильно понять ваш тон. Например, сарказм и шутки часто неправильно истолковываются и могут оскорбить вашу аудиторию. Точно так же будьте осторожны с тем, как вы обращаетесь к своему читателю. Например, начав электронное письмо своему профессору или ассистенту со слов «Эй!» может быть воспринято как грубое или самонадеянное (например, «Эй, ты!»). Если вы не уверены, как ваше сообщение может быть воспринято, вы можете попробовать прочитать его вслух другу, чтобы проверить его тон.

Стремитесь к ясности и краткости в письме. Вы когда-нибудь отправляли электронное письмо, которое вызывало путаницу и требовало хотя бы еще одного сообщения, чтобы исправить ситуацию? Недопонимание может произойти, если сообщение неясно, неорганизованно или просто слишком длинное и сложное, чтобы читатели могли легко понять его. Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы ваше сообщение было понято:

1. Кратко укажите цель вашего письма в самом начале вашего сообщения.
2. Не забудьте предоставить читателю некоторый контекст. Если вы задаете вопрос, вырежьте и вставьте любой соответствующий текст (например, сообщения об ошибках компьютера, подсказки о назначении, которые вы не понимаете, часть предыдущего сообщения и т. д.) в электронное письмо, чтобы у читателя была некоторая рамка ссылка на ваш вопрос. При ответе на чужое электронное письмо часто бывает полезно либо включить, либо переформулировать сообщение отправителя.
3. Используйте абзацы, чтобы разделить мысли (или рассмотрите возможность написания отдельных писем, если у вас есть много несвязанных моментов или вопросов).
4. Наконец, укажите желаемый результат в конце сообщения. Если вы запрашиваете ответ, сообщите читателю, какой тип ответа вам требуется (например, ответ по электронной почте, возможное время встречи, рекомендательное письмо и т. д.). Если вы запрашиваете что-то, что имеет срок выполнения , не забудьте выделить дату выполнения на видном месте в своем сообщении. Завершение письма следующим шагом может быть очень полезным, особенно в рабочих условиях (например, вы можете написать: «Я позвоню вам по этому поводу в следующий день или около того» или «Давайте обсудим это в дальнейшем». на встрече в среду»).

Отформатируйте сообщение так, чтобы его было легко читать. Используйте пустое пространство, чтобы визуально разделить абзацы на отдельные блоки текста. Отмечайте важные детали маркером, чтобы их было легко заметить. Используйте жирный шрифт или заглавные буквы, чтобы выделить важную информацию, например сроки выполнения. (Но не пишите все сообщение заглавными буквами или полужирным шрифтом — ваш читатель может воспринять это как «крик» и не сможет определить, какие части сообщения особенно важны.)

Корректура. Перечитывайте сообщения перед отправкой. Проверьте грамматику, орфографию, заглавные буквы и пунктуацию. Если ваша программа электронной почты поддерживает это, используйте инструменты проверки орфографии и грамматики. Попробуйте прочитать свое сообщение вслух, чтобы заметить ошибки или неловкие фразы, которые вы могли бы пропустить.

Вопросы, которые следует задать себе перед отправкой сообщения электронной почты

• Подходит ли это сообщение для отправки по электронной почте, или мне лучше передать информацию письмом, телефонным звонком или личной встречей?
• С какой целью я отправляю это электронное письмо? Будет ли сообщение казаться важным для получателя, или оно будет рассматриваться как раздражение и пустая трата времени?
• Сколько писем обычно получает читатель и что заставит его прочитать это сообщение (или удалить его)?
• Соответствуют ли формальность и стиль моего письма ожиданиям моей аудитории?
• Как будет выглядеть мое сообщение, когда оно достигнет получателя? Легко ли читать? Правильно ли я использовал грамматику и пунктуацию? Разделил ли я свои мысли на отдельные абзацы? Выделены ли в тексте важные элементы, такие как сроки выполнения?
• Предоставил ли я достаточно контекста, чтобы моя аудитория могла легко понять или проследить нить сообщения?
• Назвал ли я себя и помог ли читателю ответить надлежащим образом?
• Сможет ли получатель открывать и читать вложения?

Образцы писем

Используйте то, что вы только что узнали, чтобы объяснить, почему электронное письмо Студента 2 профессору Джонсу более эффективно, чем электронное письмо, написанное Студентом 1. Чем отличается тон сообщений? Что делает электронное письмо Студента 2 более подходящим? Какие элементы способствуют его ясности? Если бы вы были профессором Джонсом и получили оба сообщения, как бы вы ответили на каждое из них?

Письмо от учащегося 1:

эй,
мне нужна помощь с моим документом могу ли я прийти к вам в офис завтра

спасибо

Электронное письмо от учащегося 2:

Привет, доктор Джонс,

Я посещаю ваши занятия по английскому языку 101 по четвергам, и у меня есть вопрос о работе, которую нужно сдать в следующий вторник. Я не уверен, что понимаю, что означает следующее предложение в подсказке:

«Напишите 10-страничный документ, аргументирующий за или против требования ENGL 101 для всех первокурсников UNC, и предоставьте адекватную поддержку своей точки зрения».

Я не уверен, что можно считать «адекватной» поддержкой. Можно ли использовать 3 источника?

Могу я прийти к вам в офис завтра в 14:00, чтобы поговорить с вами о моем вопросе? Пожалуйста, дайте мне знать, если это соответствует вашему графику. Если нет, я мог бы также прийти в пятницу после 13:00.

Спасибо,

Тим Смит

Вот две версии электронного письма начальника Джейн Доу группе ее сотрудников. Какой вариант вы считаете наиболее эффективным? Почему?

Версия 1 электронного письма Джейн Доу:

Тема: завтра
Как вы знаете, завтра днем ​​мы встретимся, чтобы обсудить состояние всех наших текущих проектов. Пончики будут предоставлены. Не забудьте прийти вовремя и взять с собой материалы, над которыми вы работали на этой неделе, — достаточное количество экземпляров для всех. Некоторые из этих материалов могут включать ваши календари, отчеты и любые важные электронные письма, которые вы отправили. Кроме того, я хотел бы напомнить вам, что ваши запросы на разрешение на парковку должны быть поданы позднее на этой неделе; вы должны сдать их мисс Джонс, и если она не будет за своим столом, когда вы зайдете, вы можете отправить их ей по электронной почте.

Версия 2 электронного письма Джейн Доу:

Тема: материалы к ср. собрание персонала

Привет всем —

На завтра в 15:00. совещание персонала в конференц-зале, пожалуйста, принесите 15 копий следующих материалов:

• Календарь вашего проекта
• Одностраничный отчет с описанием вашего прогресса
• Список целей на следующий месяц
• Копии любых сообщений с отчетами о ходе работы, которые вы отправляли клиентам за последний месяц

Увидимся завтра—

Джейн

Консультационные работы

Мы обращались к этим работам, когда писали этот раздаточный материал. Это не исчерпывающий список ресурсов по теме раздаточного материала, и мы рекомендуем вам провести собственное исследование, чтобы найти дополнительные публикации. Пожалуйста, не используйте этот список в качестве модели для формата вашего собственного списка литературы, так как он может не соответствовать используемому вами стилю цитирования. Руководство по форматированию ссылок см. в руководстве по цитированию библиотек UNC.